Concur Request: todo lo que necesita saber sobre esta solución

El Compliance, también conocido como cumplimiento normativo, se refiere a la garantía de que una empresa cumpla con las leyes y normas vigentes que se aplican a su actividad, así como con los códigos éticos y estándares internos que rigen el comportamiento de sus miembros.

Es imprescindible que cualquier organización, independientemente de su tamaño o ámbito, cuente con un programa o sistema de cumplimiento normativo, lo que ayudará a evitar y prevenir conductas inadecuadas, delitos y malas prácticas. De esta forma, todos los miembros de la organización tienen claro cuáles son las normas y leyes externas, las políticas internas, los compromisos adquiridos con terceros y los códigos éticos que se deben respetar.

Concur Request es una de las soluciones de SAP Concur destinada al cumplimiento y control de gastos operativos y de viajes con un enfoque se concentra en la previsión de gastos, procurando que las organizaciones puedan llevar con facilidad la solicitud y aprobación de procesos, garantizar el cumplimiento de las políticas y ejercer el control de los gastos corporativos de forma automatizada y segura.

En este artículo, exploramos en profundidad las alternativas de Concur Request en el marco de la automatización, control de gastos y cumplimiento de políticas, cuáles son sus beneficios, características y formas en la que opera.

Automatización y cumplimiento de las políticas: Una relación cada día más necesaria para las empresas 

Desde la revolución industrial hasta el presente, la automatización ha ido sustituyendo gradualmente la mano de obra humana siendo una tendencia acelerada a pasos agigantados, gracias a la aparición de la tecnología cada vez más avanzada que se encarga de actividades que antes se realizaban de forma manual.

El auge de la automatización está cambiando el futuro de las grandes empresas para mejor, ya que la aparición de plataformas ultra modernas, con mayor velocidad y con una mayor precisión, permitirán aumentar la producción de manera considerable, además de optimizar los procesos para lograr mayores ganancias.

Por su parte, la introducción de nuevas tecnologías de Inteligencia Artificial está transformando progresivamente los flujos de trabajo de la industria lo que conlleva la necesidad de contar con una logística altamente eficaz en cada entorno de trabajo para mantener la competitividad. 

En este escenario, el cumplimiento normativo pretende evitar la materialización de situaciones de riesgo, infracciones y delitos que derivan del incumplimiento de disposiciones y exigencias legales relacionadas con los ámbitos aplicables a la empresa, con el fin de asegurar que ésta actúe de manera lícita y consiga prevenir cualquier clase de responsabilidad penal, que podría conllevar a sanciones y multas, así como a una pérdida en su reputación.

Gracias a una plataforma especializada para tal fin como Concur Request es más sencillo identificar y evaluar los posibles riesgos legales que pudiera enfrentar la empresa por no cumplir con las normativas que le aplican, ya sea por ignorancia o por deliberada omisión de las mismas.

En enfoque previsivo que persigue hace posible considerar la necesariedad de los gastos, incluso antes de 

Automatización y control de gastos: Una tendencia en auge

La automatización y control de gastos es una parte importante de la gestión financiera pues le permite a un negocio mantener un mejor control de los recursos financieros, mejorar la eficiencia y reducir los costos. Con la automatización y control de gastos, los negocios pueden realizar un seguimiento de los gastos para asegurar que no se estén gastando fondos en áreas innecesarias o excesivas. Lo mismo, también les permite identificar áreas en las que se pueden ahorrar dinero.

En este sentido, también pueden ayudar a los negocios a mejorar la planificación financiera y aumentar la transparencia. Ello se logra mediante el uso de herramientas para el seguimiento de los gastos y el presupuesto que le permiten a los negocios establecer límites y presupuestos para los gastos, al mismo tiempo que les ofrecen la información necesaria para tomar decisiones financieras informadas. A largo plazo permite ahorrar dinero, mejorar su rentabilidad y reducir costos operativos. 

En síntesis, se trata de una forma crucial para que los negocios administren mejor sus recursos financieros y mejorar la planificación financiera, aspecto que también hace posible Concur Request.

Veamos a continuación de qué se trata Concur Request.

¿Qué es Concur Request?

Concur Request es una herramienta de gestión de gastos en línea que ayuda a los departamentos de finanzas y administración a llevar a buen término los procesos de solicitud de gastos comerciales y el cumplimiento de las normas financieras. La herramienta está diseñada para ayudar a las empresas a simplificar la gestión de gastos y de cumplimiento, mediante una solución totalmente digital. 

Con Concur Request, los empleados de una empresa pueden llevar el control de los gastos comerciales, como viajes, alojamiento y otros gastos relacionados con las actividades operativas del negocio. Permite a los usuarios registrar gastos, añadir detalles de la transacción, cargar documentos de comprobación y enviar la solicitud a los miembros del equipo de finanzas para su revisión y aprobación.

