7 herramientas imprescindibles para una correcta toma de decisiones empresarial

La toma de decisiones empresarial es un proceso estratégico de gran valor para los negocios, especialmente, en tiempos de crisis o de recuperación económica. Afrontar problemas como las limitaciones de recursos, requiere de una gran capacidad de discernimiento por parte de los líderes gerenciales y sus equipos de trabajo.

Para enfrentar las dinámicas cambiantes de los mercados y los procesos productivos resulta clave comprender la importancia de usar herramientas correctas al momento de tomar acciones. Estas herramientas deben permitirles a las empresas recopilar y analizar datos de forma eficiente, a pesar de los vaivenes de la economía, sin perder el foco en los resultados esperados.

Si busca optimizar la toma de decisiones en su empresa, en este artículo le explicamos 7 herramientas imprescindibles para lograr este objetivo.

¡Vamos a ello!

Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) 

El análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), también conocida como matriz DAFO, es una herramienta bastante útil para la toma de decisiones estratégicas. 

Su ventaja principal es que permite evaluar los factores internos y externos que pueden afectar, en el momento actual, el logro de los objetivos para una persona, proyecto u organización. 

¿Cómo funciona? 

FODA ayuda a analizar: 

• Fortalezas: los aspectos sobresalientes o con ventaja competitiva de la persona o negocio. 
• Oportunidades: las tendencias del mercado, aperturas o situaciones aprovechables a corto, mediano y largo plazo. 
• Debilidades internas: las deficiencias o áreas frágiles que se necesitan mejorar o fortalecer. 
• Amenazas externas: los factores del entorno que pueden preverse o impactar negativamente el éxito o continuidad de cualquier iniciativa, proyecto, área, etc. 

Ejemplo de uso

Imagine que su empresa necesita adquirir nuevas herramientas para el teletrabajo que mejoren el flujo de tareas y la comunicación interna de su talento humano.

Al realizar un análisis FODA podrá identificar las fortalezas que podrían llevarle a tener éxito. Por ejemplo, que sus equipos de trabajo sean proactivos.

Lo siguiente será detectar las oportunidades y debilidades que podrían favorecer u obstaculizar el éxito (como la falta de conocimiento de las nuevas herramientas), así como las amenazas que podrían presentarse (gastos elevados, normas regulatorias a cumplir, etc.)

Matriz de Priorización 

La matriz de priorización es muy usada para gestionar proyectos y su calidad. Ayuda a comparar las distintas opciones y las alternativas que una empresa dispone, antes de tomar decisiones. 

¿Cómo funciona? 

Esta herramienta se puede representar gráficamente como una tabla, con puntajes para cada una de las opciones. Para ello, el equipo debe seguir estos pasos: 

• Definir el objetivo que se desea alcanzar. 
• Identificar las opciones, enlistando cada alternativa u opción disponible. 
• Establecer criterios necesarios para escoger o descartar las opciones. Por ejemplo, costo, impacto, rapidez de implementación o urgencia. 
• Asignar un peso o valor para cada criterio.
• Comparar y seleccionar la alternativa que obtenga una puntuación más elevada.  

Ejemplo de uso 

Supongamos que su empresa tiene varias iniciativas de proyectos, pero cuenta con recursos limitados para implementarlos. 

Podría usarse una matriz de priorización para evaluar cada proyecto en función de criterios puntuales como el impacto potencial en los ingresos, el costo, el tiempo que se necesitará para la implementación y la alineación con los objetivos estratégicos de la organización. 

Análisis Costo-Beneficio 

Esta herramienta ayuda a evaluar y establecer comparaciones entre los costos (monetarios y no monetarios) y los beneficios o impactos negativos y positivos de las distintas opciones o proyectos. 

¿Cómo funciona? 

Su equipo debe identificar y colocar en una lista todos los costos y beneficios que implique cada opción o proyecto. Luego, se asigna un valor cualitativo o cuantitativo a cada costo y beneficio que fue identificado. La opción más favorable es aquella en la que los beneficios superan a los costos. 

Ejemplo de uso 

Si en su empresa están considerando una inversión importante, como la compra de nueva maquinaria o actualizar su sistema de TI, podrían realizar un análisis costo-beneficio. Entonces, comparen el costo de la inversión con los beneficios que se esperan, por ejemplo: reducir los gastos, aumentar las ventas o mejorar la eficiencia. 

Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado) 

También llamado análisis de causa-efecto, ayuda a visualizar y analizar con claridad cuál es la raíz de un problema o cuál es su efecto no deseado. Así que es muy útil para identificar un problema y abordarlo. 

¿Cómo funciona?  

Su equipo deberá plasmar en un diagrama todas las causas posibles de un problema. Para ello, se colocará en la cabeza del pescado el problema que se desea analizar. Puede ser la insatisfacción de los clientes, los defectos de un producto o alguna falla operativa. 

