La importancia de aplicar un sistema de viáticos

Implementar un sistema de viáticos en una empresa es una estrategia clave para gestionar gastos de viajes de negocios.

En Colombia, las organizaciones suelen lidiar con problemas como el control ineficaz de los gastos, la falta de transparencia en los reportes financieros y los procesos manuales que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores.

Afortunadamente, el uso de un sistema de viáticos permite tener un mayor control sobre estos aspectos, mejorando la precisión en los reembolsos, simplificando la administración de los viáticos y asegurando el cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa.

De hecho, un sistema robusto no solo facilita la operación diaria, sino que también permite a las organizaciones enfocarse en su crecimiento sin que la gestión de gastos sea una carga.

Para que nada se nos escape sobre esta gran herramienta, abordaremos qué es un sistema de viáticos, qué esperar de él, las principales características que debe buscar en un sistema de viáticos, sus beneficios, cómo optimizar sus funciones y su impacto en la eficiencia financiera.

¿Qué es un sistema de viáticos?

Un sistema de viáticos es una herramienta indispensable para las empresas que gestionan viajes de negocios, ya que se encarga de regular y controlar los gastos derivados de dichos viajes.

Este sistema también optimiza el proceso de reembolso y seguimiento de gastos, lo que contribuye a una mayor transparencia financiera y eficiencia operativa.

¿Qué esperar de un sistema de viáticos?

El software de gestión automatiza el registro y la administración de los gastos. Entre las funciones de este tipo de sistema, se destaca:

• Registro de gastos en tiempo real: ya sea desde su computadora o dispositivo móvil, facilitando la captura y clasificación de los gastos en el momento en que ocurren.
• Informes de gastos: los empleados pueden generar reportes detallados de sus gastos, adjuntar recibos y enviarlos para aprobación de manera eficiente.
• Automatización de aprobaciones y reembolsos: el software ayuda a que los procesos de aprobación y reembolso sean rápidos y fluidos, minimizando el tiempo de espera.
• Cumplimiento de políticas internas: al estar vinculado con la política de viáticos de la empresa, el software se asegura de que los gastos reportados cumplan con las normativas establecidas.

Este tipo de sistema reduce el margen de error humano, mejorando la precisión financiera de la empresa. Además, a los empleados les asegura que tengan claridad sobre qué gastos están cubiertos, evitando confusiones o malentendidos durante sus viajes.

Principales características a buscar en un sistema de viáticos

Al buscar un sistema de viáticos para su empresa, es necesario identificar características que se alineen con las necesidades financieras y operativas de su negocio. A continuación enlistamos las más importantes.

• Automatización del proceso de solicitud y aprobación que permita a los empleados enviar solicitudes de viáticos en línea y a los gerentes aprobarlas rápida y fácilmente de forma digital, reduciendo tiempo y papeleo.
• Digitalización de recibos mediante fotografías o escaneos, reduciendo riesgos de extravío y mejorando la organización.
• Generación de reportes automáticos que detallen sobre gastos, clasificados por categoría, empleados o proyectos, para facilitar el análisis y la toma de decisiones.
• Integración con sistemas contables y ERP para que el software pueda conectarse fácilmente con los otros sistemas de contabilidad, financieros y de gestión de la empresa.
• Garantizar que las solicitudes y reembolsos se adhieran a las políticas de gastos de la empresa, contribuyendo a prevenir errores y fraudes.
• Acceso móvil y en tiempo real mediante una aplicación móvil que permita gestionar los viáticos desde cualquier lugar, las 24 horas del día, los 365 días del año.
• Ofrecer altos estándares de protección para garantizar la privacidad y el cumplimiento normativo, dado que el sistema manejará información financiera y personal.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de viáticos?

Implementar un sistema de viáticos aporta múltiples ventajas que mejoran tanto la gestión financiera como la operativa de una empresa, a saber:

A. Control de gastos

Un sistema de viáticos permite que las empresas definan políticas claras que indiquen qué tipos de gastos son reembolsables y hasta qué monto, lo que reduce el riesgo de gastos excesivos o no autorizados. 

Esto no solo garantiza que los empleados sigan las pautas establecidas, sino que también protege el presupuesto empresarial.

Con el tiempo, esta práctica genera una cultura organizacional más consciente del uso eficiente de los recursos.

B. Transparencia financiera

Al implementar un sistema de viáticos, los empleados deben justificar sus gastos mediante la presentación de recibos y facturas para que todos los movimientos financieros queden documentados y accesibles. 

Esta visibilidad reduce el riesgo de fraudes o malentendidos en los reembolsos y facilita la revisión de auditorías internas o externas.

Una mayor transparencia puede ayudar a la empresa a identificar áreas donde se pueden optimizar los costos.

C. Automatización de procesos

El uso de un software especializado en viáticos automatiza procesos que, de otra manera, serían lentos y susceptibles a errores.

Desde la presentación de los informes de gastos por parte de los empleados hasta la aprobación y posterior reembolso, todas las etapas del proceso pueden gestionarse de manera más eficiente. 

Gracias a la automatización, es posible eliminar tareas manuales repetitivas, como la recopilación y verificación de facturas. De igual modo, minimiza el margen de error humano, lo que mejora la gestión de gastos y reembolsos.

Contar con tecnologías como estas también permite contar con datos en tiempo real, lo que facilita el seguimiento de los gastos a lo largo del tiempo.

