Travel and Expense
¿Qué son las OTAs y por qué tenerlas?
Optimizar la gestión de viajes corporativos ya no es un gran desafío; al fin y al cabo, existen herramientas que ayudan a facilitar los procesos involucrados. Una de ellas son las OTAs, agencias de viajes en línea. Pero, ¿en qué consisten y cómo podemos usarlas?
Las Online Travel Agencies, también conocidas como OTAs, son plataformas que permiten reservar y administrar los viajes corporativos de forma más efectiva, económica y práctica.
Al contar con una OTA, no solo es posible mejorar la administración de los viajes, sino que también optimizar la planificación del presupuesto y el control de los gastos.
Asimismo, ofrecen tarifas competitivas que las convierten en una herramienta esencial para las empresas que deseen optimizar los desplazamientos de negocios.
Conociendo sus contribuciones, en este artículo nos enfocamos en compartir la importancia de las OTAs para los viajes y el control de gastos, y también hablamos sobre cómo integrarlas para convertir cualquier negocio en una referencia en materia de innovación. ¡Descubra más a continuación!
¿Qué son las OTAs?
Las Online Travel Agencies son empresas digitales expertas en viajes y turismo basadas en Internet que actúan como intermediarias entre los proveedores de servicios —como aerolíneas, hoteles, negocios de renta de vehículos, etc— y los consumidores.
Mediante su plataforma o aplicación, generalmente muy bien desarrollada e intuitiva, permite a los usuarios comparar precios, reservar boletos y hospedaje, así como gestionar otros diversos asuntos relacionados con el viaje.
En el contexto de los viajes corporativos, las OTAs han ganado un rol protagónico, ya que ofrecen una solución integral para gestionar reservas de forma eficiente, con visibilidad y control sobre los gastos de viaje de la empresa.
Cómo funcionan las OTAs
Las agencias de viajes en línea suelen ofrecer numerosos servicios. Para atender una demanda creciente y asegurar que sus clientes satisfagan las necesidades, debe contar con una interfaz sencilla, intuitiva y, sobre todo, potente.
En líneas generales, su funcionamiento abarca la integración de contenido, conectándose con los sistemas de aerolíneas, hoteles y otros proveedores mediante APIs o conexiones directas.
De este modo, al solicitar un presupuesto y comparar las ofertas, el cliente puede seleccionar la opción que mejor atienda sus demandas.
A continuación, presentamos los pasos que el visitante debe emprender hasta realizar y confirmar su reserva.
- Búsqueda personalizada: El usuario ingresa su destino, fechas y preferencias. Así, la OTA muestra una lista de opciones ajustadas al criterio de búsqueda.
- Comparación y reserva: Permite comparar precios, servicios incluidos, valoraciones y políticas de cancelación antes de seleccionar la opción más conveniente.
- Pago: La reserva se paga directamente a través de la OTA, actuando así como intermediario financiero.
- Gestión posventa: Ofrecen funcionalidades para modificar o cancelar reservas y acceder a soporte durante el viaje.
Las plataformas avanzadas y expertas en viajes corporativos posibilitan configurar reglas del viaje, usar filtros más rigurosos, trabajar con flujos de aprobación, reportar gastos y efectuar la conciliación automática.
Lista comparativa de soluciones de gestión de viajes
Ya sea que usted esté considerando integrar una solución de gestión de viajes con su sistema de gastos actual o mejorar su enfoque existente, elegir la solución de viajes adecuada es crucial.
Lea másEvolución de la industria de viajes y la aparición de las OTAs
En el pasado, viajar era una experiencia diferente a la que conocemos hoy en día, pues las personas se aventuraban a tierras desconocidas, enfrentando desafíos y peligros. La emoción de lo desconocido y la promesa de nuevas culturas atraían a los viajeros intrépidos.
Sin embargo, estos viajes estaban reservados para unos pocos privilegiados, ya que eran costosos y requerían una planificación minuciosa.
El auge de la industria de viajes: ¿Cómo comenzó todo?
Con el tiempo, los avances en la tecnología y las infraestructuras de transporte revolucionaron la industria de viajes.
El advenimiento de los trenes y los aviones permitió que las personas llegaran a destinos lejanos en un tiempo récord.
Esto allanó el camino para el auge del turismo en masa, donde más personas tenían la oportunidad de explorar diferentes lugares y culturas.
La llegada de las OTAs: un cambio de juego en la planificación de viajes
El proceso de la planificación de viajes y reservas siempre ha estado lleno de innumerables pasos y complejidades.
Tradicionalmente, los viajeros tenían que emplear múltiples canales, como agentes de viajes, proveedores y dispositivos para descubrir, decidir y comprar viajes.
La base sobre la que se construyeron las OTAs fue la ineficiencia y complejidad de todo el proceso de investigación y reserva de viajes, así como la falta de alternativas y transparencia de precios.