Mediante una lluvia de ideas, cada miembro del equipo aportará las posibles razones de la situación. A lo largo de la espina central, se dibujan las espinas oblicuas con las categorías principales que son las raíces potenciales del problema. 

Luego, se analiza el diagrama y las interrelaciones entre las distintas causas que fueron detectadas, para aportar las soluciones. 

Ejemplo de uso 

Si su empresa enfrenta un problema, como un aumento en la tasa de defectos de un producto, pueden usar un diagrama de Ishikawa para identificar qué está fallando en categorías como materias primas, métodos de producción o deficiencias en el entorno de trabajo.   

Mapa Estratégico 

Esta herramienta puede ser muy útil al implementar una alternativa y visualizar la estrategia empresarial. Como permite ver la solución, el equipo puede planificar de manera efectiva sus acciones y asegurarse de que todos comprendan el plan. 

¿Cómo funciona? 

Primero se define la visión y misión de la organización y se ubican en un diagrama visual. Luego se suman los objetivos estratégicos, los cuales son identificados siguiendo el esquema SMART (objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes) y se pauta un tiempo determinado para su cumplimiento. 

Lo siguiente es describir de forma gráfica las perspectivas estratégicas, así como las métricas o indicadores claves de desempeño (KPIs). El último paso, es asignar las iniciativas (proyectos o acciones) necesarias para lograr los objetivos, vinculándolas con las KPIs.  

Ejemplo de uso 

Para comunicar una estrategia empresarial a todo el personal de la empresa, puede crearse un mapa estratégico. Si se quiere mejorar el flujo de los viajes corporativos, por ejemplo, establezcan un mapa con los beneficios de gestionar viajes con herramientas digitales.

Así pueden mostrar cómo diferentes objetivos estratégicos están relacionados con la toma de decisiones empresarial y también, cómo se espera que las iniciativas y los proyectos contribuyan al logro de los objetivos.   

Tablero de Control o Cuadro de Mando Integral (CMI) 

Un tablero CMI puede ayudar a su empresa a evaluar la efectividad de una decisión. Al monitorear el progreso hacia los objetivos, el equipo puede evaluar si la solución está funcionando tal como se esperaba.  

¿Cómo funciona? 

El tablero CMI, también conocido como Balance Scorecard (BSC), ofrece un marco completo para medir el rendimiento financiero de la organización y tener perspectivas de otras categorías estratégicas que son importantes para el éxito. 

Estas perspectivas son la visión del cliente y su satisfacción, la eficacia de los procesos internos y el aprendizaje y crecimiento del capital humano de la organización. 

Ejemplo de uso 

Podría usarse un CMI para monitorear el rendimiento de su empresa en relación con sus objetivos estratégicos. Para ello, podría hacerse un tablero con los indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con las finanzas, los clientes, los procesos internos y el aprendizaje e innovación. 

Software de gestión de gastos corporativos 

Un software centrado en la gestión de gastos corporativos es muy ventajoso en varias etapas del proceso de toma de decisiones empresarial.

El software que le ofrece SAP Concur, por ejemplo, puede ayudarle en las etapas cruciales de recopilación de información (conocer los datos) y para desarrollar y analizar alternativas.  

¿Cómo funciona? 

El software de gestión de gastos corporativos es una solución que automatiza y simplifica la gestión de gastos. 

Las empresas pueden capturar gastos de múltiples fuentes, automatizar el proceso de informes de gastos, y obtener una visión completa y precisa de sus finanzas.

Esto no solo reduce el tiempo y los errores asociados con la gestión manual de gastos, sino que también permite a las empresas tomar decisiones de gasto más informadas y estratégicas. 

Ejemplo de uso  

Si su empresa tiene problemas para rastrear y controlar los gastos, implementar el software de gestión de gastos corporativos de SAP Concur puede ayudarle a automatizar el proceso de informes de gastos. También, mejorar la visibilidad del uso de los recursos y reducir el riesgo de fraude y errores en los presupuestos y pagos de viajes de sus empleados. 

Siga la ruta para optimizar su toma de decisiones empresarial  

Con frecuencia, las empresas se enfrentan a situaciones retadoras y, en ocasiones, aparecen eventos disruptivos que generan incertidumbre en los mercados.  Una toma de decisiones empresarial es especialmente importante en este contexto, como clave para el éxito.  

Las herramientas para la toma de decisiones son fundamentales para garantizar que las acciones empresariales se basen en datos precisos y análisis rigurosos.

Recursos como el análisis FODA, la espina de pescado o el software de gestión de gastos corporativos de SAP Concur, permiten a las empresas evaluar diferentes escenarios, identificar oportunidades y riesgos, y tomar decisiones informadas que pueden mejorar la competitividad y eficiencia. 

Si quiere optimizar su toma de decisiones empresarial agende una cita con nuestro equipo. Lo invitamos a obtener una cotización y explorar cómo SAP Concur puede ayudarle en la gestión eficiente de su empresa.