Digitalización avanzada: ¿qué necesitas para alcanzarla?

Hoy en día, las empresas que esperan seguir siendo competitivas en el futuro, están abordando un nuevo concepto: la aceleración digital o digitalización avanzada.

Es un hecho que la pandemia mundial ha obligado a muchas organizaciones a reevaluar su estrategia y abrazar la transformación digital. Los negocios tuvieron que revaluar sus operaciones, encontrar nuevas formas de prestar sus servicios y adoptar la automatización. Y aunque muchas empresas todavía no están listas para la digitalización avanzada, cada vez están más abiertas a este cambio.

En esta ocasión, te mostraremos que es la digitalización avanzada, cuál es su importancia, beneficios y cómo lograrla.

¿Qué es la digitalización avanzada? 

La digitalización avanzada es la evolución de la transformación digital. 

Este concepto se refiere a acelerar el proceso de transformación digital, pero su principal diferencia es que al adoptar una estrategia de aceleración digital, la empresa ya no se enfoca en un destino final de transformación digital completa, sino que comprende que es un proceso que nunca termina, qué se acelera constantemente y que abarca todos los aspectos de la gestión comercial, actualizando este constantemente a lo largo del tiempo. 

Algo muy importante porque, según lo que revela una encuesta de PwC, el 80% de los clientes consideran la velocidad y la comodidad como algunos de los componentes claves de una experiencia del cliente positiva.

Diferencias entre la transformación digital y la digitalización avanzada

La transformación y aceleración digital comparten un objetivo común: mejorar los flujos de trabajo y mantener el ritmo de las demandas cambiantes de los consumidores por medio de la tecnología. 

No obstante, hay factores clave qué los diferencian y ayudan a definir con mayor precisión estos conceptos: 

• La digitalización avanzada no puede existir sin la transformación. La aceleración digital puede ser considerada como un proceso continuo que está compuesto por diferentes proyectos de transformación digital. 
• Las organizaciones a menudo utilizan una estrategia de digitalización avanzada cuando la demanda de los clientes o la presión de sus competidores los empuja a priorizar la velocidad a lo largo de un proyecto de transformación digital. 
• Durante la aceleración digital, las tecnologías se adoptan a un ritmo mucho más elevado. 
• Adoptar la digitalización avanzada significa que su empresa va a incorporar continuamente nuevos avances en sus procedimientos y nuevas tecnologías tan pronto sean identificadas como útiles. De esta forma, la aceleración permite a los negocios estar siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologías.

Importancia de la aceleración digital

La rápida incorporación de nuevas tecnologías y procesos ofrece a las empresas las herramientas necesarias para adaptarse al mercado a medida que esté se vuelve cada vez más complejo. Y la manera en que las organizaciones aprovechen las tecnologías emergentes determinará cómo se beneficiarán de la digitalización avanzada.

Vamos cuáles son las principales ventajas de la aceleración digital para las empresas: 

1. Escalabilidad 

Cuando un negocio quiere crecer o desarrollarse para aprovechar al máximo las nuevas oportunidades, los procesos y la tecnología obsoleta, pueden ralentizar el proceso porque son difíciles de escalar. 

Al contrario, la digitalización avanzada permite a las organizaciones llevar a cabo actualizaciones rápidas y continuas para aprovechar al máximo los nuevos desarrollos y tecnologías, y escalar a su ritmo.

2. Aprueba de cambios drásticos en el futuro 

Si de algo podemos estar seguros es que la pandemia de COVID-19 no será el último gran disruptor que afectará al mundo digital y empresarial.

Con la llegada de nuevas tecnologías y tendencias sociales, los cambios en la forma de comportarse de los usuarios también puede cambiar drásticamente a medio y largo plazo. 

Por ello, las organizaciones que no solo quieran sobrevivir sino crecer en un entorno nuevo, necesitarán aprender a adaptarse lo más rápido posible durante los periodos de cambio e incertidumbre, ¡y adoptar una estrategia de digitalización avanzada es el camino para hacerlo!

