Viajes de pymes: 12 consejos claves al respecto

Los viajes de pymes se han recuperado con el tiempo, tras la cancelación completa que las empresas grandes tuvieron que aplicar cuando llegó la pandemia de COVID-19. El optimismo por los viajes corporativos está de vuelta y sigue creciendo, por lo que nunca está de más reflexionar sobre los consejos claves para su correcta gestión.

Según una encuesta realizada por la Asociación Global de Viajes Corporativos (GBTA), un 73% de las organizaciones suspendieron algún evento debido a la crisis sanitaria. Y un reporte de la firma de consultoría Mercer, indicaba que el 86% de los encuestados tuvo que cancelar todos sus planes de negocios internacionales.

Sin embargo, los datos globales de GBTA recopilados en su encuesta de abril de 2022 muestran que las cancelaciones disminuyeron y los viajes corporativos aumentaron. Solo el 45% de las empresas encuestadas cancelaron sus viajes en comparación con el 71% que lo hizo en febrero del mismo año.

A medida que los viajes internacionales se reanudan sin demasiadas restricciones, las pymes también necesitan implementar mejoras para optimizar la adminstración de sus recursos para retomar o incrementar sus viajes de negocios.

¿Qué son los viajes de pymes?

Los viajes de las pequeñas y medianas empresas (pymes) se refiere a los desplazamientos internacionales realizados por motivos de negocios.

Este tipo de viajes es necesario para que los negocios establezcan relaciones con otras empresas, socios comerciales y clientes importantes. Y para ello, envían a sus empleados como representantes.

Además, las pymes necesitan realizar viajes corporativos por una variedad de diferentes razones, incluyendo las siguientes:

• Asistir a eventos y congresos.
• Asistir a capacitaciones u otras actividades de formación de los empleados.
• Realizar entrevistas de trabajo.
• Dar presentaciones o charlas en persona.
• Asistir a conferencias, reuniones y seminarios.

Retos de los viajes corporativos

Mientras que las grandes empresas internacionales pueden enviar varios empleados al mismo tiempo, las pymes solo pueden enviar a uno o dos simultáneamente.

Esto es así porque las grandes organizaciones tienen presupuestos más grandes dedicados solo a los viajes de negocios. De esta forma, pueden enfocarse en la gestión de riesgos y tienen la capacidad de emplear a un administrador de viajes dedicado o una agencia de viajes corporativos para que se encargue de todo el proceso.

Si bien las pymes tienen presupuestos más reducidos para viajes, por lo general acaban gastando más, con relación a los ingresos, que las compañías más grandes.

Por esa razón, es esencial que las pequeñas y medianas empresas tengan una política de gastos de viajes corporativos, sean flexibles, sepan organizarse eficientemente y cuenten con la ayuda de una solución de gestión de viajes de negocios, entre otras recomendaciones que veremos más adelante.

Aparte de estos retos, las pymes se enfrentan a los siguientes desafíos con respecto a la gestión de viajes corporativos:

• Si se producen errores en la reserva, gestionar el cambio de tarifas o la cancelación puede convertirse en una molestia y un retraso de tiempo importante.
• Que los empleados busquen una mayor flexibilidad y comodidad durante los viajes puede entrar en conflicto con los esfuerzos de la empresa para mantener los gastos bajo control.
• Algunas pymes no pueden lidiar con los constantes cambios comerciales en situaciones de viaje.
• Si no se cuenta con una herramienta de gestión de viajes de negocios, el proceso de reembolso y verificación de recibos de los gastos de viaje, que es manual, puede tomar mucho tiempo y producir errores.

Importancia de los viajes de pymes

Los viajes corporativos son esenciales para cualquier empresa que busque expandirse y crecer, puesto que ayudan a construir una red productiva de socios, proveedores y clientes, y aumenta la exposición y visibilidad de la marca.

Además, la gestión eficiente de viajes de negocios proporciona una gran experiencia a los empleados y permite obtener un buen ROI (retorno de inversión) por sus esfuerzos.

Como puede ver, son muchas las razones por las que los viajes de pymes siguen siendo importantes en la actualidad. Veamos cuáles son las principales:

1. Ya no son una molestia

En el pasado, administrar un viaje corporativo casi siempre era una molestia.

Cada vez que un miembro del equipo incurría en un gasto, tenía que mantener las facturas en buen estado y junto con él. Luego, debía enviarlas al departamento de contabilidad o finanzas de la compañía.

El contador verificaría manualmente si el empleado seguía lo establecido en la política de la empresa, y tenía que pasar por un proceso de aprobación de los gerentes para procesar el recibo. Después de este lento y tedioso proceso, el empleado recibía su reembolso.

