Importancia de los servicios de conserjería durante los viajes de negocios

Los viajes corporativos requieren una planificación bastante más estricta que la de uno recreativo. Puesto que, un pequeño error o inconveniente, en apariencia insignificante, puede desembocar en la pérdida de una negociación importante para la empresa, o incluso, en un malentendido con proveedores y clientes. Por fortuna, en función de evitar ese tipo de situaciones, existen los servicios de conserjería. 

Los servicios de conserjería ofrecen un apoyo integral en cuanto a la gestión de viajes corporativos se trata. A decir verdad, son muchos los procesos en los que pueden participar y ofrecer múltiples opciones, alternativas y soluciones. 

Sin embargo, su relevancia no siempre es totalmente reconocida. Por eso, a lo largo de este texto, le mostraremos todos los beneficios que este tipo de agencias puede aportar a la gestión de sus viajes de negocios. Así, abordaremos qué es lo que las hace tan importantes.

Necesidad de servicios de conserjería en los viajes de negocios

Considerar todos los factores necesarios para la ejecución de un viaje corporativo, así como realizar una planificación acorde a ellos, puede requerir una cantidad de tiempo impresionante. 

Claro que, estos procesos pueden llevarse a cabo sin mayores inconvenientes. Sin embargo, el contar con personas capacitadas que se encarguen de ello, como los conserjes corporativos, permite dedicar nuestro tiempo aspectos mucho más cruciales. 

Por otra parte, los servicios de conserjería cumplen una multitud de funciones, como: 

• Reservaciones de vuelos, restaurantes, salones, entre otros. Búsqueda de alojamiento. 
• Planificación del horario. 
• Resolución de problemas. 
• Asistencia y asesorías acordes al viaje. 

Que, de ejecutarse de forma aislada, requerirían de una mayor inversión de recursos, tanto en personal experto, como en tiempo. 

Teniendo en cuenta que esta lista es apenas una pequeña parte de su cartera de servicios, podemos decir que, sin lugar a dudas, los conserjes corporativos suplen más de una necesidad de gestión, optimización, y toma de decisiones.

Los mejores beneficios de contratar un servicio de conserjería 

Con la gran cantidad de necesidades empresariales que puede solventar un conserje corporativo, no es de extrañar que sus beneficios parezcan interminables. 

A continuación, le mostramos los que, a nuestro parecer, hacen que su contratación sea un factor sumamente importante durante los viajes de negocios.

1. Asistencia personalizada y orientación local

Algo es seguro, y es que el conserje corporativo conocerá muy bien el sitio del viaje.  

De este modo, no solo podrá ofrecerle asistencia personalizada de acuerdo a sus necesidades y expectativas, sino que además, le orientará en la zona siempre que sea necesario. 

Asimismo, muy probablemente tenga contacto o acuerdos con empresas pertenecientes al lugar, lo que le permitirá obtener beneficios en ciertos locales o espacios recreativos, que, de otra manera, su empresa no podría conseguir por cuenta propia. 

2. Resolución de problemas y gestión de imprevistos

Debido a lo anterior y a su experiencia en el área, el conserje tiene una enorme capacidad de resolución de inconvenientes. Poco importa si se trata de un problema menor o mayor, seguramente, esta persona tenga la solución más rápida y efectiva a la mano. 

Solo como ejemplo, si el vuelo se cancelase, este ya tendría una segunda opción premeditada, o al menos, la conseguiría pronto. Igualmente, si existiese un retraso en la llegada a determinada reunión, se encargaría de gestionar a tiempo su cancelación y su nuevo agendamiento.

3. Seguridad y tranquilidad para los viajeros corporativos

Una de las prioridades de los conserjes corporativos es la tranquilidad de las personas incluidas en el viaje. Por lo general, estos se mantendrán al tanto de cualquier eventualidad o inconveniente que pudiera afectar, en mayor o menor medida, la seguridad de los viajeros. 

Así mismo, priorizarán los alojamientos, zonas y puntos de encuentro con altos niveles de seguridad. Descartando, por supuesto, a los lugares que representen un alto riesgo para la integridad física o emocional del equipo.

4. Control y optimización de gastos

Tal como si se realizara con un software de control de viáticos, el conserje puede encargarse de gestionar y administrar los gastos destinados al viaje. De esta manera, se asegura de no sobregirar el presupuesto y permite que la atención de los colaboradores se centre en los asuntos relacionados con los objetivos del viaje.

No conforme, gracias a las conexiones que mencionábamos anteriormente, el servicio de conserjería puede conseguir los mejores precios en cuanto a hospedaje, comida, alquileres, transportes, entre otros.

Lo que, en definitiva, termina representando un importante ahorro en el presupuesto premeditado por la empresa.

5. Comodidad a lo largo del viaje

Si bien el conserje cumple con funciones específicas como las que hemos mencionado a lo largo de este texto, es importante destacar que, la mayoría del tiempo, no se limita a ello. 

Cuando la situación lo amerite, puede recordar detalles valiosos, cambiar los planes acordes a la necesidad, optimizar el tiempo disponible, gestionar los proveedores, entre otros. 

Lo anterior facilita que los colaboradores se sientan mucho más cómodos y seguros durante el viaje. De esta manera, no solo tendrán una mayor satisfacción laboral, sino que, además, lo compensarán dando lo mejor de sí para alcanzar las metas del viaje. 

¿Cómo mejorar la experiencia de viaje de negocios con servicios de conserjería?

Para asegurarse de sacar el máximo provecho a un servicio de consejería, puede tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Confíe en el servicio: Recuerde que los conserjes son personas experimentadas y capacitadas. Permita que se encarguen de su viaje sin demasiadas preocupaciones.
• Sea lo más específico posible: Tal como si se tratara de una inteligencia artificial, deberá ofrecer la mayor cantidad de detalles que sean posibles.
• Deje claro sus objetivos: Explique al conserje qué espera conseguir con ese viaje.
• Realice un seguimiento: Dedique un momento a preguntarle al servicio de consejería qué han planificado o gestionado para su viaje.

Servicios de conserjería: El apoyo que necesita para sus viajes corporativos

Si hay algo que podemos afirmar con seguridad, es que los servicios de conserjería forman parte importante de la planificación de un viaje corporativo. 

Por lo que, en definitiva, contar con ellos representa una ventaja muy significativa para cualquier empresa que tiene como prioridad el éxito en cada uno de sus viajes de negocios. 

Claro que, si de éxito hablamos, contar con un software de gestión es casi indispensable. Para ello, puede agendar una cita con nosotros.