La solución también contribuye con las empresas en la creación de flujos de trabajo personalizados para aprobar y rechazar solicitudes de gastos, así como para realizar auditorías de cumplimiento y rastrear los gastos comerciales. Las empresas pueden fácilmente conectar sus cuentas bancarias para aprobar las solicitudes y realizar pagos automáticamente. Esta solución también ofrece una variedad de informes de gastos para ayudar a los departamentos de finanzas a controlar los gastos. 

En definitiva, puede verse Concur Request como una herramienta integral de solicitud de gestión de gastos que ayuda a los departamentos de finanzas y administración a administrar los procesos de solicitud de gastos de manera eficiente. 

¿Cuáles son las soluciones que ofrece Concur Request?

Las soluciones de Concur Request para la solicitud del control de gastos mejoran la eficiencia y la productividad de las organizaciones al simplificar el proceso de gestión de gastos y cumplimiento de normativas.

De este modo permite:

1. Reducir la inseguridad en cuanto al uso de los recursos

Los gestores de gastos buscan siempre el equilibrio entre el control de los mismos y la facilidad de uso para los empleados. Concur Request ofrece ambas características, permitiendo a los responsables de las aprobaciones tener la visibilidad necesaria, mientras que los empleados pueden realizar sus solicitudes de una forma sencilla.

2. Gestionar los presupuestos para asegurar el cumplimiento de la normativa

Controlar los presupuestos y garantizar el cumplimiento normativo es una parte vital de la administración de los recursos de una organización. Implica un estricto seguimiento de los ingresos y gastos, la evaluación de estos en relación a los objetivos establecidos, así como el aseguramiento de que se cumplan las regulaciones legales y de conformidad. 

Además, conlleva la creación y mantenimiento de un presupuesto apropiado, la identificación de áreas de mejora y la realización de cambios en los procesos para mejorar la eficiencia. También, requiere la vigilancia continua de los rendimientos para asegurar que los fondos se utilicen de la mejor manera posible. Dichas tareas permiten a las organizaciones operar de forma óptima y alcanzar sus metas financieras.

3. Revisar los datos detallados de las compras antes de determinar si se aprobarán o no

Consultar la información detallada sobre las compras implica revisar todos los datos relacionados con el pedido y la entrega, como el precio, el plazo, los términos de entrega, el estado de las mercancías y otros detalles. De este modo, la empresa puede conocer exactamente qué está comprando y tomar una decisión informada de gastos sobre si aprobar o no una compra. 

La información también puede ser utilizada para asegurar que los precios sean justos, que los productos estén de acuerdo con los estándares de calidad y que el plazo de entrega sea razonable. Al revisar la información detallada sobre las compras, una empresa puede asegurarse de que está tomando la mejor decisión con respecto a cada una de sus compras.

4. Verificar el presupuesto planeado contra los gastos reales para mejorar las estimaciones de futuro

Gracias a Concur Request comparar el presupuesto estimado con los gastos realmente incurridos permite evaluar la exactitud de las estimaciones de futuro. Se debe tener en cuenta la variación de los precios, los cambios en los precios y los cambios en los volúmenes de compra. 

Así, ayudará a los responsables de tomar decisiones a determinar si los presupuestos planteados son adecuados para los proyectos y los objetivos financieros. Los resultados se usan para mejorar las estimaciones de futuro y determinar el presupuesto apropiado para futuras entradas y salidas de efectivo. Esta práctica también ayuda a identificar cualquier irregularidad en los gastos y a mejorar la transparencia de la gestión financiera.

5. Integrar a las personas, procesos y sistemas para mejorar la eficiencia y precisión

La herramienta contribuye al proceso de unir a personas, procesos y sistemas para mejorar la eficiencia y la precisión pues permite conectar diferentes partes de una organización como departamentos, equipos y personas en aras de aumentar la productividad y reducir los costos. 

Incluso se puede lograr conectando diferentes soluciones de SAP Concur y sistemas de información para que todos trabajen de forma coordinada posibilitando la conexión de diferentes empresas y mejorar la colaboración entre ellas. El objetivo principal de la integración es mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad.

6. Mejorar el flujo de trabajo

Concur Request se basa en un modelo de flujo de trabajo que permite a los usuarios enviar, aprobar y pagar las solicitudes de gastos de una manera rápida y sencilla. Esta herramienta también se integra con otros sistemas, como el sistema de contabilidad, para proporcionar una visión completa de todas las transacciones. También permite a los usuarios configurar reglas de gastos específicas para asegurar que se cumplan los límites de gasto.

