¿Cómo optimizar la gestión de gastos operativos con soluciones digitales?

27 de Abril de 2022

¿Conoce realmente qué son los gastos operativos? ¿Sabía que forman parte esencial para el desarrollo de las empresas?

Comprender por qué un gasto es inherente a la actividad, incluso mucho antes que esta sea operativa, es algo que te ayudará en administrarlos de forma correcta una vez que conozcas sus características.

Una empresa exitosa no es aquella que se enfoca en cuántos ingresos tiene, si no en cuánto deja de gastar, es decir, la manera más sencilla de incrementar las ganancias se basa en optimizar los gastos operativos.

En este artículo abordaremos a profundidad estos aspectos y otros puntos de interés. Lo invitamos a seguir leyendo hasta el final.

Diferencia entre costos y gastos

Para tener una contabilidad sana es primordial llevar el control y seguimiento de un presupuesto, los ingresos, egresos y determinar las utilidades o pérdidas del negocio en un periodo de tiempo.

De ahí la importancia en conocer y entender los gastos operativos, pues ellos son el centro de atención en las empresas al momento de tomar decisiones que emprendan acciones para maximizar ahorros, y ser más eficientes con el objetivo de generar rentabilidad en el negocio.

Costos

Son las erogaciones en las que incurren una empresa con la finalidad de producir un producto bien o servicio, entre las que se tienen:

• Materia prima;
• Mano de obra a destajo;
• Salarios del personal de planta;
• Mercancías;
• Flete;
• Depreciación de equipos y máquinas;
• Servicios públicos;
• Alquileres.

Gastos

Son las erogaciones destinadas únicamente a la distribución o venta del producto, bien o servicio, es decir, son los desembolsos por la administración de la empresa, entre los que se encuentran:

• Salarios del personal administrativo;
• Papelería;
• Capacitación;
• Publicidad, correo;
• Depreciación de muebles y enseres;
• Vendedores;
• Mantenimiento de vehículos.

Gastos operativos: qué son y tipos

Son aquellos desembolsos que se ejecutan para llevar a cabo las operaciones y actividades diarias. Son esenciales para lograr los objetivos de una empresa. Un riguroso control y una gestión de alto desempeño, garantizaran márgenes de ganancia, así como el crecimiento sostenible del negocio.

Los gastos operativos deben estar bien definidos e identificados para determinar el umbral de rentabilidad de la empresa. Por tanto, es de gran utilidad tener siempre presente la siguiente fórmula:

• Gastos de operación = Gastos de ventas + Gastos administrativos + Gastos financieros + Gastos de fabricación.

¡Veamos cada uno de los gastos que componente este valor!

I. Gastos de ventas

Son los que se generan producto de la venta o intercambio comercial de bienes y servicios y que atiendan a las necesidades de los clientes. Tales como:

• Pago de salario del personal de ventas;
• Alquiler de locales para exhibir mercancías y servicios;
• Depreciación de los equipos utilizados en el área de ventas;
• Publicidad y campañas promocionales;
• Comisiones de ventas;
• Bonificaciones acordadas;
• Viáticos de los vendedores (transporte, alojamiento, comida y gastos generales);
• Servicio telefónico y comunicación utilizados en el departamento de ventas;
• Otros gastos del departamento de ventas.

Consejos para reducir gastos de ventas

• Supervisar y controlar el cumplimiento del horario de trabajo;
• Automatizar los procesos para aumentar productividad y reducir errores;
• Capacitación del talento humano;
• Reducir y optimizar los gastos financieros;
• Implementar el pago de incentivos al personal por objetivos logrados;
• Realizar auditorías;
• Promover cultura corporativa de ahorro
• Digitalizar los procedimientos de trabajo.

Soluciones tecnológicas como Sap Concur Drive, SAP Concur Audit Services y SAP Concur Request se alinean a estos principios y están diseñadas para tener un mejor control y monitoreo en los gastos de ventas de tu empresa.

II. Gastos administrativos

Son aquellos que no tienen que ver directamente con los procesos de fabricación, producción o ventas en una empresa. Sirven para mantener el funcionamiento de la empresa y aumentar su eficiencia.

Se originan de las actividades: administrativas, dirección, y organización de una empresa. Suelen ser gastos fijos y siempre existirán independientemente del nivel de las ventas.

Por tal motivo, pueden ser recortados y en algunos casos hasta eliminados sin sacrificar la operatividad del negocio.

