Todo lo que debe saber sobre la coincidencia de tres vías

La coincidencia de tres vías es proceso sencillo para verificar que las facturas son reales y que está pagando por servicios prestados legítimamente y bienes entregados, evitando así que su empresa quede expuesta a los fraudes de facturación.

En una encuesta realizada a 2.750 empresas, descubrieron 34.000 casos de fraude de facturas en el espacio de un año; en donde el 19% (casi 1 de cada 5) descubrió entre 21 y 30 casos, mientras que solo el 4.5% reportó cero casos.

Aunque la encuesta arrojó que el 95% de las empresas son conscientes del fraude, el 25% (1 de cada 4) de los profesionales de finanzas no saben o no pueden estimar cuanto le ha costado a su organización.

Este cotejo de facturación triple puede ayudar a superar uno de los desafíos más grandes en el mundo de las cuentas por pagar (AP): gestionar la enorme cantidad de facturas que llegan todos los meses, asegurarse de que son reales y pagar aquellas que realmente lo son.

Al terminar de leer este post conocerá qué es la coincidencia de tres vías, por qué es importante para prevenir el fraude y qué herramientas son de utilidad para agilizar este proceso en su compañía.

¡Acompáñenos!

¿Qué es la coincidencia de tres vías?

La coincidencia de tres vías es uno de los tipos más comunes para la conciliación de facturas y consiste en comprobar que la orden de compra (PO), el recibo de las mercancías y la factura, coinciden antes de aprobar el pago de esta última.

A diferencia de la coincidencia de dos vías, en donde solo se compara una factura con su orden de compra, en la coincidencia de tres vías (como su nombre lo indica), implica un tercer paso: verificar que el producto o servicio fue realmente entregado.

Funcionamiento de la coincidencia de tres vías

El cotejo triple, es un mecanismo de control de pagos que compara los detalles asociados a una compra en particular en estos 3 documentos:

• La orden de compra: documento que enumera la cantidad de artículos o servicios que se están comprando y el costo de estos. La orden de compra deberá estar emitida por alguien autorizado para hacerlo y debe contener un número único que se utiliza para su referencia y seguimiento.
• El recibo de entrega: este recibo indica que la compra fue entregada a su destino, en su totalidad o una parte de ella.
• La factura del proveedor: esta contiene un número específico, al mismo tiempo que detalla cuánto le debe el comprador al proveedor y precisa los detalles de pago, como un cronograma de pago, por ejemplo.

La coincidencia de tres vías se basa en verificar que coinciden los detalles en los tres documentos, para luego proceder a realizar el pago. En el caso de que uno o más detalles no coincidan, se activa otro proceso de cuentas por pagar para comprobar las discrepancias.

Partes involucradas en la coincidencia de tres vías

Aunque puede variar de acuerdo al tamaño de la organización, varios responsables de las tomas de decisiones de diferentes departamentos participar en el cotejo triple de facturas. Entre estos pueden estar:

• Compras/adquisiciones: las personas de este departamento son los responsables de la adquisición o compra de productos o servicios en nombre de la empresa, que pueden ser mobiliario de oficina, materias primas para proyectos de fabricación y construcción, o licencias de software.
• Recepción/inventario: los empleados de este departamento son los responsables de recibir una compra, almacenarla y agregarla al inventario de ser necesario.
• Finanzas: el equipo de cuentas por pagar tiene la responsabilidad de efectuar el pago de facturas a los proveedores, pero no sin antes cotejar las facturas con sus respectivas órdenes de compra y recibos de pago.
• Proveedor: la responsabilidad de este agente externo a la empresa es cumplir con la orden de compra, verificando que se entrega la cantidad correcta al precio acordado y con la calidad esperada.

Beneficios de la coincidencia de tres vías

A través del uso de la coincidencia de tres vías en su empresa puede lograr beneficios como:

• Detectar el fraude: su empresa puede estar segura a la hora de efectuar el pago, comprando la legitimidad de la factura por la coincidencia de los 3 documentos (orden de compra, recibo de entrega y la factura).
• Ahorrar dinero: además de detectar pagos a proveedores falsos, la coincidencia de tres vías puede ayudar a su empresa a no incurrir en gastos excesivos al detectar discrepancias. Si su proceso es automatizado, también puede aprovechar los descuentos ofrecidos por el pago a tiempo.
• Mantener registros adecuados con fines de auditoría: el proceso de comprobación tripartita crea la documentación correspondiente que puede ayudar a su empresa a estar preparada para una auditoría externa o interna.

Solución para simplificar la coincidencia de tres vías

Como ya vimos, el cotejo de facturas a través de la coincidencia de tres vías es un método efectivo para evitar fraudes. Sin embargo, muchas empresas recurren a procesos manuales que pueden resultar tediosos para llevar a cabo este procedimiento.

Implementar una solución que le permita automatizar este proceso, puede mejorar la efectividad en la detección de excepciones y discrepancias, al mismo tiempo que ayudará a reducir los errores y las tareas manuales en su empresa.

Coincidencia de tres vías de SAP Concur

Esta solución de SAP Concur puede ser de mucha utilidad para simplificar y agilizar el cotejo de facturas. Esto es lo que podrá hacer si decide automatizar su proceso con nuestra solución:

1. Podrá crear órdenes de compra y recibos de mercancías desde cualquier lugar.

Autorice previamente las órdenes de compra emitidas por los empleados de SAP Concur o importe las órdenes de compra a través de FTP o nuestra API RESTful.

2. Impulse el cumplimiento de las reglas de coincidencia de órdenes de compra definidas por el usuario

Puede definir umbrales únicos como precio unitario, cantidad o reglas vigentes para generar excepciones automáticamente.

3. Asociación de línea automática

Las líneas de facturas entrantes se harán coincidir automáticamente con sus líneas de orden de compra correspondientes, lo que le ayudará a reducir las tareas manuales.

4. Extraiga los datos coincidentes

Podrá enviar la factura y la orden de compra coincidente asociada y los datos del recibo a su sistema de contabilidad o ERP.

Recapitulando, estos son los beneficios de contar con una solución para implementar la coincidencia de tres vías en su empresa:

• Obtendrá visibilidad de las excepciones, las discrepancias y el gasto.
• Evitará pagos duplicados y recargos por mora.
• Podrá acelerar los tiempos de entrega de las facturas.
• Su personal tendrá más tiempo para tareas estratégicas.

Si desea conocer más sobre las herramientas de SAP Concur para gestionar los gastos de su compañía, solicite una reunión con un experto y obtendrá la asesoría necesaria.