Estas agencias digitales llegaron a escena a principios del siglo XXI, ofreciendo una alternativa más conveniente y accesible para los viajeros. Gracias a estas plataformas es posible investigar y reservar viajes desde cualquier lugar.
Esta transformación digital no solo benefició a los consumidores, sino también a los proveedores de servicios, quienes podían llegar a una audiencia global sin tener que depender únicamente de las agencias de viajes tradicionales.
Beneficios de reservar a través de las OTAs
Las OTAs ofrecen una serie de beneficios para las empresas que desean gestionar los viajes de sus empleados de manera efectiva. Conozcamos los más importantes.
Amplia selección de opciones de viaje y tarifas competitivas
Una de las principales ventajas de las OTAs para los viajes corporativos es la amplia selección de opciones disponibles.
Desde una variedad de hoteles con diferentes comodidades hasta diversas aerolíneas y opciones de transporte terrestre, estas agencias ofrecen un extenso catálogo de opciones para que las empresas elijan.
Además, también ofrecen tarifas competitivas. De esta forma, al comparar múltiples proveedores, las organizaciones pueden encontrar las mejores ofertas y precios para sus viajes corporativos, lo que permite optimizar sus presupuestos y obtener un mayor valor por su dinero.
Facilidad y conveniencia en la reserva de viajes corporativos
Reservar viajes corporativos por medio de este tipo de agencias ofrece una experiencia sin complicaciones para las empresas y sus colaboradores.
El uso de plataformas en línea simplifica todo el proceso de reserva: desde la selección de vuelos y alojamiento hasta la confirmación de la reserva, todo se realiza de manera rápida y fácil.
Las OTAs también ofrecen la opción de almacenar información relevante, como datos de viajeros frecuentes y preferencias de alojamiento, lo que agiliza aún más las reservas futuras.
Esto ahorra tiempo y esfuerzo a las empresas y permite a los trabajadores concentrarse en su trabajo en lugar de lidiar con el complicado proceso de planificación de viajes.
Servicios adicionales y soporte durante los viajes
Una de las ventajas más valiosas de reservar viajes corporativos a través de las OTAs es el soporte y los servicios adicionales que ofrecen durante los traslados.
Cuando los empleados están en la carretera, siempre pueden surgir imprevistos o problemas, pero con las OTAs nunca estarán solos.
Si los viajeros corporativos enfrentan cambios en los planes, problemas con las reservas o cualquier otro inconveniente, pueden comunicarse con el equipo de soporte para recibir asistencia inmediata.
Políticas de cancelación flexibles
Las OTAs permiten a las organizaciones y a sus empleados realizar cambios o cancelaciones en las reservas sin incurrir en costos adicionales o penalizaciones excesivas.
Cuando surgen cambios inesperados en los planes de viaje, como reuniones canceladas o modificaciones en el itinerario, las políticas de cancelación flexibles brindan tranquilidad y flexibilidad.
Al elegir una agencia en línea con políticas de cancelación flexibles, las empresas pueden asegurarse de que sus viajeros corporativos estén protegidos ante cualquier eventualidad.
Programas de recompensas
Al reservar con ciertas OTAs, las organizaciones pueden canjear por descuentos futuros, actualizaciones de habitación, vuelos gratuitos y otras ventajas.
De igual manera, algunos programas de recompensas ofrecen beneficios especiales, como acceso a salas VIP en aeropuertos o tarifas exclusivas para ciertos servicios.
Los programas de recompensas brindan un valor agregado significativo a las empresas que viajan con frecuencia y pueden ser una excelente manera de optimizar los gastos de viaje a largo plazo.
¿Cuáles son los principales ejemplos de OTAs para viajes de negocios?
Las agencias de viajes en línea son una excelente solución para quienes buscan un buen costo-beneficio. A continuación, presentamos algunas de las OTAs más famosas alrededor del globo.
Booking
Considerada como una de las OTAs más grandes del mundo, Booking for Business ofrece una versión enfocada en los viajes corporativos.
Usando esta versión, los gestores pueden hacer reservas rápidas, encontrar tarifas especiales y contar con una facturación unificada.
Con Booking for Business, es posible encontrar alojamiento en prácticamente cualquier ciudad del mundo usando filtros avanzados para viajeros corporativos.
Airbnb
Airbnb for Work permite a las empresas reservar espacios más personalizados y económicos, ideales para equipos o empleados que necesitan sentirse como en casa.
Además de optimizar la reserva de alojamientos, permite controlar los gastos, centralizar los reportes y gestionar los flujos de aprobación.
Para emplearla, se debe registrar la empresa y configurar la cuenta agregando a los colaboradores y a un administrador.
Hostelworld
Esta plataforma conocida a nivel mundial permite reservar alojamiento en hostales, una alternativa económica para viajes de bajo presupuesto.