3. Crecimiento rápido y organizado 

La digitalización avanzada está destinada a acelerar las acciones y aumentar el tiempo de reacción de su empresa para aprovechar las últimas tecnologías. 

Sin embargo, cuando este proceso se lleva a cabo a ciegas y sin un plan bien desarrollado, será completamente ineficaz e incluso perjudicial para su organización. 

Al adoptar una estrategia de aceleración digital enfocada en la continuidad, tiene la posibilidad de introducir cambios de manera rápida y metódica, separándolos en etapas y ajustándose de forma organizada según las necesidades del mercado.

4. Mayores beneficios 

Uno de los principales objetivos de cualquier proyecto de aceleración digital es mejorar la eficiencia y el rendimiento y, por lo tanto, aumentar los ingresos. 

No obstante, cuando la velocidad no es una prioridad, cabe la posibilidad de que se deban retrasar proyectos o reducir la productividad mientras se implementan las nuevas tecnologías. 

En este caso, la digitalización avanzada permite que su negocio impulse la eficiencia sin perder dinero por retrasos.

5. Innovación 

La digitalización avanzada beneficia significativamente a las empresas porque proporciona acceso a datos en tiempo real, metodologías y nuevas métricas que allanan el camino para identificar y aprovechar nuevas oportunidades comerciales.

Por ese motivo, las organizaciones que adopten la aceleración pueden aprender a ser tan flexibles como lo requieran los cambios para los que necesiten adaptarse, lo que proporciona una oportunidad para dar a los consumidores algo que el resto de competidores no pueden ofrecer.

6. Decisiones más rápidas y mejores 

La aceleración digital facilita la automatización de los procedimientos de recuperación y análisis de datos, así como la integración de la información. 

Esto ayuda a tomar decisiones más rápidas y mejores que impulsan a su empresa a adoptar el cambio y evolucionar.

7. Capacitación y desarrollo de los empleados y colaboradores 

Los proyectos de aceleración digital requieren que aquellos que lo llevan a cabo adquieran una amplia variedad de nuevas habilidades para que sean capaces de aprovechar las nuevas tecnologías. 

Lo que significa que los colaboradores estarán en un proceso de aprendizaje constante, puesto que tendrán que explorar continuamente los beneficios de las nuevas tecnologías y cómo funcionan.

Por lo tanto, las organizaciones podrán notar los beneficios de que los miembros del equipo involucrados puedan utilizar las nuevas habilidades aprendidas durante el proceso de aceleración.

8. Reducción de los costos 

Al desarrollar estrategias para la aceleración digital de su empresa, también puede reducir los costos internos y de mano de obra. 

En realidad, esto puede entenderse como el resultado de todos los beneficios anteriores, ya que la escalabilidad, el rápido crecimiento organizado, la adaptabilidad y la toma de mejores decisiones, permite ahorrar en términos de costos operativos, software y personal. 

Además, también evita que muchos colaboradores altamente calificados pierdan horas diariamente en tareas repetitivas y manuales que se pueden automatizar con las tecnologías emergentes.

Cómo planificar la digitalización avanzada para tener éxito 

La aceleración digital no es algo que se pueda incorporar a su estrategia comercial sin una previsión considerable y una planificación organizada. 

Las prácticas y métodos utilizados al implementar nuevos procesos y tecnologías deben elegirse con mucho cuidado. 

A continuación, veremos un paso a paso para desarrollar una estrategia general de digitalización avanzada, que puede emplear para acelerar la transformación digital de su propio negocio: 

1. Evaluación 

Antes de iniciar la etapa de planificación, es necesario recopilar la mayor cantidad de información posible para comprender el estado actual de su empresa, su potencial de crecimiento, que tan profunda es la transformación que se necesita y los resultados esperados. 

