¿Qué es la mejora de procesos empresariales?

La búsqueda de la eficiencia se mantiene constante con los años, sobre todo en el mundo corporativo, de allí que la mejora de procesos empresariales se posicione como la solución sistemática para ayudar a las organizaciones a mantener la competitividad en el mercado.

Este factor resulta fundamental para optimizar los procedimientos esenciales, tanto de soporte como de gestión, de una compañía, ayudando a que incremente su calidad, rentabilidad y productividad.

Un ejemplo de ello es mejorar procesos de reclutamiento mediante la simplificación de etapas de selección, la incorporación de softwares especializados, la automatización de tareas y el uso de plataformas de captación de candidatos.

¿Pero qué es la mejora de procesos empresariales, cuáles son las ventajas de su implementación y las metodologías utilizadas para optimizar los resultados? A continuación, desarrollaremos estos y otros aspectos de interés.

¿Qué es la mejora de procesos empresariales?

La mejora de procesos empresariales es un enfoque estratégico de análisis de los procedimientos inherentes a un área de la organización, con el objetivo de identificar obstáculos, eliminar cuellos de botella y aumentar la eficiencia.

La optimización de los procesos también conduce a la reducción de costos, mayor satisfacción del cliente, más rentabilidad para la compañía, aprovechamiento de los recursos disponibles y maximización de la productividad.

Es importante señalar que, a diferencia de la filosofía de mejora continua que requiere su integración en la cultura corporativa de la organización, la mejora de procesos empresariales puede aplicarse a procedimientos o departamentos específicos. 

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¿Cómo hacer un plan de mejora de procesos empresariales?

Desde el punto de vista estratégico, la implementación de un plan de mejora de procesos empresariales implica 5 diferentes fases:

1. Identificación del proceso

El primer paso es determinar qué procedimientos, o áreas, necesitan atención, ya sea por la presencia de cuellos de botella, falta de recursos u otras problemáticas que no han sido detectadas oportunamente. 

2. Evaluación del proceso

En este punto, es preciso realizar un mapeo o utilizar una herramienta de gestión de procesos de negocio (Business Process Management, BPM) que permita simular el protocolo en evaluación.

3. Rediseño del proceso

Conociendo los datos reales del caso, deben establecerse los objetivos de la acción de mejora, tomando en cuenta los resultados esperados, su impacto en la empresa y los recursos disponibles para la implementación de las mejoras.

Con estos elementos es posible rediseñar el proceso o área problemática, con el fin de optimizar su funcionamiento, reducir costos, ahorrar tiempo, simplificar tareas y conseguir un ambiente laboral favorable.

4. Ejecución de ajustes

La etapa siguiente es la propia ejecución de los ajustes o mejoras propuestos en el rediseño del proceso, sin perder de vista el presupuesto establecido, los plazos de entrega y la capacitación del personal encargado.  

5. Seguimiento del proceso

En el contexto de la gestión inteligente en las empresas, las acciones emprendidas deben ser monitorizadas de forma continua, tanto para evitar la ineficiencia de los procesos como para asegurar la utilidad de los cambios y aprovechar nuevas oportunidades de mejora.

Ventajas de la mejora de procesos empresariales

La mejora de procesos empresariales puede proporcionar diferentes ventajas asociadas con la organización, productividad, eficiencia y agilidad en los procedimientos de la compañía. Entre ellas destacan:

• Optimización de procesos operativos.
• Mejora de la calidad en producción y servicios.
• Aumento de la satisfacción del cliente y de su lealtad para con la marca.
• Reducción de costos operativos.
• Eliminación de actividades innecesarias o redundantes. 
• Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado y las necesidades de los consumidores y público objetivo.
• Fomento de la innovación y creatividad en la búsqueda de soluciones alternativas.
• Mejor alineación con la visión y objetivos estratégicos de la empresa.
• Promoción de la transparencia en la gestión los procesos.
• Disminución de la duración del ciclo de vida del proceso.
• Aumento de la rentabilidad de la compañía.
• Fomento de la comunicación interna y de un clima laboral positivo.

Metodologías de mejora de procesos empresariales

Las metodologías de mejora de procesos empresariales son recursos de alto valor para aumentar la eficiencia de las organizaciones a través de la identificación de problemas, reducción de errores y optimización del tiempo.

Dependiendo del tipo de procedimiento o departamento en análisis, es posible implementar metodologías populares en ambientes que promueven la filosofía de mejora continua. Algunas de estas técnicas de abordaje son:

Kaizen

El método Kaizen requiere la incorporación de cambios progresivos en los procesos, contando para ello con el apoyo de los colaboradores de la empresa en la búsqueda y ejecución de soluciones eficientes y de calidad.

Ciclo PDCA

El Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), o Círculo de Deming, es un método de gestión de negocios que consiste en planificar, ejecutar, verificar y actuar sobre los procesos problemáticos para conseguir la optimización de estos.

Lean Manufacturing

El método Lean Manufacturing está enfocado en la eliminación de actividades que no agregan valor a los procedimientos de la empresa. Esto con el fin de maximizar la eficiencia y ofrecer mayor calidad de productos y servicios al cliente.

Six Sigma

La metodología Six Sigma, o Seis Sigma, identifica y elimina las variables vinculadas con las fallas en los procesos mediante la medición constante de la eficiencia operativa de cada procedimiento.

Método de las 5s

El método japonés de las 5s está basado en 5 principios clave: Calificación (Seiri), Organización (Seiton), Limpieza (Seiso), Estandarización (Seiketsu) y Hábitos o Disciplina (Shitsuke).

La implementación de las 5s organiza las funciones que realizan los trabajadores de la empresa, apelando a la simplicidad y el orden lógico como medio para incidir en la productividad sin aumentar el gasto operativo.

Matriz Eisenhower

Quizás una de las metodologías más conocidas en el entorno empresarial, la matriz Eisenhower permite categorizar tareas en cuatro áreas específicas, según la naturaleza de estas. Dichas áreas son:

• Urgente e importante.
• Importante, pero no urgente.
• Urgente, pero no importante.
• Ni urgente ni importante. 

Ahora que conoce más sobre qué es la mejora de procesos empresariales y cuáles son las ventajas de su implementación, descubra cómo SAP Concur puede ayudar en la optimización de los procedimientos de su organización.

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