Incluso, Hostelworld puede ser una muy buena opción para startups que envían equipos a ferias, eventos y otros compromisos fuera del entorno empresarial, pues fomenta el ahorro sin perder cuidado de la ubicación estratégica ni de la conectividad.
Cómo aprovechar los beneficios de las OTAs en la gestión de viajes corporativos
Para sacar el máximo provecho de las ventajas que ofrecen las OTAs en la gestión de viajes corporativos, es importante seguir algunas estrategias inteligentes para tomar la mejor decisión. Las presentamos a continuación.
- Investigación exhaustiva: Investigue diferentes OTAs y sus servicios. Compare sus políticas de cancelación, programas de recompensas y opciones de viaje para seleccionar aquellas que mejor se adapten a las necesidades de su empresa.
- Negociación de tarifas: Antes de realizar reservas frecuentes con una OTA, considere la posibilidad de negociar tarifas corporativas exclusivas. Muchas OTAs están dispuestas a ofrecer descuentos especiales para empresas que les brindan un volumen significativo de negocios.
- Sincronización de datos: Mantenga la información actualizada en todas las plataformas, tanto en su sistema de reservas propio como en las OTAs.
- Análisis de datos: Utilice los informes y análisis de las OTAs para obtener información sobre los gastos de viaje y el comportamiento de los colaboradores. Esta información puede ayudar a optimizar políticas de viaje y tomar decisiones más informadas.
Las OTAs son muy interesantes para los negocios, principalmente los 2 primeros ejemplos ofrecidos en este artículo, pues ofrecen un servicio orientado al público corporativo. Sin embargo, lo cierto es que, a menudo, las necesidades empresariales exceden sus funciones básicas.
¿Cómo una herramienta digital de viajes corporativos puede ayudar?
Como la gestión de viajes corporativos incluye un control financiero riguroso, el cumplimiento de las políticas internas y una prestación de cuentas adecuada, se hace necesario utilizar una solución más completa que una OTA, como las travel techs, también conocidas como plataformas de gestión de viajes corporativos.
Entre ellas destacamos Concur Travel, nuestra plataforma de gestión de viajes que simplifica todo el proceso vinculado a las reservas del viaje.
Conocidas en inglés como Travel Techs o tecnologías de viaje, estas herramientas abarcan las funciones y los beneficios de las OTAs, sin embargo, son dirigidas específicamente para el público corporativo.
En cuanto a sus características, destacan en términos de:
- Automatización de flujos: Automatizan diversos procesos, como reservas, reportes de gastos, pagos y reembolsos. Además, proporciona aprobaciones automáticas según la jerarquía.
- Centralización: Centraliza datos, información y procesos de gestión, por lo cual se usa un solo panel para ver todos los viajes corporativos. Esto facilita la planificación y coordinación de eventos o desplazamientos múltiples.
- Transparencia: Optimiza la seguridad y la fiabilidad del proceso de rendición de cuentas y reembolsos.
- Eficiencia: Optimiza el uso de recursos, disminuye los costos y potencializa la eficiencia operativa.
- Flexibilidad: Permite tomar decisiones y adaptarse a las demandas específicas del negocio.
- Seguridad: Minimiza el riesgo de fraudes corporativos, pues los sistemas cuentan con capas de protección y robustos recursos de autenticación, dificultando la actividad maliciosa.
- Cumplimiento: La gestión de comprobantes digitales y facturación automática, así como la emisión de avisos, permite mantener un buen nivel de cumplimiento ante los órganos responsables. Asimismo, facilita la adaptación a requisitos fiscales.
Facilite la rutina usando una plataforma de viajes corporativos
Las OTAs son excelentes alternativas para reservar boletos, alojamientos y más, sin embargo, no cuentan con las funciones necesarias para optimizar la gestión de viajes corporativos. Así pues, recomendamos que las utilice en carácter complementario a una herramienta específica.
Aunque permiten encontrar opciones de vuelos, hoteles y autos rápidamente, por sí solas ofrecen resultados bastante limitados porque sus funcionalidades empresariales son muy básicas.
Asimismo, no siempre se pueden integrar con los sistemas ERP, por lo que la gestión de gastos y reportes suele ser manual o externa.
Por otra parte, las plataformas de viajes corporativos, como Concur Travel, cuentan con funciones configurables avanzadas que se pueden integrar con otros sistemas. Además, consideran las políticas internas obedeciendo un flujo de aprobación y gestionan los gastos y los reportes de manera automatizada.
Por lo tanto, las empresas deben usar las OTAs con sabiduría, adoptando sus ventajas y combinando sus recursos con otras herramientas especializadas, tanto para mejorar la eficiencia como para reducir los costos.
Con SAP Concur Travel, puede optimizar expresivamente la gestión de viajes y costos corporativos. ¡Comuníquese con nuestro equipo para saber más sobre las soluciones adaptables de SAP Concur!
