Presupuesto de viajes de negocio: qué debe contemplar

El presupuesto de viajes de negocio es una herramienta fundamental para garantizar la correcta administración de gastos en la empresa y cumplir con la política interna de la organización.

El término viaje de negocios hace referencia a los traslados nacionales e internacionales realizados por colaboradores de la empresa, por motivos laborales tales como:

• Participación en eventos, conferencias y talleres;
• reuniones con proveedores, socios y clientes;
• entrevistas con talentos, potenciales clientes y/o aliados comerciales;
• visitas a instalaciones de la compañía (nuevas o antiguas);
• incursión en nuevos mercados;
• relanzamiento de productos y servicios;
• crecimiento del negocio.

Por norma, los viajes empresariales están estrechamente vinculados con la consecución de los objetivos estratégicos de la organización, por este motivo es indispensable incluirlos en la planificación de gastos corporativos.

Pero, ¿cómo desarrollar un presupuesto de viajes de negocios?

A continuación, abordaremos los distintos elementos que debe contemplar este tipo de plan de operaciones, principalmente, para asegurar mayores beneficios y un rápido retorno de inversión.

¿Qué debe contemplar un presupuesto de viajes de negocio?

La creación de un presupuesto de viajes de negocio requiere considerar las variables que inciden en el éxito del traslado de los colaboradores y en el cumplimiento de la misión propuesta, a saber: 

Recursos financieros

Las finanzas de la empresa juegan un papel esencial en la preparación del presupuesto de viajes de negocio, ya que los recursos disponibles para el traslado dependen de los ingresos y de las utilidades de la compañía.     

Recuerde que, si se trata de un viaje internacional, es preciso contemplar los precios locales, gastos asociados con el tipo de cambio y la gestión de documentos indispensables, como visados. 

Cronograma de trabajo

El cronograma de trabajo presenta en orden cronológico las tareas asignadas a los colaboradores que emprenderán el viaje. Este documento, debe incluir:

• Responsables (número de viajeros);
• lista de actividades o eventos;
• itinerario —si existe más de un destino o varios locales a visitar en la misma ciudad.

La información del cronograma de trabajo y los recursos disponibles permiten determinar la duración del viaje (fechas de partida y retorno), y optimizar procesos como compra de pasajes, reservas de alojamiento y alquiler de vehículos.

Al conocer con antelación las fechas de partida y de retorno, las empresas pueden conseguir descuentos importantes en la adquisición de boletos, en especial, si el viaje se realiza durante la temporada baja.

De la misma forma, la elaboración del cronograma de trabajo facilita la comparación de precios de proveedores de servicios como hoteles y restaurantes, para elegir la mejor opción sin sacrificar la comodidad de los colaboradores.

No olvide que un buen cronograma de trabajo incluye el cálculo estimado del tiempo que le tomará al trabajador trasladarse de un lugar a otro, en caso de que existan diferentes locaciones y eventos.  

Transporte

Este concepto comprende tanto los pasajes o boletos de avión, como los medios de transporte que utilizará el viajero al llegar a destino: taxis, automóviles alquilados o vehículos pertenecientes a la flota interna de la organización.   

El responsable de gestión de viajes de la empresa o travel manager evaluará los costos relacionados con los diferentes servicios, para elegir la opción que mejor se ajuste al presupuesto, las condiciones del viaje y las necesidades del trabajador. 

Seguro de viaje

El seguro de viaje es un recurso fundamental para proteger a los colaboradores de incidentes como retrasos, pérdida de equipaje, robos, anulación de reservas, accidentes o cualquier otro tipo de emergencia que pueda colocar en riesgo al viajero corporativo.

Alojamiento

Como fue mencionado previamente, la planificación anticipada de los viajes de negocios incide de manera positiva en el presupuesto, dado que ofrece al travel manager la oportunidad de comparar hoteles y encontrar el mejor precio, optimizando los recursos de la empresa.

Alimentación

Generalmente, este renglón incluye las tres comidas principales: desayuno, almuerzo y cena. Dependiendo de la política de viajes de la empresa o de los acuerdos firmados con los trabajadores, puede incluirse la merienda.

El monto destinado a alimentación debe calcularse individualmente para cada colaborador, por día y por número de comidas. Algunos alojamientos ofrecen a sus huéspedes desayunos o almuerzos, lo que supone un ahorro para la compañía. 

No obstante, considere que almuerzos y cenas con clientes, socios o proveedores por motivos laborales, también tienen que ser contabilizados con el presupuesto de alimentación de los viajeros corporativos.  

Gastos adicionales

Estos recursos están destinados a cubrir imprevistos tales como impresión de material informativo, contratación de servicio o dispositivos de Internet móvil, roaming del teléfono corporativo durante viajes internacionales y alquiler de equipos o locales.  

Es importante señalar que los gastos de alojamiento, transporte, alimentación y extras relacionados con la actividad profesional son calificados como viáticos permanentes o accidentales, de acuerdo con el tipo de pago generado, regular u ocasional.

¿Cómo controlar el presupuesto de viajes de negocio?

Existen diferentes instrumentos que pueden utilizarse para controlar el presupuesto de viajes de negocio, entre ellos destacamos las tarjetas corporativas y las soluciones digitales como Concur Travel y Concur Expense de SAP Concur.

Las tarjetas corporativas son un producto financiero utilizado por las empresas para gestionar con mayor precisión los gastos de los colaboradores, durante los viajes de negocio. Pueden ser de débito, crédito, servicio o prepago.

Si bien las tarjetas corporativas son un instrumento eficiente para la administración de recursos, es posible optimizar sus prestaciones combinándolas con soluciones digitales, diseñadas específicamente para el segmento de los viajes.

Tal es el caso de Concur Travel de SAP Concur, una herramienta creada para simplificar el proceso de reservas en alojamientos y medios de transporte; capturar los datos de gastos y viajes en un solo tablero; y garantizar el cumplimiento de la política empresarial.

Por otra parte, Concur Expense de SAP Concur es capaz de integrarse con Concur Travel para automatizar la gestión de gastos; capturar recibos; procesar la información de forma automática; y rastrear datos puntuales. Todo en una única plataforma y sin restar autonomía a los viajeros corporativos.       

Ahora que conoce un poco más sobre qué debe contemplar un presupuesto de viajes de negocio y cómo las soluciones digitales pueden ayudar a optimizar el proceso ¿por qué no llevar su empresa al siguiente nivel? Solicite una reunión con un experto de SAP Concur y obtenga su cotización.