7. LLevar el control en la nube y desde cualquier lugar 

Una de las principales características de Concur Request es su capacidad para permitir que los usuarios revisen y envíen sus requerimientos de gastos desde cualquier lugar. Lo mismo significa que los usuarios pueden enviar reportes de gastos desde su teléfono o tableta, o incluso desde la oficina.

Esta dinámica les permite ahorrar tiempo al evitar la necesidad de acudir a la oficina para enviar sus solicitudes y es muy útil cuando se realizan viajes corporativos. 

5 Beneficios de Concur Request en las operaciones de cumplimiento y control de gastos de la organización 

1. Cumplimiento de la normatividad tanto interna como externa 

Se refiere al seguimiento de principios, regulaciones y leyes para garantizar que los gastos de una organización sean adecuados, apropiados y justos. Por tanto, implica el seguimiento de los límites presupuestarios, la aplicación de políticas internas de control de gastos y el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios aplicables. El cumplimiento de la normatividad en el control de los gastos ayuda a minimizar el riesgo de malversación de fondos y asegura que los recursos se utilicen de la mejor manera posible.

Concur Request permite a las empresas gestionar de forma inteligente el cumplimiento y el control de costos antes de que ocurra el gasto, al mismo tiempo que facilita el control del presupuesto y lo hace sencillo para los usuarios finales. 

2. Control de los recursos que tiene la compañía

La administración empresarial involucra un conjunto de procesos y herramientas para administrar una organización con eficacia. Implica la asignación, administración del costo, uso y monitoreo de todos los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos establecidos por la organización. 

Por tanto, incluye la asignación de recursos materiales, recursos humanos, finanzas, tecnología, información y otros recursos para aumentar la eficiencia de los procesos de la compañía. Se trata de asegurar que se cumpla la legislación y regulaciones pertinentes.

3. Sencillez: Tener procesos muy sencillos y muy ágiles para ser más eficientes 

La sencillez y la eficiencia de Concur Request radica en que tiene la habilidad de realizar una solicitud de gastos en línea de forma rápida, fluída y eficiente. La solución de solicitud de gastos le permite a las empresas ahorrar tiempo, garantizar una mejor precisión en los informes de gastos y obtener un mejor control de los gastos sin margen de error y con el menor tiempo de procesamiento.

4. Proactividad: Viajar al futuro para adelantarnos antes de que las cosas sucedan

Las empresas que usan Concur Request para considerar sus gastos antes de realizarlos, comienzan a trabajar con procesos automatizados y en línea que desarrollan su capacidad para anticipar y planificar los cambios de sus entornos comerciales, mientras que la adopción de nuevas formas de tecnología les permite mejorar sus procesos de negocio. Gracias a ello, las organizaciones ahorran tiempo significativo al optimizar sus procesos y mejorar su productividad. 

Dicho sea de paso, también ofrece una ventaja competitiva al permitir a las empresas reaccionar rápidamente a los cambios del entorno comercial.

5. Enfoque basado en la previsión

La previsión de gastos empresariales con Concur Request permite estimar, con el uso de herramientas tecnológicas automatizadas, los gastos futuros que tendrá una empresa para los próximos meses o años. 

Un enfoque preventivo posibilita que las empresas puedan planificar con anticipación su presupuesto, identificar áreas de mejora en sus gastos y tomar decisiones de gasto más eficientes.

En lo que sigue veremos cómo trabaja Concur Request en las solicitudes de aprobación de gastos.

Maneras en las que operan las solicitudes de Concur Request

Concur Request trabaja mediante una serie de sencillos pasos que permite notificar sobre gastos operativos o de viajes a los gerentes y directivos antes de realizarlos. Así ningún gasto pasa desapercibido ante los responsables quienes tienen la potestad de decidir si se llevan a cabo o no. 

A continuación respondemos la pregunta ¿Qué acciones puedo realizar con las solicitudes de gasto de Concur Request?

1. Utilizar la Solicitud para la pre autorización de Cajas chicas

Concur Request es un apoyo para gestionar todos los tipos de gastos corporativos

¿Qué es el fondeo inicial de cajas chicas?

Se trata de una solicitud electrónica en la que se debe adjuntar el pagaré del fondo de caja chica para registro digital y creación de pasivo en el ERP. 

Previamente, se asigna a un responsable para la administración de la caja chica. Cualquier empleado puede crear su solicitud y adjuntar el pagaré, luego pasa por su aprobación y al final genera un pasivo en el sistema contable. Finalmente, se puede cobrar ese pagaré en el banco o introducir un cheque. 

En caso que se deba devolver el fondo de caja chica se registra la devolución del anticipo 

¿Qué es la devolución de fondo?

Es el registro digital de la devolución de efectivo, adjuntando el comprobante del depósito, transferencia o entrega del efectivo. 

¿Qué es la Pre autorización de gastos?