A continuación, se listan los más comunes:

• Gastos de creación de la empresa (hundidos);
• Nómina de los empleados;
• Trabajos de reparación, remodelación y/o mantenimiento;
• Honorarios y servicios profesionales;
• Primas de seguros;
• Pagos de agua, electricidad, gas;
• Fletes y gastos de transporte;
• Comunicaciones

Consejos para reducir gastos de administración

• Optimice los espacios de oficina y plantas productivas en locales alquilados;
• Sincere y limite los gastos de viaje a lo necesario;
• Elimine el uso de papel y recicle al máximo el mismo;
• Refinancie sus deudas;
• Elabore planes de presupuesto mensual con controles semanales;
• Utilice aplicaciones móviles para un mejor desempeño;
• Realice gráficas mensuales de gastos para concientizar al personal;
• Registre, analice y monitoree todos los gastos;
• Aproveche recursos tecnológicos, como videollamadas para reducir gastos por viajes de trabajo.

Nuestros módulos de SAP Detect y SAP Consultative Intelligencie son excelentes opciones para los lideres de finanzas gracias a su versatilidad, manejo fluido e interfaz amigable que los convierte en soluciones confiables.

III. Gastos financieros

Provienen de los recursos económicos de terceros y son utilizados por las empresas para financiar sus actividades. Básicamente, son deudas, y las mismas generan costos para el negocio como son las comisiones e intereses.

En conclusión, representan el precio que se debe pagar por el capital prestado por terceros, que suelen ser, bancos, instituciones financieras o prestamistas particulares.

Tipos de gastos financieros

Ahora veamos qué otros tipos de gastos financieros existen, y en qué casos una empresa suele contraerlos.

• Multas por mora: es cuando la empresa no puede afrontar el compromiso de pago en el tiempo establecido.
• Ajustes por el cambio monetario: se presenta cuando la empresa realiza operaciones financieras con otros países, los cuales tienen una divisa diferente.
• Primas de seguro: se adquieren para cubrir posibles riesgos por contingencias financieras.
• Intereses por descuento de efectos: son los pagaré o servicios de factoring.
• Pago de dividendos: son lo que exigen los accionistas de una sociedad.
• Remuneraciones a inversores: son por la adquisición de bonos emitidos por la empresa.
• Pérdidas de valor de activos financieros: cuando el “valor razonable” de los activos financieros sufre reclasificación a la baja.
• Actualización de provisiones: son recursos que se conservan al momento de contraer una obligación hasta pagar la deuda.

Consejos para reducir gastos de financieros

• Opte por instituciones bancarias o de refinanciamiento de prestigio y sólidas;
• Respete y cumpla con el pago puntual de su deuda;
• Refinancie sus deudas;
• Sincere todos sus gastos mientras dure el financiamiento;

SAP Audit Services y SAP Request son plataformas hechas a la medida para tener un control total de los gastos ante la necesidad de financiamiento de las empresas.

IV. Gastos de fabricación

Son los costos que están relacionados con la elaboración o transformación de la línea productiva en general para obtener un producto. Los elementos que intervienen son:

• Compra de materia prima;
• Compra de maquinarias;
• Pago de mano de obra directa

Es importante señalar que estos rubros no son aplicables a los costos indirectos de fabricación, como son: material indirecto (insumos menores), mano de obra indirecta (personal contratado) y gastos indirectos (energía, seguros, combustibles, comedores, entre otros).

Consejos para reducir gastos de fabricación

• Efectué sus compras al mayoreo para obtener descuentos;
• Mantenga un control de la producción para analizar el rendimiento de materia prima, equipos y personal
• Estandarice los procesos productivos;
• Reduzca o aproveche los residuos en sus procesos productivos;
• Ejecute los planes y programas de mantenimiento según las especificaciones de los fabricantes;
• Establezca alianzas estratégicas y comerciales con proveedores seguros;
• Asegúrese de tener en orden los sistemas de seguridad y las pólizas de seguro;
• Use herramientas tecnológicas de planificación como son MRP y ERP

SAP Concur ofrece herramientas para líneas de trabajo integradas y automatizadas que se vinculan con proveedores, líneas de producción y equipos de mantenimiento.

Control interno de los gastos operativos: elementos claves

Hablamos del conjunto de medidas que adoptan las empresas, entre las que destacan: principios rectores de ética, políticas, normas, procedimientos y mecanismos de control adoptados para salvaguardar el patrimonio financiero.

Un buen sistema de control debe contar con los siguientes elementos:

Sistema de Registro de los Gastos Operativos

Es el lugar en el cual se deja constancia o evidencia de todas las transacciones realizadas, a fin de que las mismas puedan ser analizadas y revisadas por terceros, además son fuente de información para generar reportes de los gastos operativos de la empresa.

Es recomendable que los registros cumplan con los siguientes aspectos:

• Deben agruparse de acuerdo a lo establecido en el libro o catálogo de cuentas;
• Los analistas contables deben verificar que toda la documentación esté correctamente clasificada y ordenada;
• Los gastos tienen que ser registrados todos los meses.
• El área contable tiene la responsabilidad de elaborar los informes de gastos con especial énfasis entre los gastos planificados y ejecutado, así como las comparaciones con los meses anteriores;
• Debe efectuarse el análisis correspondiente de las desviaciones significativas entre los gastos previstos y los gastos finales con sus explicaciones.