D. Cumplimiento de normativas

En Colombia, las empresas deben seguir reglas específicas para poder deducir ciertos gastos, y un sistema de viáticos bien implementado facilita este proceso. Al tener una política clara y un software que ayuda a mantener un registro detallado y ordenado de los gastos, la empresa puede cumplir de manera más sencilla con las normativas fiscales, asegurando que todos los documentos necesarios estén disponibles para cualquier auditoría. 

Esto reduce riesgos legales y facilita la presentación de informes fiscales, evitando posibles sanciones o problemas con las autoridades tributarias.

¿Cómo optimizar las funciones de un sistema de viáticos?

En este segmento le ofreceremos algunas estrategias clave para optimizar las funcionalidades del sistema de viáticos de su empresa.

A. Configure políticas claras desde el inicio

Asegúrese de personalizar el sistema según las políticas de gastos de su empresa, incluyendo límites de gastos, categorías permitidas y procesos de aprobación.

B. Capacite al personal

Un personal bien entrenado aprovechará al máximo la plataforma y minimizará la posibilidad de errores.

Capacite a los empleados sobre todas las funcionalidades del sistema, desde cómo registrar solicitudes hasta el uso de herramientas móviles.

C. Automatice procesos repetitivos

Utilice funciones automáticas, como la aprobación por niveles, para agilizar el flujo de trabajo.

D. Integre el sistema con herramientas empresariales

Conecte el software de viáticos con sistemas de contabilidad, ERP o recursos humanos para garantizar un flujo continuo de datos, eliminar duplicidades y mejorar la precisión de los reportes.

E. Utilice reportes y análisis

Aproveche las funcionalidades de análisis y generación de reportes para ajustar las políticas basándose en los patrones de gastos, áreas de mejora y posibles ahorros.

F. Fomente el uso de la aplicación móvil

Promueva entre los empleados el uso de la aplicación móvil para registrar gastos y cargar recibos en tiempo real, esto contribuirá a evitar retrasos y mejorar la transparencia.

G. Actualice el sistema regularmente

Mantenga el software actualizado para aprovechar los beneficios de las últimas funcionalidades, mejoras de seguridad y adaptaciones normativas ofrecidas por el proveedor.

H. Solicite retroalimentación

Escuche las opiniones de los empleados y gerentes que usan el sistema para identificar problemas, áreas de mejora y necesidades adicionales que puedan optimizar el funcionamiento del mismo.

Impacto de un sistema de viáticos en la eficiencia financiera

Un sistema de viáticos impacta positivamente en la eficiencia financiera del negocio porque proporciona control, transparencia y optimización de los recursos disponibles.

Al implementar esta herramienta, las empresas no solo reducen costos, sino que también fortalecen su gestión económica, promoviendo una operación más sostenible y rentable. Veamos algunos de sus beneficios.

A. Control y visibilidad de los gastos

Los sistemas de viáticos digitales centralizan toda la información relacionada con los gastos de los empleados, proporcionando visibilidad en tiempo real sobre cuánto se está gastando, en qué categoría y quién lo está haciendo. Esto permite tomar decisiones financieras más informadas y prevenir gastos excesivos o fuera de las políticas de gastos corporativos.

B. Reducción de errores y fraudes

La automatización elimina la necesidad de procesar los viáticos manualmente, reduciendo errores comunes, como cálculos incorrectos o duplicación de gastos. A la vez, las funciones de verificación y auditoría integradas en el sistema ayudan a prevenir fraudes o el reembolso de gastos no permitidos.

C. Ahorro en tiempo y recursos

Procesar solicitudes, aprobaciones y reembolsos de manera digital reduce significativamente el tiempo invertido en tareas administrativas, liberando recursos humanos y financieros que pueden ser destinados a actividades más estratégicas.

D. Cumplimiento normativo y fiscal

Al garantizar que los gastos cumplan con las políticas internas y las normativas fiscales, el sistema de viáticos minimiza el riesgo de sanciones y facilita la declaración tributaria ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

E. Identificación de oportunidades de ahorro

Los reportes y análisis detallados que ofrecen los sistemas de viáticos, permiten identificar patrones de gastos y áreas de mejora, como la posibilidad de negociar tarifas corporativas con proveedores recurrentes o ajustar las políticas de gastos corporativos según las necesidades reales de la empresa.

F. Mejora en el flujo de efectivo

La automatización acelera los procesos de reembolso, asegurando que los empleados reciben sus pagos a tiempo, lo que mejora la moral del personal y permite una mejor planificación del flujo de caja.

Agilidad y eficiencia

Un sistema digital de viáticos de calidad optimiza la gestión financiera, ya que permite centralizar y automatizar los procesos relacionados con los gastos de viajes y representación.

Además, al eliminar tareas manuales, se reducen errores, se tiene un mejor control del presupuesto y se obtienen reportes en tiempo real que facilitan la toma de decisiones estratégicas.

En este sentido, la ayuda de herramientas especializadas como SAP Concur Travel y SAP Concur Expense posibilita la automatización de procesos y garantiza que la empresa cumpla con sus políticas internas y normativas fiscales.

Si su empresa aún no cuenta con un sistema de viáticos, ahora es el momento de considerar su implementación para optimizar la gestión de gastos de viaje y mejorar la precisión financiera.

¡Inicie hoy la transformación de su gestión de gastos! Le invitamos a contactar con nuestros expertos para que descubra cómo adoptar el mejor sistema de viáticos para su empresa.