5 retos a superar para una óptima gestión de viajes

En los últimos años, la transformación digital ha generado cambios importantísimos en la dinámica de gestión de viajes corporativos, principalmente en materia de disminución de gastos y de optimización de negociaciones y trámites.

Uno de estos aspectos, que ha mejorado en gran medida la planificación y el control de los viajes corporativos, es el incremento de la utilización de indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators o KPIs). 

Estas métricas se han convertido en datos fundamentales no solo para analizar el desempeño de los viajeros, sino también para conocer su perspectiva acerca de su experiencia, promoviendo así la mejora continua de la política de viajes corporativos. 

A pesar de la mirada atenta a las tendencias y demandas emergentes del mercado, la verdad es que el área aún presenta muchísimos retos. ¿Quiere conocerlos a detalle?

Le invitamos a leer este artículo donde encontrará abundante información sobre el tema.

¡Adelante!

1. Falta de digitalización y automatización

Uno de los grandes desafíos de la gestión de viajes es maximizar el aprovechamiento de las soluciones de digitalización y automatización de tareas. 

Esto ocurre porque el uso de las tecnologías no solo requiere la introducción de herramientas valiosas para la empresa, sino también la capacitación de los equipos de trabajo para lidiar con los recursos de la mejor forma posible.

Así pues, el aprovechamiento de las innovaciones tecnológicas supone enfrentar el reto del entrenamiento y de la promoción del conocimiento acerca de las soluciones que se pretende adoptar, en especial, para garantizar que todos los profesionales sepan manejarlas con fluidez y eficiencia.

Asimismo, debemos aclarar que la capacitación adecuada de los colaboradores en materia de nuevos recursos tecnológicos también puede verse afectada por una cultura corporativa reticente a cambios.

De ahí la necesidad de fomentar una perspectiva positiva ante modificaciones en los procesos cada vez que amerite, así como adoptar una postura corporativa flexible, empezando por la gestión estratégica.

En resumen, la automatización implica la capacitación de los equipos acerca de las tecnologías que la empresa pretende incorporar, así como la quiebra de paradigmas culturales que puedan limitar o boicotear el uso de programas que facilitan la rutina de los equipos de trabajo.

2. Falta de control de los procesos internos

Un proceso obsoleto puede afectar en gran medida la gestión de viajes, retrasando las actividades del sector, promoviendo gastos empresariales excesivos o minimizando los resultados del viajero.

Por ejemplo, cuando una empresa efectúa manualmente el registro de los comprobantes de gastos, puede introducir dos veces una misma boleta al sistema o retrasar la devolución de los montos pagados por el viajero. Estas situaciones aumentan los gastos derivados de los viajes corporativos y generan insatisfacción en el trabajador, respectivamente.

Para evitar este tipo de inconveniente, lo ideal es revisar los procesos internos de manera que se automaticen la mayor cantidad posible de tareas, tal como es el caso del registro de comprobantes.

Al utilizar un software de gestión de viajes de primer nivel, la organización optimiza los procesos del área. Capturando gastos en múltiples fuentes, planifica y toma decisiones basadas en datos precisos, así como simplifica y agiliza el proceso de reembolso.

3. Visualización y rastreo de datos deficiente

Para llevar a cabo una gestión de viajes de excelencia, es imperativo que las organizaciones definan un presupuesto acorde con la realidad del negocio y con las demandas de los viajeros.

Este puede consolidarse como un gran reto cuando las empresas no cuentan con la tecnología adecuada, ya que la falta de datos duros fiables y rápidamente accesibles afectan la definición de un presupuesto realista y adecuado a las necesidades tanto corporativas como de los profesionales que viajan.

En virtud de la falta de información segura, muchas compañías malgastan sus recursos financieros inyectando dinero en viajes que no necesariamente aportan el retorno esperado o que simplemente pueden sustituirse por reuniones en línea.

Además, los gastos excesivos inherentes a los viajes corporativos también puede reflejar el análisis de hojas de cálculos manuales y de documentos impresos, como informes y gráficos.

Estas inconsistencias presentan un común denominador: la visualización de datos incompatible con las demandas y tendencias de los negocios modernos.

Un software de gestión de viajes es la solución ideal para garantizar la correcta visualización de los datos, pues centraliza la información en un solo lugar, evitando así que los profesionales tomen decisiones basadas en aspectos superficiales, datos equivocados o en fuentes poco seguras.

4. Falta de integración entre los sistemas

Si la empresa presenta varios sistemas que no pueden o aún no se han integrado, es probable que la gestión de viajes sea deficiente y que se incremente en gran medida la incidencia de errores, especialmente porque el gestor necesita registrar la información en diversos lugares.

Al ingresar los datos de forma manual y repetitiva, aumenta considerablemente la posibilidad de registrarlos de manera equivocada y, por consiguiente, tomar decisiones fundamentadas en información inconsistente.

¡Y todo esto conlleva a una rutina mucho más burocrática, subjetiva y potencialmente onerosa!

Para evitar las malas decisiones, vale la pena introducir a la cotidianeidad del negocio programas que puedan adaptarse a este, facilitando así el acceso y la interpretación de los datos.

5. Incumplimiento

Promover una gestión de viajes efectiva puede volverse un reto complejo cuando la empresa no presenta una política de viajes corporativos o cuando sus directrices se encuentran desactualizadas.

Esto ocurre porque los profesionales no cuentan con un documento que pueda guiar efectivamente sus acciones o exigir el cumplimiento de ciertos plazos, como el de presentación de los recibos para obtener el reembolso de los montos.

Para fortalecer el compromiso de los colaboradores con la calidad, la eficiencia y los resultados de los viajes, es fundamental crear una política que considere puntos relevantes, como los montos máximos para cada actividad —comprar tickets aéreos, alimentarse, hospedarse, etc.—, así como el plazo de entrega de reportes y la dinámica de reembolso de gastos.

¡Ahí los tiene!

Como pudo notar, la gestión de viajes corporativos presenta una serie de desafíos que pueden fácilmente superarse cuando la organización cuenta con una cultura abierta a los cambios e innovaciones tecnológicas, así como a la introducción de nuevos conocimientos.

Entre las formas más efectivas de enfrentarlos, encontramos la adopción de un sistema de gestión de viajes corporativos.

Gracias a este tipo de software, los profesionales del área pueden simplificar y automatizar una gran cantidad de actividades, como la transferencia de los datos de reservas, el procesamiento de informes de gastos, la identificación de violaciones del cumplimiento de las directrices de la organización y ¡muchas más!

Si le interesa la idea de introducir un software de gestión de viajes de excelencia, le invitamos a comunicarse y agendar una cita con nuestros consultores completando el formulario disponible en nuestro sitio web. ¡Descubrirá una alternativa fabulosa para su negocio!