Futuro de los viajes de negocio: ¿cómo están evolucionando y cambiando?
21 de abril de 2021
Si bien puede sonar cliché que cada crisis es una nueva oportunidad para resurgir, reinventarse y evolucionar, este último tiempo dicha afirmación fue más real que nunca: en el caso de los viajes de negocio, el cambio se venía gestando y la pandemia definitivamente lo hizo obligatorio.
Ciertamente, mediante el teletrabajo se encontró una salida temporal a la crisis. No obstante, las empresas necesitan a sus viajeros corporativos moviéndose por el mundo porque no hay ninguna máquina que pueda reemplazar el trato humano.
Frente a este escenario, ¿cuáles cambios faltan por implementar para que esto suceda y cuáles aspectos tienen que evolucionar para asegurar el futuro de los viajes de negocio? A continuación, responderemos a ambas interrogantes en este artículo.
¡Lea con atención hasta el final!
Adaptaciones en los viajes de negocio pos-COVID-19
Aunque la situación sanitaria y económica aún no se ha estabilizado, lo mejor que pueden hacer las empresas que necesitan contar con viajeros de negocio es anticiparse, ya que en algún momento el final de la pandemia llegará y es mejor estar preparados para la reactivación.
En este tiempo de restricciones, lo más apropiado es aplicar poco a poco las innovaciones necesarias para la nueva gestión de viajes en los siguientes aspectos:
Políticas de viajes
Por supuesto, la prioridad debe ser la salud de las personas: en este sentido, el sistema de gestión de viajes de negocio debe prepararse para conseguir certificados, autorizaciones de tránsito y reservas hoteleras adecuadas.
Incluso, se hace necesario flexibilizar las políticas de devoluciones y reembolsos porque las cancelaciones y restricciones por cuestiones sanitarias pueden surgir en cualquier momento.
Digitalización y autogestión de reservas de viajes
Es importante que la persona que realiza viajes de negocio tenga acceso a un sistema que le permita autogestionar sus reservas rápidamente desde un teléfono móvil, sobre todo si consideramos que en ocasiones los itinerarios deberán cambiarse con base en la dinámica de la pandemia y a la realidad de los distintos países.
Tiempos de espera y trámites
Resulta indispensable calcular los tiempos de espera y tener en cuenta los trámites más engorrosos en los aeropuertos debido a controles sanitarios.
También, es posible que se exijan nuevos documentos, como el discutido pasaporte sanitario o certificados de vacunación.
Comunicación con los viajeros corporativos
Para interiorizarse sobre sus realidades en cuanto a sus limitaciones relacionadas con la salud —referentes a la COVID-19— es clave aumentar la comunicación con los viajeros de negocio.
Asimismo, conocer sus contextos familiares es importante para saber la disponibilidad o no de viajar en este momento y, por ejemplo, tener que hacer cuarentenas.
Escala de valoración de viajes
Conviene establecer una escala de valoración de viajes, ya que con seguridad algunos serán esenciales, pero otros podrán reemplazarse con una videollamada: esto debe definirse con base en las necesidades de los clientes.
Lógicamente, los viajes esenciales necesitan reglas diferentes y estas deben reflejarse en los sistemas de gestión de viajes de negocios.
Flexibilidad y reducción del tiempo de reserva
Si bien la anticipación de las reservas genera ahorros significativos, la evolución de la pandemia no permite usar este recurso como se hacía anteriormente y, ahora, los viajes resueltos con poca anticipación serán moneda frecuente.
Para esto es elemental tener sistemas de gestión de viajes actualizados y adaptados a las nuevas circunstancias.
Aprobaciones especiales
Con base en la información de la dinámica de la crisis sanitaria, la tecnología aplicada a los sistemas de gestión de viajes permitirá bloquear destinos de riesgo o aprobar viajes de negocio con ciertos requisitos.
La gestión de riesgo pondrá en juego valores más importantes que lo económico o lo empresarial.
¿Quién dictará las reglas de los futuros viajes de negocio?
Si bien no existe una autoridad mundial que se haga cargo de esta actividad, las empresas están de acuerdo en que lo más apropiado es seguir las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud y los CDC —Centers for Disease Control and Prevention o, en español, Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades— de Estados Unidos.
De todos modos, en un escenario cambiante cada país dicta sus propias reglas porque las realidades en cada territorio son diferentes; incluso dentro de ellos.
Ante este panorama es deber de las empresas cuidar a sus viajeros de negocios mediante advertencias, prohibiciones y restricciones. Además, es importante apoyarles con la provisión de kits de protección personal y educación sobre todas las precauciones al realizar sus viajes: por ejemplo, cuidados en el alquiler de autos, restaurantes, hoteles y medios de transporte.
El futuro de los viajes de negocio
La evolución de los viajes de negocio está ocurriendo en este momento.
Con ayuda de la tecnología, los sistemas de gestión de viajes se están adaptando rápidamente y aportan mayor seguridad a los viajeros corporativos y a la salud pública en general.
¿Pero qué ocurrirá en el futuro con los viajes de negocio que hoy están reducidos a su expresión mínima? Tal vez, vuelvan a operar plenamente cuando la crisis sanitaria termine: lo positivo, es que gracias a ella habrán mejorado sus sistemas de control y su agilidad, los cuales aportarán seguridad basándose en información confiable a través de canales corporativos.
Así, los viajeros corporativos sentirán que sus empresas les apoyan y estarán presentes en todos sus recorridos. Cada uno de ellos tiene en su dispositivo no solo un sistema de gestión de viajes actualizado y con la última tecnología, sino también un soporte 24/7, información en tiempo real y compañía, algo tan importante cuando están lejos de casa.
Asimismo, es posible que el teletrabajo y las comunicaciones remotas sustituyan a muchos de los viajes de negocio y que solamente los esenciales sobrevivan.
De todas maneras, existe un segmento que probablemente retome su dinámica pre-pandemia en lo relacionado a los viajes de negocio para negociaciones de tipo financiero, en los cuales la comunicación personal y el nivel de decisiones hacen imprescindible el contacto presencial entre personas.
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