Además, si el empleado o el equipo contable dañaban o perdían las facturas, entonces el empleado tenía que hacerse cargo del gasto incurrido.

Por suerte, actualmente las pymes pueden adquirir una herramienta de gestión de viajes en la que pueden manejar todas las facturas y gastos en una sola plataforma simplificada que, además, permite reservar viajes, supervisar cambios de itinerario, acelerar las solicitudes y aprobaciones, entre muchas otras funciones y características.

2. Se puede hacer networking

El networking, o creación y ampliación de redes profesionales, consiste en adquirir nuevos contactos que se pueden convertir en clientes, proveedores y oportunidades de negocio.

Esto es una parte vital de cualquier empresa, y los viajes de pymes brindan la oportunidad de conocer nuevas personas, incluyendo clientes potenciales.

Por otro lado, si su empresa está buscando nuevos talentos, los viajes pueden ayudarle a alcanzar un grupo más amplio de candidatos. Puede asistir a reuniones y ferias de empleo para conocer en persona a los posibles candidatos y tener una mejor idea de sus competencias.

3. Establecer y mantener relaciones

Las interacciones cara a cara son clave para construir y mantener relaciones comerciales a medio y largo plazo.

Se puede establecer una relación mucho más rápida y de mejor calidad cuando se encuentra con alguien en persona en lugar de hacerlo por teléfono o videollamada.

Los viajes de negocios ofrecen esa ventaja y también ayudan a cerrar tratos con mayor celeridad, ya que se puede ver el lenguaje corporal de la persona y tener una idea de cómo son y lo que piensan.

4. Trabajo en equipo

Según un estudio realizado por la consultora estratégica McKinsey, las interacciones en persona entre miembros de un equipo ayudan a crear una cultura común, aumentar la confianza y generar cohesión social.

En este sentido, los viajes de pymes se pueden utilizar como una herramienta para formar mejores equipos.

Al ir de viaje juntos, los compañeros de trabajo tienen la oportunidad de fortalecer su vínculo y aumentar la moral, lo que puede beneficiar a los equipos remotos que no tienen la oportunidad de socializar a diario.

Aunque el teletrabajo y los modelos híbridos se están normalizando cada vez más (76,2% de las empresas piensan mantener esta modalidad al menos uno o dos días a la semana), las organizaciones también entienden el valor de las interacciones en persona.

5. Conocimiento de marca

Los viajes corporativos pueden ayudar a su empresa a aumentar el conocimiento de su marca y mostrar sus productos o servicios a nuevas personas.

Al asistir a conferencias o ferias comerciales, por ejemplo, tiene la oportunidad de repartir tarjetas de presentación y folletos y hablar con los demás sobre su negocio.

12 consejos para impulsar los viajes de pymes

La planificación es fundamental para que un viaje de negocios tenga éxito.

Cuando el empleado llega a su destino bien preparado y relajado, estará mejor equipado para enfocarse en el propósito del viaje y dar una buena impresión.

La preparación permite que esté presente en el aquí y el ahora, asegurando que se mantenga concentrado durante una reunión importante.

Sabiendo esto, veamos 12 consejos clave para los viajes de pymes:

1. Definir el objetivo del viaje

No todos los viajes de negocios alcanzan los objetivos planteados. Esto es algo evidente.

Por lo general, se sabe cuál es la importancia de realizar este tipo de viajes y la razón para hacerlos, pero identificar y establecer objetivos claros puede ser la principal diferencia entre un viaje preparado meticulosamente y uno improvisado.

Eso no significa que no se pueda dejar cierto espacio para la flexibilidad en algunas acciones, como los acuerdos con proveedores, pero mientras más claros sean los objetivos y los pasos para alcanzarlos, serán mucho más fáciles de conseguir.

Una buena idea es apoyarse en el método SMART para definir los objetivos. Por ejemplo:

• Defina todos los hitos que se tienen que alcanzar.
• Identifique y categorice todas las acciones necesarias para alcanzar los hitos.
• Determine un plazo de tiempo razonable para alcanzarlos.

2. Conocer las prioridades de viajes para las pymes

Como mencionamos anteriormente, las pequeñas y medianas empresas suelen gastar más en viajes de negocios en relación con los beneficios que obtienen, en comparación con las compañías más grandes.

Por esa razón, es importante establecer objetivos, prioridades y procesos para que los viajes sean lo más rentables posible. Las principales prioridades que debe tener una pyme al viajar son:

• Consolidación: es crucial no duplicar los esfuerzos y hacer todo lo posible en un solo viaje de ida y vuelta.
• Cumplimiento: asegurarse de que los miembros del equipo acaten las políticas de gastos.
• Flexibilidad: permitir que los empleados tomen acciones que les permitan reaccionar ante escenarios que no fueron planeados o pensados.
• Responsabilidad y transparencia: supervisar las razones por las que viajan los empleados, sus gastos y objetivos.