• Las áreas de análisis y evaluación deben incluir: los miembros del equipo y el lugar de trabajo, los flujos de trabajo, los procesos comerciales, del lugar de trabajo y las habilidades de los miembros del equipo afectan la capacidad de una empresa para implementar cambios. Es fundamental evaluar estas áreas por qué pueden afectar las estrategias de capacitación, de comunicación del plan de transformación digital, de la adopción de nuevas tecnologías, entre otros.
• Preparación digital: al evaluar esta área, es clave examinar varios aspectos, como los sistemas de TI existentes, las habilidades de la fuerza laboral y su conocimiento digital. Esta información ayudará a los líderes a determinar un plan de acción, qué herramientas y tecnologías adoptar y otros elementos esenciales de la estrategia de aceleración digital.
• Preparación para el cambio: esto se refiere a qué tan preparada está su organización para implementar un cambio organizacional. Existen varios elementos que determinan la capacidad de un negocio para cambiar, incluyendo a los colaboradores, los procesos y los sistemas. Mientras más preparada y dispuesta esté su empresa para el cambio, más fácil será implementar una estrategia de aceleración digital.
• Madurez digital: esta área se refiere a las capacidades digitales generales de su empresa. Por lo general, las capacidades digitales dependen de las herramientas digitales y los sistemas de TI existentes, así como las habilidades digitales de los miembros del equipo. Pregúntese qué parte de su infraestructura necesita cambiar en primer lugar y que tan expertos en tecnología son sus empleados.

2. Planificación 

El desarrollo de una hoja de ruta del proyecto le permitirá establecer los objetivos adecuados, planificar etapas o puntos de control y saber si la estrategia está funcionando.

Si bien el enfoque y la estructura del plan pueden cambiar dependiendo de su empresa y lo que se quiere conseguir, es esencial incluir estos elementos clave: 

• Objetivos generales: una meta general y estratégica define la dirección del plan y lo que se quiere conseguir principalmente. Por ejemplo, mejorar las habilidades y el conocimiento digital de los miembros del equipo para agilizar la adopción digital es un buen ejemplo de un objetivo general. 
• Objetivos medibles: a diferencia de los generales, los objetivos medibles son etapas o pasos más pequeños que permiten alcanzar un objetivo general. Por ejemplo, si la meta general es mejorar la productividad del departamento de ventas, el objetivo medible puede ser aumentar las llamadas de venta en un 15% durante el próximo mes.
• Cronología de eventos: como sucede con cualquier tipo de proyecto empresarial, una estrategia de aceleración digital debe incluir un cronograma detallado de eventos que, a su vez, incluya los objetivos, descripciones de cada etapa, plazos y cualquier otro detalle importante.
• Miembros del equipo: otro de los elementos clave de la planificación es definir claramente las responsabilidades de los miembros del equipo, ya que hacerlo bien mejora considerablemente la comunicación y el trabajo en equipo, además de que reduce los errores y las ineficiencias.

3. Ejecuta el plan 

Una vez que tenga un plan de acción desarrollado, es el momento de implementarlo. 

Lo primero que debe hacer es preparar a los miembros del equipo para que estén listos para el cambio, ya que uno de los problemas más comunes en estos casos es la resistencia de los empleados. Para mitigar está resistencia, explique cuál es el cambio, por qué se está realizando y cómo ocurrirá. 

A su vez, proporcione las herramientas y la capacitación que necesitan los miembros del equipo para que puedan implementar el proyecto satisfactoriamente. 

También es importante que elija cuál será su plan de lanzamiento. En este caso, la implementación por fases, que consiste en probar el proyecto con un pequeño grupo de personas o en un solo departamento, es más fácil de empezar y realizar. 

Mientras que implementar el plan en toda la empresa al mismo tiempo es más difícil, pero garantiza que toda la organización haga la transición de forma simultánea y en sintonía. 