Es la posibilidad de pre autorización conforme a la política para aquellos gastos no planeados, emergentes más no urgentes. 

2. Gestionar el presupuesto antes de que ocurra el gasto

Se trata de segmentar el presupuesto que gastan los empleados a nombre de la compañía. Cierto es que los empleados necesitan incurrir en gastos, permitiendo a los dueños de los centros de costos que tengan visibilidad del presupuesto. 

Cada vez es más necesario tener un mayor control inteligente del gastos de los empleados pero que al mismo tiempo los dueños puedan tener visibilidad de ellos. Gracias a esta función es posible ver el gasto antes de que suceda para mejorar la toma de decisiones cuya política de gastos está integrada a la plataforma. 

Para ello es recomendable configurar alertas conforme a los límites establecidos en la política de gastos corporativos. Existen dos tipos de alertas: 

1.Alertas restrictivas

Es aquella que impide enviar la solicitud, es decir, en este caso la plataforma funciona como un auditor proactivo.

2.Alertas informativas

Informa al usuario y al aprobador para que éste sea quien decida bajo su criterio si está de acuerdo o no con dicha solicitud. 

Lo mejor es que el módulo de solicitudes se puede integrar al módulo de presupuesto el cual está diseñado para segmentar diferentes tipos de gastos, aquellos en lo que incurren todos los empleados. 

De este modo, integrar datos de Concur Request con el módulo de Budget permite mejorar el control y la visibilidad del presupuesto para administrar los gastos corporativos. Ver el patrón de gastos antes de que ocurran gracias a las solicitudes de los empleados permite medir si los mismos son adecuados dentro y fuera del presupuesto estimado ya que la solicitud por sí misma lo está indicando. 

3. Manejar las autorizaciones de “regreso a la oficina”

Tras la pandemia y la vuelta a la normalidad muchas personas han retornado a la oficina. Se hace necesario una herramienta que permita un flujo de aprobación de gastos que sea rápido y que pueda atender al número máximo de empleados permitidos. 

Dentro del mismo panel de control es posible visualizar todos los empleados activos que se encuentran al interno de la oficina y cuáles son las actividades que se encuentran realizando, permitiendo una valoración integral de la dinámica del equipo de trabajo. 

4. Instaurar un proceso sencillo de aprobación para “reanudación de viajes”

Es sabido que el 53% de los responsables de viajes y profesionales de adquisiciones instauraron “nuevas reglas para la aprobación previa al viaje” como resultado de la pandemia. Los líderes tienen que preguntar y asegurarse de qué se trata ese viaje y si el mismo es esencial para los propósitos de la compañía. 

Se estima que las empresas van a retomar su crecimiento en los próximo años con lo cual se espera que los viajes corporativos sean parte crucial de sus acciones. La necesidad de controlarlos es creciente y se puede lograr con Concur Request al: 

• Tener un proceso de aprobación simple y completo que consiste en crear un formulario de solicitud con algunos campos sencillos de llenar, modificando un flujo de aprobación condicional. 
• Un flujo de aprobación condicional es aquel que funciona bajo ciertas variables de solicitud que permite configurar revisiones más exhaustivas bajo ciertas condiciones, sea que deba ser aprobado por un director, un gerente, o que sencillamente no requiera de aprobación alguna. 

5. Integrarse con las áreas internas y la Agencia de Viajes para mejorar el apoyo a los empleados y la comunicación

Mejorar la comunicación entre las áreas internas y las agencias de viaje para mejorar el apoyo de los empleados es otro de los aspectos que enfatiza la plataforma Concur Request. 

Los empleados necesitan sentirse seguros al momento de realizar sus viajes corporativos o cuando se están transportando de manera local 

Al respecto, las notificaciones por correo electrónico estructuradas pueden contener información detallada de la naturaleza del viaje, itinerarios, reservaciones y necesidades internas. 

A su vez los detalles de las reservaciones otorgan visibilidad a las áreas internas con respecto al itinerario de sus empleados y poder así tomar decisiones de aprobación informadas. 

En ocasiones las empresas necesitan destinar a un equipo de auditores hacia una sucursal pero necesitan a su vez estar muy bien coordinados. ¿Cómo puede lograrse esto? Con una solicitud de preautorización que sea sencilla y rápida. 

Conclusión: Concur Request, la mejor opción para gastos inteligentes

Definitivamente, trabajar con Concur Request o con las solicitudes de Concur es adelantarse a las contingencias. Ofrece una variedad de características de seguridad para ayudar a los usuarios a proteger sus datos que incluyen autenticación de dos factores, encriptación de datos y control de acceso  ayudando a proteger los datos de los usuarios contra el acceso no autorizado. 

Este 2023 la automatización de solicitudes de gastos comerciales será más importante para las empresas y los empleados

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