A continuación, profundicemos un poco más en algunos de estos conceptos, ya que son importantes por sí mismos.

3. Cumplimiento

Cuanto más conozcan y comprendan los empleados la política de viajes y gastos de su organización, más dinero se podrá ahorrar.

Sin embargo, en ocasiones, con la idea de encontrar precios más baratos, los empleados se pueden desviar de la política de viajes de su empresa y correr el riesgo de dañar el plan de ahorro fijado.

Es por medio del cumplimiento de los miembros del equipo que las pymes pueden realizar sus viajes de forma eficiente y económica. Y el cumplimiento solo es posible si se cuenta con una política de viajes que sea flexible.

4. Flexibilidad

Aunque el cumplimiento de los miembros del equipo es fundamental, también es importante que exista una comunicación abierta y cordial entre el empleado y gerente o empleador.

Si los trabajadores expresan problemas con el itinerario de su viaje o cualquier tipo de inquietud, es responsabilidad del gerente o empleador escucharlos.

El éxito de los viajes de negocios requiere una comunicación abierta y que los encargados sepan adaptarse y apoyar a los viajeros.

Además, si el sistema de viajes de su negocio no funciona, no tenga reparos en cambiarlo. Un sistema fallido solo puede conducir a más gastos y menor productividad.

5. Transparencia

Además de ser flexibles respecto a las mejoras o cambios en la política de viajes, los dueños de pymes deben comunicar abiertamente cuáles son las razones detrás de su toma de decisiones de viajes corporativos.

Inicialmente, una pyme puede funcionar bien sin un plan de viaje detallado claramente. No obstante, muchos dueños cometen el error de suponer que los colaboradores tienen acceso y comprenden por completo la política de la empresa debido a su pequeño tamaño.

Sin embargo, a medida que su empresa crezca, la falta de un sistema claro o su ausencia total, puede causar confusión entre los empleados.

La estructura, claridad y transparencia son necesarias para mantener relaciones de confianza entre sus colaboradores.

6. A quién enviar y cuándo viajar

Hay dos preguntas cruciales que debe hacerse al establecer una política de viajes para su empresa:

• ¿A quién o quiénes se enviarán en los viajes?
• ¿Cuándo se enviarán?

Las respuestas a estas preguntas dependen del tamaño y composición de su equipo, los detalles del viaje, el presupuesto, entre otros similares.

Por ejemplo, si se tiene en cuenta la antigüedad, los colaboradores con mayor experiencia y cargos más altos tendrán mayor flexibilidad para tomar sus propias decisiones durante un viaje de negocios. Mientras que el personal más joven tendrá límites y restricciones más estrictas.

Sea cual sea el caso, lo importante es que la decisión que tome y la política de viajes resultante sean completamente claras para sus colaboradores.

7. Gestión de las finanzas

La gestión inteligente de gastos para mantener los costos de viaje dentro del presupuesto establecido es fundamental.

Especialmente para una pyme, mantenerse dentro de este límite es vital porque tiene menor flexibilidad para tomar decisiones financieras y, a largo plazo, la falta de cumplimiento con los gastos hará que el proceso sea más caótico.

Algunos factores que se deben considerar con la gestión de gastos y facturas son:

• Establecer límites de gastos.
• Determinar reglas específicas de gasto y cómo varían según el puesto y antigüedad del empleado y la importancia del viaje.
• Elegir cuál será el método de pago de los viajeros, ya sea facturando a la empresa, usando una tarjeta de crédito o prepagada.
• Configurar el proceso de facturación, si este es el método de pago elegido.

8. Crear una política de viajes y gastos

Tener una política de viajes y gastos bien establecida es esencial para que la capacidad de viajes de su empresa sea sostenible. En este sentido, la política debe ser:

• Fácil y clara de entender.
• Fácil de utilizar y sin pasos innecesarios para que los empleados puedan organizar sus viajes.
• Comunicada efectivamente a todos los que potencialmente serán enviados a viajes corporativos.
• Mantenida en un solo lugar y que sea de fácil acceso.

De igual forma, también deben establecerse políticas claras sobre lo que hay que hacer en caso de imprevistos, ya sea durante o después del viaje, como:

• No hay habitaciones de hotel disponibles.
• Se perdió el vuelo.
• El cliente actual o potencial canceló la reunión en una fecha muy cercana al viaje.
• Reclamos de gastos incompletos y facturas perdidas.
• Situaciones extremas que requieren un rápido vuelo de vuelta.