4. Monitorea y ajusta 

Es realmente improbable que un plan funcione perfectamente la primera vez. Algunos pueden funcionar mejor que otros, pero siempre es necesario monitorearlo y ajustarlo a medida que avanza. 

Para ello, recopila información sobre todas las partes involucradas en el proceso, cómo empleados y clientes; supervisa los datos y realiza análisis para mejorar la retroalimentación; mide el rendimiento actual de la empresa en relación a los objetivos planteados y realiza ajustes cuando sea necesario.

5. Revisa y refuerza 

Una vez que el plan de digitalización Avanzada haya finalizado, asegúrate de evaluar: 

• Qué objetivos se cumplieron y cuáles no. 
• Qué lecciones se pueden aplicar en futuros proyectos. 
• Qué tan buena fue la efectividad de la estrategia y la ejecución del proyecto. 

Aunque muchos de los resultados de un proyecto de aceleración digital toman tiempo para desarrollarse, las revisiones pueden ofrecer información preliminar sobre su impacto en la empresa.

En cuanto al refuerzo, este consiste en garantizar que los nuevos procesos, actitudes y comportamientos se mantengan en el tiempo. 

Suele ser necesario después de cambios organizativos importantes, puesto que los miembros del equipo pueden regresar fácilmente a comportamientos y hábitos antiguos.

Tendencias que impulsan la digitalización avanzada 

Dado que la transformación digital del mercado sigue en curso, se espera que algunas tendencias tecnológicas influyan y modifiquen la economía digital en el futuro. 

Como líder empresarial, estas son las tendencias a las que debe prestar atención: 

Automatización 

El principal objetivo de la automatización es ayudar a reducir la participación humana, aumentar la transparencia y hacer que los procesos sean más eficientes, por lo que es una parte integral de la aceleración digital. 

Inteligencia artificial (IA) 

Aunque aún se encuentra en sus primeras etapas, la IA ya ha demostrado un increíble potencial. 

Por ejemplo, Google empleó el aprendizaje profundo para reducir hasta en un 40% los costos de las facturas de refrigeración de su centro de datos.

El internet de las cosas (IoT) 

El IoT se refiere a la conexión e interacción de sensores y dispositivos cotidianos a Internet. Pueden ser desde dispositivos portátiles, hasta sensores colocados en la cadena de suministro de una empresa y electrodomésticos. Los datos en tiempo real que estos sensores pueden recopilar, proporcionan información que permite automatizar ciertas funciones. 

Trabajo remoto 

Debido a la pandemia, el trabajo remoto se volvió algo común en todo el mundo. Solo en Chile, según un estudio realizado por WeWork, en colaboración con HSM, el 88% de los trabajadores prefieren el modelo de trabajo híbrido. 

Y en los próximos años se espera que el trabajo remoto siga aumentando, lo que a su vez impulsará la aceleración de los flujos de trabajo digitales, procesos comerciales que dependen del teletrabajo y una mayor adopción de herramientas y software de trabajo remoto.

Las 6 mejores prácticas para la digitalización avanzada

A continuación, veamos las mejores prácticas y consejos para mejorar los esfuerzos de aceleración digital de su empresa: 

1. Comience de a poco 

La mentalidad de pensar en grande y comenzar de a poco, significa enfocarse primero en mejoras más pequeñas, como implementar un nuevo canal de comunicación, en lugar de querer cambiar por completo la empresa desde el principio. 

Si bien puede que no parezca mucho al inicio, los efectos serán instantáneos, ya qué podrá tener un flujo de trabajo optimizado y un equipo de trabajo más productivo. 

Además, comenzar de a poco también significa que los colaboradores se pueden acostumbrar mejor a los cambios continuos, ofreciéndoles la agilidad necesaria para implementar tareas más grandes a largo plazo.

2. Sea ágil 

La metodología Agile emplea generalmente el desarrollo de proyectos de alto rendimiento, y es un enfoque empresarial muy popular porque permite la ejecución rápida de un equipo flexible y eficiente para planificar el flujo de trabajo. 

