Automatización de procesos: ¿En qué consiste y qué beneficios proporciona?

8 de Septiembre de 2021

La automatización de procesos ha adquirido gran valor en los últimos años en las compañías de todo el mundo, debido a la necesidad de agilizar y hacer más eficientes los sistemas de producción y comercialización de productos.

Y es que, al implementarla, se logran eliminar errores, reducir costos y tiempo, como consecuencia de una mayor eficiencia en las actividades.

Básicamente, se trata de sustituir el trabajo manual por procedimientos automáticos mecánicos o computarizados, lo cual se ha convertido en una de las claves de la rentabilidad de las organizaciones.

En las siguientes líneas, le contaremos todo lo que tiene que saber sobre la automatización de procesos y cuáles son los beneficios que puede proporcionar a su empresa.

¿Le interesa el tema? ¡Comencemos!

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en diseñar procedimientos, con la finalidad de utilizar las capacidades de los sistemas en la ejecución de diferentes tareas, las cuales anteriormente eran realizadas por seres humanos.

A partir de la sistematización, usted, como encargado de su compañía, tendrá la posibilidad de controlar, corregir, y tener más visibilidad de los flujos de trabajo.

A continuación puntualizamos algunas ideas que le servirán para entender mejor de qué trata:

• Gracias a la automatización, se retorna algo de inversión, dado que implica un mayor ahorro.
• Brinda una ventaja competitiva, debido a que se entregan productos y servicios a menor costo, con mayor calidad y más rápido.
• Frente a ello, hoy en día más organizaciones, independientemente de su tamaño, están implementando la automatización de sus procesos.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos?

Organizaciones de todo el mundo han experimentado un sinfín de beneficios, tras la automatización de procesos en sus líneas de producción y comercialización.

Enseguida puntualizaremos algunos de ellos, para que tenga una idea de lo que podría lograr:

• Mayor control y seguimiento de las actividades de su organización, de manera detallada y completa.
• Reducción del tiempo de ciclo de los procesos, desde su inicio hasta su fin.
• Posibilidad de eliminar el intercambio de información por medio del papel.
• Eliminación de los llamados tiempos muertos, los cuales se producen entre el momento en que termina una tarea y se inicia la siguiente.
• Agilización de la comunicación entre las áreas y departamentos de su organización.
• Intercambio de información entre sistemas de forma automática, evitando posibles errores en el envío de recapturas.
• Obtención de indicadores de desempeño (KPIs), actualizados en tiempo real.
• Seguimiento de cada etapa del proceso de producción o comercialización de un producto o servicio.
• Identificación de los cuellos de botella, tareas redundantes o que le restan valor a los procesos.
• Recepción de alertas mediante notificaciones automáticas sobre lo que ocurre en alguna parte del proceso.
• Acceso a toda la información de manera ágil, debido a que se encuentra centralizada.

¿Cuál es el impacto de la automatización de procesos en la gestión empresarial?

Todos los procesos que involucran una mayor cantidad de volúmenes de información y que, además, son de una importancia estratégica para las compañías, son prioritarios en los planes de automatización.

De ese modo, ha sido posible minimizar duplicidades y otros errores que ocasionan costos extras y comprometen la estabilidad de las finanzas y la operatividad de las compañías.

Una de las claves de la automatización es el control y gestión de las tareas y actividades en tiempo real.

Para lograrlo, existen plataformas digitales y soluciones que ofrecen la posibilidad de que los empleados capturen información desde cualquier lugar y tengan acceso a ella de manera remota e inmediata.

¿Cuáles procesos puede automatizar en su empresa?

La automatización de procesos es esencial para las compañías, ya que permite agilizar mecanismos de producción y comercialización, mediante herramientas tecnológicas que hacen que todo sea más rápido y eficiente.

Enseguida clasificaremos las áreas en las que la automatización y transformación digital de procesos es ideal.

Vamos a agruparlas por áreas y funciones. ¡Tome nota!

1. Comercial

Esta es una de las áreas más importantes y donde la automatización de los procesos tiene mayor éxito. Involucra tanto al departamento de marketing como a ventas, y contempla lo siguiente:

• Seguimiento de las campañas
• Elaboración de propuestas y cotizaciones
• Desarrollo de nuevos productos
• Gestión de oportunidades comerciales

2. Administración y finanzas

Esta es una de las áreas de mayor cuidado y control, ya que involucra el capital de la empresa.

Contempla soluciones de automatización como:

• Control de viajes y gastos
• Facturación
• Cobranza
• Pago a proveedores
• Compras
• Cancelación de la nómina

3. Operaciones

Es uno de los rubros con mayor relevancia porque contempla actividades cruciales para la compañía relativas a la maximización de sus recursos.

Contempla soluciones relacionadas con:

• Planes de producción
• Logística
• Solicitud de materias primas e insumos

4. Recursos humanos

Involucra la dirección, coordinación y organización de los colaboradores de una empresa, a fin de poner en marcha las distintas áreas que la componen.

Las soluciones de automatización contemplan:

• Reclutamiento y selección
• Movimiento de personal
• Alta y contratación
• Desarrollo de personal

5. Procesos transversales

Son todas las acciones alternas que también dan valor al negocio, entre ellos el contacto con clientes.

La automatización en esta área contempla soluciones para:

• Contacto del cliente al pedido.
• Compras y pagos
• Pedidos y cobros
• Resolución de incidentes
• Logística y procesamientos de pedidos

¡Llegamos al final!

Como ve, la automatización de procesos es un mecanismo de optimización crucial para las empresas de hoy en día. Mediante la agilización de actividades, eliminación de errores y reducción de costos es posible maximizar la rentabilidad de toda la compañía.

Además, la automatización no está destinada solo a las grandes compañías, ¡estas soluciones se adaptan a todas las empresas! El camino al éxito es dar el primer paso.

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