7 consejos para facilitar los viajes de trabajo

Los viajes de trabajo pueden ser una parte importante de la vida de muchos profesionales, pero también pueden ser estresantes y desafiantes, puesto que hay muchas factores que se deben considerar, desde planificar los detalles del viaje hasta manejar gastos y cumplir las políticas de la empresa.

Es por eso que hemos preparado esta guía con 7 consejos para ayudarte a simplificar y hacer más eficientes los viajes corporativos.

En este artículo, exploráremos las mejores prácticas y herramientas disponibles para que los viajes de trabajo sean más fáciles. ¡Sigue leyendo para descubrir nuestros mejores consejos!

7 consejos que te facilitarán los viajes de trabajo

1. Prepara la documentación

En el ámbito laboral, es común que se presenten oportunidades de negocio de forma imprevista que requieren viajar en poco tiempo.

Por lo tanto, si la frecuencia de viajes en tu empresa es considerable, es esencial que te asegures de que los documentos de identificación personal de los ejecutivos, como el DNI y el pasaporte, se encuentren actualizados y en regla, ya que tramitarlos podría llevar algunos días.

Además, es crucial investigar si el país que visitarán requiere algún tipo de visado, y de ser así, se deben realizar los trámites correspondientes en la embajada o administración pertinente.

Dependiendo del destino al que se dirijan los viajeros, es posible que se les solicite un certificado de vacunación.

Por otro lado, si necesitan conducir durante el viaje, es importante verificar que su licencia de conducir sea compatible con las normativas del país en cuestión. En caso contrario, es necesario tramitar una licencia de conducir internacional.

2. Contrata un seguro de viaje

Considerando que los imprevistos no pueden ser anticipados, es recomendable tomar precauciones para reducir el impacto de cualquier eventualidad que pueda ocurrir en un viaje de trabajo y garantizar la tranquilidad de los viajeros.

En este caso, resulta conveniente contratar un seguro que se especialice en viajes de negocios, puesto que estos seguros ofrecen una cobertura más específicas en situaciones como retrasos o cancelaciones en alojamiento o medios de transporte, la pérdida de documentos, entre otros supuestos.

También es importante tener en cuenta que la contratación de este tipo de pólizas debe ser realizada con la debida anticipación, ya que es necesario leer detalladamente los términos y condiciones del contrato para garantizar una cobertura óptima en caso de algún percance.

3. Organiza la agenda

Para poder gestionar adecuadamente la agenda de trabajo de los ejecutivos durante un viaje de negocios, es necesario realizar una previsión de los tiempos estimados para cada actividad.

En este sentido, una planificación rigurosa en la que se tengan en cuenta los horarios locales y la duración de los desplazamientos, resulta esencial para garantizar que el plan de viaje se desarrolle según lo previsto.

Es importante tener en cuenta la inclusión de tiempos de descanso entre las diferentes actividades programadas, los cuales pueden ser una oportunidad propicia para establecer contactos informales y realizar networking.

También es recomendable que los viajeros aprovechen el tiempo libre para incluir actividades de ocio en grupo, pues esto puede resultar una excelente oportunidad para mejorar la cohesión del equipo.

Desde una visita a un museo, una ida al cine o a un concierto, puede ser beneficioso para reducir el estrés y mejorar la concentración de los ejecutivos.

4. Prepara el equipaje

A menudo, la preparación del equipaje puede ser una tarea estresante para aquellos que participan en un viaje de trabajo importante.

Para hacer frente a esta situación, se recomienda elaborar una lista de verificación que incluya información sobre el clima en destino y los elementos indispensables para el viaje, como el portatraje o el maletín para el portátil.

Esta práctica herramienta también puede ser útil para brindar detalles sobre las condiciones del viaje, como las restricciones en cuanto al tamaño de la maleta que se puede facturar y ofrecer información sobre el itinerario previsto.

5. Elige un buen alojamiento

La elección del alojamiento es un aspecto importante en la organización de viajes de trabajo. Es importante que los viajeros estén situados en lugares cercanos a sus reuniones y ubicaciones de trabajo, así como tener en cuenta su accesibilidad a medios de transporte como red de metro o aeropuertos.

Además de la ubicación, es fundamental informarse previamente sobre los servicios que ofrecen los hoteles que estás considerando para el viaje.

En este caso es necesario comprobar que dispongan de:

• conexión a Internet mediante wifi;
• servicio de habitación;
• horarios de restaurante;
• salas de reuniones;
• y áreas con servicios de oficinas, como computadoras, teléfonos e impresoras.

Estos detalles pueden marcar la diferencia en la elección del alojamiento para garantizar la comodidad de los ejecutivos en un viaje de trabajo.

6. Planifica y gestiona el transporte en destino

Cuando los viajeros lleguen a su destino, será necesario su traslado desde el aeropuerto al hotel, desde el hotel a restaurantes, lugares de reunión, entre otros.

Para garantizar un traslado seguro y a tiempo, es fundamental estar informado de las distintas opciones de transporte disponibles en la zona, tales como taxis, metro o el alquiler de autos, y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades y presupuesto del viaje.

Es recomendable planificar estos desplazamientos con antelación para evitar imprevistos y asegurar un desarrollo exitoso de las tareas de los ejecutivos, así como disponer de un sistema de viáticos para facilitar la gestión de los recursos para contadores y viajeros.

7. Utiliza un software para gestión de viajes corporativos

Contar con un software especializado en la gestión de viajes corporativos como SAP Concur, puede aportar a tu empresa muchos beneficios.

SAP Concur simplifica la gestión de viajes corporativos, ayudando a las organizaciones de todos los tamaños a alcanzar sus objetivos de viajes y gastos. También ofrece una herramienta de reservación en línea para vuelos, hoteles y viajes en un solo tablero.

Además, SAP Concur proporciona soluciones para garantizar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa, lo que ayuda a los empleados a cumplir fácilmente con esta, reduciendo gastos innecesarios y los riesgos de cumplimiento.

En resumen, los viajes de trabajo pueden ser estresantes y complejos, pero con una buena planificación y las herramientas adecuadas, pueden simplificarse y agilizarse.

Al seguir estos consejos, como elegir el lugar adecuado para alojarse, conocer las opciones de transporte disponibles, planificar con anticipación los gastos, y utilizar herramientas como SAP Concur para simplificar la administración de los viajes de negocios, tu empresa puede lograr una mayor eficiencia en sus viajes de trabajo y transmitir una imagen de profesionalismo y eficacia.

¿Deseas que uno de nuestros expertos te asesore sobre la solución para la gestión de viajes corporativos de SAP Concur? ¡Solicita una reunión!