La idea detrás de está metodología es centrarse en la funcionalidad y la capacidad de respuesta, en lugar de factores menos relevantes para el usuario final, como documentación estática y planos. 

Por lo tanto, al implementar un programa de aceleración digital, es importante que el proyecto sea: 

• Receptivo: esto significa que tiene que ser capaz de reaccionar para seguir las condiciones del mundo real. Esta capacidad de flexibilidad es esencial en la economía actual de rápido movimiento. 
• Colaborativo: la comunicación debe ser efectiva y eficiente. Después de todo, una buena comunicación aumenta la productividad de los empleados y mejora el entorno de trabajo. 
• Enfocado en el usuario: los procesos de digitalización avanzada siempre respaldan objetivos estratégicos, como mejorar la experiencia del cliente y el desempeño organizacional. Sin embargo, independientemente de los objetivos y la naturaleza del proyecto, siempre debe mantenerse enfocado en los clientes, ya que, en última instancia, será mucho más rentable.

3. No se apresure 

Aunque la velocidad es una de las principales características de la digitalización avanzada, eso no significa que deba apresurarse. Intentar conseguir resultados instantáneos puede dar como resultado justo lo contrario a lo que se quiere obtener. 

Desarrolla un plan integral para garantizar que la tecnología se implemente de forma rápida, pero no apresurada. 

4. No dude demasiado 

Muchos dueños de negocios y líderes empresariales dudan al momento de implementar cambios organizacionales tan importantes. Esa vacilación es entendible porque cambios tan grandes implican un mayor riesgo. 

No obstante, es importante que comprenda que el entorno y la economía digital inevitablemente cambiarán con el tiempo, ya sea su empresa lo haga con ella o no. Es decir, negarse a cambiar puede ser incluso más arriesgado que hacerlo. 

El mundo empresarial avanza rápidamente a día de hoy, y las organizaciones más exitosas son (y serán) aquellas que puedan adaptarse, innovar e implementar la tecnología emergente para liberar el mercado digital.

5. Adopta un enfoque estructurado para la gestión del cambio 

La gestión del cambio es una disciplina que supervisa, implementa y coordina los proyectos de cambio organizacional, y se pueden utilizar para prácticamente cualquier tipo de cambio, incluidos los de aceleración digital. 

Utilizar un enfoque estructurado para la gestión del cambio proporciona varias ventajas, como: 

• Reduce los costos y las ineficiencias. 
• Disminuye la resistencia de los empleados. 
• Mejora los resultados del proyecto, en general. 
• Aumenta el compromiso y el apoyo de los miembros del equipo.

6. Implementa un sistema de gestión de viajes y gastos 

En el proceso de adoptar e implementar nuevas tecnologías, no se olvide de utilizar un sistema de gestión de viajes y gastos, como los ofrecidos por SAP Concur. 

Entre sus muchas ventajas, este tipo de software permite:

• Tener una plataforma unificada dónde se pueden visualizar todos los datos de gastos en un solo lugar.
• Aplicar y cambiar políticas de gastos con facilidad.
• Ajustar la configuración de sus necesidades comerciales.
• Hacer que el cumplimiento de la política sea mucho más rápido y sencillo para los empleados.
• Basar sus decisiones de negocios en datos precisos, completos y actualizados.

Comience de a poco y crezca 

Muchos proyectos de digitalización avanzada han fracasado porque hubo un intento de cambiar toda la empresa por completo.

Antes de cometer este error, es mejor que comience con proyectos más pequeños que puedan completar rápidamente y ofrecer el mayor beneficio posible. 

Este enfoque también le ayudará a comprender los cambios clave que tienen lugar dentro de su organización, y saber cuándo es el momento correcto de escalar y cómo hacerlo.

Para tener más información sobre cómo SAP Concur puede ayudarle en su proceso de aceleración digital, solicite una cita con uno de nuestros expertos.