Documentación de Respaldo

Son los documentos de soporte que comprueban que el gasto existió y tienen valor legal. Deben indicar la fecha, monto, descripción del producto o servicio, nombre del comprador, número de la transacción, y todas las especificaciones adicionales que a bien disponga la empresa.

En regla general tienen que cumplir con lo siguiente:

• Todo desembolso de gasto requiere de los soportes respectivos y debe cumplir con las características que exige la empresa para permitir su registro correcto al sistema digital de pagos.
• La documentación de soporte del gasto debe estar ordenada numéricamente y/o cronológicamente según el día del gasto.
• Los soportes necesitan ser archivados y resguardados por el personal de contabilidad en un lugar seguro.

Autorización

Validados todos los documentos de soporte, se someten ante el nivel de autoridad financiera para que apruebe o rechace, según sea el caso, la relación de los gastos presentados.

• Todo gasto está sujeto la verificación de: legalidad, veracidad y conformidad según los programas y presupuesto.



¿Cómo reducir los gastos operativos?

Las empresas buscan establecer un equilibrio perfecto entre los gastos operativos y las inversiones a realizar para el crecimiento del negocio.

Y es que ahorrar en costos de operación no debe significar sacrificar la calidad de sus productos, la seguridad y los planes de mantenimiento a la infraestructura.

El objetivo es que los gastos operativos estén alineados para siempre lograr el mayor beneficio para las empresas, protegiendo el prestigio de la marca y aumentando la eficiencia operacional, con el firme propósito de ser cada día más competitivos en los mercados.

Algunos consejos que ayudan a cumplir con esta meta son:

Conocer los costos

Como primer punto, debes tener bien claro: cuánto gastas, en qué y cuáles son los momentos de los gastos. Recuerda, la clave para el ahorro está en reducir gastos básicos por muy pequeños que estos sean (ventas, compras, servicios públicos, producción, inventarios, transporte, viáticos, entre otros).

Involucre a los empleados colaboradores

Para alcanzar la máxima eficiencia con bajos costos es necesario establecer políticas internas que refuercen la cultura de ahorro en los gastos operativos. El sentido de pertenencia y actitud proactiva son valores que debes mantener en los trabajadores y esto se logra con planes de incentivo y/o estímulo al personal.

Negocia precios y condiciones de pago

El éxito en las relaciones comerciales se centra en saber establecer acuerdos y/o alianzas estrategias que permitan el beneficio mutuo entre las partes. Existen diversos mecanismos para alcanzar que los acuerdos sean una relación de ganar-ganar.

Con tus proveedores puedes hacer sinergia ofreciéndoles algo a cambio, como puede ser un espacio en un local para sus productos, publicidad en su sitio web o redes sociales, a fin de compensar descuentos que les solicite.

Otra forma interesante se basa en ofertas 2x1, en la cual ofrece un obsequio a sus clientes por la compra de un producto.

Esto aumentará el giro del producto con un margen menor de ganancia, y tu proveedor podrá compensarte con un descuento por las ventas del producto promocionado.

Aumenta la rotación de inventarios

Algunos productos en sus almacenes o puntos de expendio tienen poca salida y mucho tiempo en los stocks.

Una estrategia muy efectiva es implementar ofertas para que aumente su giro o salida para reducir así costos.

Automatiza los procesos

Consiste en el uso de la tecnología para que las máquinas y/o equipos realicen las tareas sin margen de error, y de manera más rápida.

Son muchas las actividades en una empresa que se pueden ser automatizadas, como inventarios, registro de accesos del personal, ventas, contabilidad, pagos, recursos humanos, entre otras.

Implementa indicadores de gestión

Crear y establecer patrones referenciales para evaluar las características, calidad, intensidad y satisfacción de tus productos o bienes y su evolución futura.

Sin duda son herramientas muy valiosas, ya que no tan solo te ayudan a reducir costos, sino que contribuyen también a conocer la gestión económica del negocio.

Pague oportunamente a los proveedores

Efectuar la liquidación de sus facturas, impuestos, tasas y créditos puntualmente o con anticipación es una forma de reducir los gastos operativos, pues evita la acumulación de cargos, penalizaciones e intereses de mora por compromisos de pagos atrasados.

Recuerde que algunos proveedores otorgan crédito a sus clientes por el pago de facturas con anticipación.

Promueva el teletrabajo

A raíz de la pandemia del COVID-19, se suscitaron grades cambios a nivel global, el uso del Internet de las Cosas (IoT) y aplicaciones digitales se convirtieron en la mejor opción para mantener el intercambio operativo y comercial de las empresas con sus clientes, debido a la suspensión de los viajes corporativos, las tiendas físicas y otros elementos de comercio tal como los concebíamos.

