Una mirada al futuro Cómo la inteligencia artificial transformará los T&E

Con el endurecimiento de los presupuestos, la intensificación de la competencia en el mercado y el talento cualificado cada vez más difícil de conseguir, hay expectativas crecientes de que los equipos de todas las organizaciones hagan más con menos. Y los equipos de finanzas no son una excepción.

Sin embargo, esta presión llega en un momento oportuno. El aumento de la disponibilidad de herramientas de IA (inteligencia artificial) para la población general durante el último año ha catapultado la tecnología a la corriente general, lo que ha generado especulaciones generalizadas sobre su posible impacto y entusiasmo por ello. Los líderes financieros están igualmente entusiasmados. Casi la mitad (45%) de las compañías ven oportunidades para que la inteligencia artificial mejore su proceso de pagos, gestión de gastos y analítica, según IDC.

Las soluciones de SAP Concur están diseñadas para ayudar a las compañías a capitalizar estos cambios de manera relevante, fiable y responsable. En SAP Concur, la tecnología de inteligencia artificial ha respaldado nuestras soluciones principales de viajes, gastos y facturación junto con nuestra posición de liderazgo en el mercado durante los últimos 10 años. Nuestras soluciones hacen que sea más fácil que nunca capturar, gestionar y analizar el gasto. En un mundo en el que estas tecnologías prácticamente se gestionan a sí mismas, nuestros clientes pueden centrarse en lo que les importa, desbloqueando nuevas oportunidades de innovación y nuevas vías de crecimiento.

Optimización de la experiencia del usuario a la vez que se garantiza el cumplimiento

Para los usuarios finales, el envío de viajes y otros gastos puede ser un proceso complejo que requiere mucho tiempo. Desafortunadamente, a menudo esto es un subproducto necesario de las estrictas necesidades de cumplimiento de los equipos financieros. Para ellos, garantizar la precisión de los informes de gastos es fundamental para controlar los costos.

Sin embargo, con Verify, nuestra solución de auditoría de autoservicio dentro de Concur Expense, esta compensación entre una buena experiencia del usuario y las complejas necesidades de cumplimiento desaparece. Mediante la inteligencia artificial y Machine Learning, Verify revisa automáticamente los informes de gastos para identificar posibles problemas de cumplimiento, como recibos duplicados entre empleados, gastos fuera de la política y fechas incorrectas. El departamento financiero de una compañía ya no debe preocuparse por si sus auditorías aleatorias son suficientes para identificar el incumplimiento. Verify realizará el 100% de una auditoría en su nombre, y solo aquellos informes con excepciones de Verify requieren la revisión de un auditor humano. Y a medida que la tecnología de inteligencia artificial continúa madurando, con el tiempo, la herramienta podría marcar las excepciones a las políticas desde el principio, evitando que los problemas vuelvan a ocurrir y reduciendo aún más el tiempo y el costo asociados con el proceso.

El uso de inteligencia artificial y Machine Learning para capturar recibos de gastos en el momento también ha demostrado impulsar el cumplimiento antes en el proceso de creación de informes de gastos. Cuando nuestros clientes adoptan ExpenseIt, han visto que los informes de gastos devueltos caen del 14% al 1.2%. De acuerdo con un estudio de GBTA de 2020, los empleados pueden dedicar un promedio de 18 minutos a corregir un informe de gastos enviado previamente, que cuesta aproximadamente 52 USD. Suponiendo que los empleados de una compañía envíen 1,000 informes de gastos cada mes, utilizando Concur Expense con Expenseselt podría ahorrarse unos 47,320 USD de mejoras de costos de productividad y 273 horas de personal al mes.

El resultado: Con la inteligencia artificial y Machine Learning, los usuarios obtienen una experiencia mejor y más optimizada, y los equipos de cumplimiento obtienen los informes de gastos integrales y completos que necesitan. Es una victoria para ambas partes.

Generación de perspectivas

Estamos combinando avances en inteligencia artificial generativa con nuestros inigualables datos de clientes y Machine Learning interno para aprovechar la inteligencia artificial de unas formas que ninguna otra compañía de gestión de viajes y gastos puede hacer.

Los viajes de negocios y sus gastos relacionados generan una enorme cantidad de datos. Esto hace que los viajes y gastos (T&E) de principio a fin sean ideales para casos de uso de inteligencia artificial, ya que la tecnología puede examinar los datos para reconocer patrones que no son visibles para el ojo humano, incluso un humano con la herramienta de creación de informes más avanzada. 

Considere Concur Detect by Oversight, nuestra solución de auditoría de gastos impulsada por inteligencia artificial que se centra principalmente en el análisis pospago para identificar anomalías y posibles fraudes. Al analizar los datos de gastos recopilados durante semanas y meses, Concur Detect puede analizar tendencias y patrones de pospago para identificar casos de fraude y uso indebido.

La detección de fraudes es solo el comienzo. El verdadero poder de las soluciones como Concur Detect se desbloquea cuando las compañías utilizan estos datos para informar decisiones futuras. Por ejemplo, al extrapolar las tendencias de viajes y gastos, los equipos de finanzas pueden planificar y negociar mejor sus presupuestos de gastos. La inteligencia artificial podría proporcionar las perspectivas necesarias para ajustar o reescribir las políticas de viajes y gastos en función de las necesidades y realidades empresariales. Además, esta tecnología podría ayudar a los equipos de finanzas y a los gerentes de viajes a determinar el retorno real de la inversión de viajes de negocios individuales y otros gastos, proporcionando lecciones que pueden guiar las decisiones para la compañía.

Mejorar la satisfacción de los empleados

Cuando se trata de inteligencia artificial, la automatización de los procesos no es el juego final. En su lugar, la verdadera promesa de la tecnología es eliminar las tareas laboriosas y mundanas que reducen la satisfacción de los empleados y los distraen de los elementos creativos y estratégicos de su trabajo.

Por ejemplo, considere el proceso de auditoría de gastos. Desde el punto de vista del desarrollo profesional, el ahorro de costos a corto plazo de no enviar a un empleado de alto potencial a un viaje de negocios puede no valer la posible pérdida de productividad y talento. Tal vez esto no sorprenda dado lo lento que puede ser el proceso de auditoría manual.

Sin embargo, la inteligencia artificial lo cambia. El noventa y siete por ciento de los 2.8 millones de informes de gastos que pasaron por Verify entre enero de 2022 y junio de 2023 fueron auditados automáticamente, dejando solo el 3% para ser auditados por un compañero de finanzas. Y cuando los equipos de finanzas pueden identificar automáticamente casos comunes de uso indebido, desperdicio y gastos no conformes, les libera para centrarse en trabajos de mayor valor que contribuyen más al futuro de la compañía, como la previsión y el análisis de riesgos.

Definición de una nueva función para T&E

En resumidas cuentas: Cuando se utiliza correctamente, la inteligencia artificial no solo ofrece a los equipos de finanzas nuevas formas de reducir costos. También proporciona mejores perspectivas y mayor confianza en el estado de su compañía. En este contexto, T&E desempeña un papel clave a la hora de configurar el rumbo de la compañía.

La inteligencia artificial cortará las contrapartidas históricas que las organizaciones se vieron obligadas a realizar entre la eficiencia y el cumplimiento en el proceso de T&E. El resultado de este cambio sísmico es una organización más inteligente, más resiliente, más sostenible y, en última instancia, más rentable.

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