Pero en esencia, es importante que la política de viajes proporcione una guía clara a los empleados para que no tengan que consultar con el departamento de finanzas cada vez que necesite realizar un pago, ya que las reglas ya están establecidas, y para eliminar cualquier área gris que pueda confundir a los miembros del equipo sobre los límites de la política.

9. Preparar la logística del viaje de negocios

Junto con la política de viajes, los documentos e información importante para los viajeros deben mantenerse bien organizados.

Antes de viajar, hay que tener listo todo lo relacionado con:

• Los documentos necesarios, como pasaportes, visados, seguros de viaje, entre otros.
• Los requisitos exigidos por el país al que se va a viajar, como certificados de vacunación, permisos de conducir, entre otros.
• Comprar los suministros necesarios antes del viaje. Siendo el viajero un representante de la empresa a nivel nacional e internacional, debe estar preparado en todo momento. Por ello, debe comprar o recargar sus herramientas, como tarjetas de presentación, suministros básicos, baterías y otros consumibles necesarios.
• Los aspectos importantes de su estadía, como reservas de hotel, transporte que se utilizará, información de contacto de las personas con las que se reunirá, entre otros más.

10. Prepararse para la reunión

Ya sea un proveedor, cliente potencial o socio, no es suficiente establecer el contacto inicial y nada más. También hay que conocer las necesidades de la persona con la que se va a celebrar la reunión y qué espera obtener de ella.

Hacer esto asegurará que el empleado tenga las herramientas suficientes para tener éxito en la reunión.

También es valioso conocer las diferencias culturales para evitar situaciones negativas o desagradables para la otra persona. Para ello, hay que investigar y saber lo siguiente:

• Qué temas se deben evitar por fuera de la negociación.
• Qué puede constituir un acierto y, al contrario, una ofensa para el interlocutor.
• De qué manera se debe dirigir a la otra persona.

11. Informar y medir el impacto

Un sólido sistema de contabilidad de gastos hace que los futuros viajes corporativos sean mucho más fáciles. Los empleados que van a viajar deben saber cómo registrar sus gastos, y este debe ser un proceso fácil y rápido. 

Para ello, lo mejor es utilizar una plataforma de reserva de viajes o un software dedicado a la gestión de gastos, viajes corporativos y facturación. 

Además, registrar completamente la información financiera de los viajes de pymes permite llevar a cabo análisis periódicos del ROI que se ha obtenido. 

Por otro lado, también es esencial informar sobre los aspectos no financieros del viaje.

Después de realizar el viaje, se debe animar al viajero a que dé su opinión sobre cómo le fue y qué aspectos cree que pueden mejorar. Para ello, es una buena idea hacer un cuestionario con preguntas como: 

• ¿Fueron claras las instrucciones? 
• ¿Sintió qué recibió el suficiente apoyo durante el viaje?
• ¿En algún momento estuvo corto de fondos durante el viaje? 
• ¿Fue suficiente la comunicación y la información previa al viaje? 
• ¿Tuvo suficiente tiempo para completar todo lo requerido durante el viaje? 

Este cuestionario tiene que ser de fácil acceso y bastante rápido de responder.

12. Maneje todo en un solo lugar 

Como hemos podido ver, hay una gran cantidad de información y detalles que se deben tomar en cuenta cuando se trata de planificar un viaje corporativo. Esto incluye aspectos como las reservas de hotel, el tiempo de viaje, los aeropuertos de llegada, el transporte para movilizarse en el sitio, los documentos necesarios y toda la información concerniente al cliente, proveedor o socio con el que se van a reunir.

Para facilitar todo el proceso de planificación, registro e informes, se debe hacer todo lo posible para poner toda esta información en un solo lugar. 

En este caso, lo mejor es utilizar una solución integral para gestionar los gastos y todo lo concerniente a los viajes corporativos de su empresa, como las soluciones de SAP Concur disponibles para usted. 

De esta forma, todas las partes interesadas tendrán fácil acceso a todo lo que necesitan saber.

Consideraciones finales

Cuándo se administra correctamente, los viajes de pymes pueden ser una de las partes más eficaces de su negocio. 

Es importante tener una política de gestión de viajes eficaz que proporcione a los miembros de su equipo un equilibrio saludable entre su autonomía y la supervisión guiada. 

Esto no solo ofrecerá un entorno justo y claro para los viajes de los empleados, sino que también proporcionará una manera flexible de optimizar los aspectos operativos y financieros de su negocio. 

Finalmente, le invitamos a agendar una cita con uno de nuestros expertos para que responda las preguntas que pueda tener sobre las soluciones de SAP Concur.