Según estudios de Upwork , n el corto plazo se estima que el 22% de la fuerza laboral será a distancia. La modalidad del teletrabajo brindará importantes ahorros en las empresas por concepto de alquileres, servicios públicos, papelería, equipos de impresoras y computadores de escritorio.

Ahorro energético y sostenibilidad

Implementar la compra de insumos ecológicos, como es el papel reciclado, o usar plataformas de transformación digital para tener los documentos en formato electrónico, usar bombillas eficientes de bajo consumo energético, instalar sistemas inteligentes en los aires acondicionados y calefacción ecológica, son algunas de las formas de sostenibilidad con mayor impacto.

Las empresas utilizan en promedio un 30% de sus recursos económico en el pago de energía y papelería. Adoptando políticas de eficiencia energética se pueden reducir los gastos, en beneficio de mejorar el flujo de caja del negocio.

Aproveche la tecnología

Gracias a la era digital, existen el mercado una fuente abundante de plataformas de software y sistemas empresariales que simplifican las tareas, como es el caso de la nómina de empleados, control de inventarios y almacenes, monitoreo de líneas de producción, administración, contabilidad, finanzas y pagos.

Estas soluciones aumentan la productividad, disminuyen los errores y fallos humanos. En definitiva, permiten reducir costos, pero elegir cuál es la mejor opción, no es una tarea fácil, para ello te recomendamos considerar antes de cualquier decisión, hacerse las siguientes interrogantes:

• ¿Qué tarea debe ser mejorada?
• ¿Qué organizaciones dentro de la empresa está funcionando bien?
• ¿En el negocio, cuál es el proceso que conlleva más tiempo?

Busca buenas fuentes de inversión

En las empresas existe la necesidad de mejorar, crecer y por supuesto aumentar las ganancias, pero antes de llevar a cabo estos retos es importante que realice un análisis de sus gastos operativos, la productividad, contratos con proveedores, ventas y la rentabilidad.

Si detecta que sus finanzas no están preparadas asumir un gasto de esa magnitud, por ser un emprendimiento muy importante, es momento de evaluar un financiamiento, bien sea del sector público como del privado. Es una decisión que debe ser muy bien madurada, pues está en riesgo la estabilidad del negocio.

Asumido el reto, es vital evaluar y proyectar la inversión efectuada con respecto a las ventas de sus productos o servicios. De esta forma sabrá si está en el camino correcto. Estar al día con sus financistas le abre las puertas a futuro si decide seguir creciendo.

Implanta un sistema de gestión

Si quiere controlar, organizar, planificar, automatizar, cumplir las metas y mejorar todos los procesos productivos de una empresa, es necesario instalar un sistema de gestión.

Esta herramienta es la columna vertebral, ya que permite analizar los rendimientos, identificar los riesgos y nudos críticos e incrementar la productividad. Todo bajo un ambiente laboral colaborativo para que el negocio sea eficiente y sostenible.

4 beneficios del control sobre los gastos operativos

Controlar los gastos operativos se ha convertido en la prioridad número uno de las empresas, es tan importante este aspecto como mejorar los ingresos y las ganancias.

Sin duda, la mejora continua en toda la cadena de valor de una empresa es el factor clave, a continuación, le presentamos las principales ventajas:

1. Optimización del capital de trabajo

Para mejorar la rentabilidad de la empresa y que funcione de forma adecuada, es necesario verificar la cantidad de recursos económicos que se utilizan e identificar en que áreas o departamentos pueda existir el derroche de dinero, energía y tiempo. Solo así se pueden obtener mejores resultados para el negocio.

2. Mejora en la toma de decisiones

Reducir los gastos operativos de manera asertiva, permite tener un panorama claro y amplio al momento de decidir hacia donde se deben destinar eficazmente las inversiones. La prioridad debe estar centrada en herramientas, máquinas, equipos y seguridad. En consecuencia, los beneficios se incrementan en relación con el costo y la efectividad.

3. Reducción del retrabajo

Implementar controles eficientes en el desempeño laboral del talento humano y definir los perfiles de los puestos de trabajo evitan la duplicidad de funciones en algunos procesos. Esto permite la distribución óptima de la fuerza laboral y disminuye costos operativos.

4. Optimización de los procesos

Realizar una administración adecuada sobre los costos reduce y optimiza los tiempos empleados en los procesos productivos, dado que se pueden identificar pasos innecesarios que ocasionan demoras o ineficiencias.

Conclusión

Para poder reducir los gastos operativos de una empresa, se deben implementar el conjunto de acciones y medidas antes señaladas que permitirán que su negocio funcione de manera eficiente en toda su cadena de valor, con un horizonte económico positivo.

Por ello, para finalizar, lo invitamos hacer clic aquí y conoce las soluciones de gestión de gastos automatizadas.