9 consejos para lograr una gestión de información efectiva

La gestión de información es un término general que abarca el conjunto de procesos y técnicas empleadas para recopilar, almacenar, organizar, acceder y distribuir la información de manera eficaz. 

Esto incluye la identificación de información relevante, su recolección, organización, almacenamiento seguro, acceso y distribución, la retención y disposición adecuada de la información, así como el uso de tecnologías como la gestión de documentos (DM), gestión de activos digitales (DAM) y gestión de contenidos web (CM). 

Todo esto, que compone la gestión de información, es beneficioso para todas las empresas, independientemente de su tamaño o industria. 

Por esa razón, en esta ocasión le mostraremos las mejores prácticas de gestión efectiva de información para que pueda aplicarla en su organización. 

1. Utilice la tecnología de la nube 

Para gestionar de forma eficaz la información de su empresa, necesita de una base centralizada que brinde rapidez, flexibilidad y seguridad. 

En ese sentido, las plataformas y softwares que proporcionan alojamiento en la nube le permitirán acceder a la información de su organización desde cualquier lugar y a través de diferentes dispositivos con acceso a internet. 

Pero eso no es todo, una de sus ventajas más importantes es que ofrecen mecanismos de protección y seguridad altamente confiables, por lo que su información estará segura y siempre disponible.

2. Digitalice sus registros 

Al igual que la tecnología en la nube, una de las principales cosas que debe hacer para gestionar la información de su empresa es digitalizar todos sus registros en papel. 

La digitalización de todos los documentos de su negocio le permitirá buscar y encontrar información específica mucho más rápido, además de ahorrar dinero en espacio de almacenamiento al reducir la necesidad de dispositivos de almacenamiento físico. 

3. Aproveche las herramientas de comunicación 

Uno de los principales factores para una gestión de información efectiva es el uso de herramientas que mejoran la comunicación. 

Con el uso de aplicaciones que automatizan la comunicación interna y externa de su empresa, puede incrementar el flujo de información intercambiado y transmitido entre diferentes áreas y profesionales de la organización, lo que asegura la confiabilidad y la agilidad de acceso de los datos. 

4. Establezca funciones y responsabilidades claras 

Para gestionar la información de forma efectiva e inteligente, las empresas deben tener pautas claras para el empleo de la información e iniciativas de capacitación para los trabajadores. 

Es importante que los colaboradores tengan expectativas claras de sus roles dentro de la organización y puedan comunicar esas expectativas a los demás de forma comprensible. 

Por lo general, esto se consigue mediante la designación de "guardianes" de la información que tienen la responsabilidad de generar o adquirir los recursos del conocimiento de la empresa, autorizar su uso, administrar el acceso y garantizar su calidad. 

5. Asegúrese de que todos los colaboradores tienen acceso a las mismas herramientas, sistemas e información 

Un aspecto clave de una gestión de información exitosa es que sus empleados tengan acceso a los mismos datos y al mismo sistema de gestión. 

De esta forma, aprovecharan sus habilidades al máximo y aumentaran su motivación y productividad. 

Puede utilizar soluciones basadas en la nube y aplicaciones móviles para asegurarse de que todas las partes interesadas tengan acceso.

6. Enfóquese en la adopción 

Un sistema de gestión de información solo puede tener éxito si realmente lo emplea el personal, y no basta concentrarse simplemente en instalar el software de manera centralizada. 

En la práctica, la mayoría de esta clase de sistemas necesita la participación activa de los colaboradores de toda la empresa. Por ejemplo: 

• El personal debe almacenar todos los archivos clave en el sistema de gestión de registros y documentos. 
• Los encargados de la capacitación deben utilizar un sistema de gestión de contenido para entregar paquetes de aprendizaje online al personal. 
• Los trabajadores de primera línea deben capturar en el sistema los detalles de sus interacciones con los clientes.

En todos estos casos, y muchos otros más, el desafío es que la adopción del sistema de gestión de información se lleve a cabo para garantizar que los datos requeridos se almacenen en el sistema. 

Esto significa que los proyectos deben diseñarse cuidadosamente desde el principio para garantizar que se logre una adopción adecuada del sistema.

7. Ofrezca beneficios visibles y tangibles

Implementar o mejorar la gestión de información no es suficiente por su cuenta. Aunque esto proporciona beneficios reales, por lo general no impulsa los cambios culturales necesarios ni ayuda a lograr la adopción por parte de los colaboradores. 

En muchos casos, los proyectos de gestión de información se enfocan inicialmente en incrementar la productividad de los administradores o editores de la información. 

Si bien estos son proyectos valiosos para una empresa, pasan desapercibidos para el resto de la organización, ya que puede ser difícil demostrar el retorno de la inversión de este tipo de proyectos. 

En cambio, los proyectos de gestión de información deben diseñarse de manera que proporcionen beneficios tangibles y visibles. 

La entrega de estos beneficios implica la identificación de necesidades comerciales específicas que deben satisfacerse, lo que permite una medición significativa del impacto de los proyectos en el funcionamiento de la empresa.

8. Desarrolle políticas

Las políticas de gestión de información brindan un mejor enfoque para que su organización administre la difusión de la información. 

Es esencial definir pautas sobre cómo se recopilan, almacenan y distribuyen los datos. 

Además, al desarrollar, implementar y administrar estas políticas, su empresa puede implementar con éxito su visión.

9. Garantice la seguridad de la información 

Proteger y preservar la información de su empresa es una práctica esencial de la gestión de información. 

Cuando se trata de gestión avanzada, una de las principales prioridades que debe tener su empresa es la seguridad de los datos digitales. 

Busque el apoyo de herramientas que le ayuden en este proceso y soluciones de firewall, antivirus y antispam, entre otros, que mantengan los datos protegidos.

¡Hasta aquí llegamos! La gestión efectiva de la información es esencial en el entorno empresarial actual, puesto que permite tomar decisiones informadas, optimizar procesos, mejorar la colaboración y proteger la información confidencial. 

Siguiendo las mejores prácticas y empleando las herramientas adecuadas, su organización podrá obtener beneficios significativos y mejorar su competitividad en el mercado. 

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