¿Qué es la inteligencia de procesos?

Conocida en inglés como process intelligence, la inteligencia de procesos es una estrategia basada en la integración, procesamiento y análisis de datos de varios sistemas.

Como consiste en un enfoque basado en datos en tiempo real, se ha convertido en una tendencia en el universo corporativo a causa de la alta competitividad y la intensa búsqueda por la excelencia.

Además de optimizar el control y la gestión, esta metodología es crucial para detectar y entender procesos nunca antes vistos en las organizaciones. Consecuentemente, se trata de una estrategia capaz de incrementar la eficiencia operativa del negocio y la productividad de los equipos de trabajo.

Gracias a las tecnologías de punta que la hacen posible, la inteligencia de procesos también permite anticipar los efectos para los procesos de determinadas acciones. Es decir, proporciona insights sobre las consecuencias de alguna decisión, como la reestructuración empresarial o la introducción de una herramienta a un sector.

Tomando todo esto en cuenta, hemos estructurado este artículo para explicarle qué es la inteligencia de procesos y por qué es tan importante que la implemente en su negocio.

¿Qué es la inteligencia de procesos?

Conocer todos los procesos de un negocio es fundamental para su éxito. De hecho, la falta de información sobre las acciones que se desarrollan en los diferentes sectores no solo limita el potencial operativo y el rendimiento empresarial, sino que incide directamente en sus costos. ¡Y esto puede poner en peligro la actividad y el crecimiento del negocio!

Bajo este contexto, la inteligencia de procesos se posiciona como una gran aliada, pues permite obtener datos relevantes sobre las dinámicas en todos los sistemas empresariales, lo que confluye en una visión holística, rápida e integrada del estado actual de los procesos del negocio.

¿Cómo funciona la inteligencia de procesos?

La inteligencia de procesos permite transformar un negocio por medio de los datos y de la utilización de una serie de tendencias tecnológicas.

Gracias a la automatización derivada de la transformación digital, es posible recopilar y procesar datos en tiempo real de manera inteligente en todos los sistemas organizacionales. Esto permite tener una visión completa y rápida de la situación actual de los procesos.

Para poner en marcha todas las funciones que posibiliten el mapeo del flujo de trabajo, la inteligencia de procesos usa la inteligencia artificial, IA, y el proceso de lenguaje natural, PLN, para lograr un enfoque robusto de los diferentes procesos.

Tras la utilización de estas tecnologías, la organización logrará interpretar las actividades digitales llevadas a cabo en diferentes sectores de la empresa.

En cuanto a los algoritmos avanzados de la inteligencia de procesos, estos son responsables de detectar la cantidad de tiempo necesaria para obtener datos sobre diferentes eventos, lo que quiere decir que son elementos clave para detectar las inconsistencias que afectan el flujo de trabajo y, por ende, la productividad de los equipos. 

Tenga en cuenta que estamos hablando de una estrategia que proporciona grandes cambios en las organizaciones, por lo que para alcanzar el perfecto seguimiento de los procesos, necesita cumplir 5 pasos básicos:

1. Recopilación

La inteligencia de procesos recaba y registra datos de uno o más procesos con la intención de estructurar una base de datos que nutra adecuadamente al sistema de información.

2. Transformación

Tras obtener los datos sobre todos los procesos, suma las observaciones y las transforma en conocimientos.

3. Automatización

En esta etapa, se elabora un tablero tomando en cuenta datos y hechos para emplearlos como herramienta, mejorar las operaciones y tomar las decisiones más acertadas.

4. Análisis

La adopción de la process intelligence posibilita contextualizar e interpretar los datos recabados para convertirlos en informes útiles para toda la empresa.

5. Entrega

Básicamente, la etapa acapara el contacto de los profesionales con la información para alcanzar los objetivos empresariales y monitorear el flujo de trabajo.

Teniendo en mente sus etapas, vemos que consiste en una solución bastante amplia, la cual atiende de manera eficiente todas las áreas corporativas. Incluso, en lo concerniente a su utilidad, la inteligencia de procesos puede aplicarse para:

• Mejoras continuas de los sistemas de Robotic Process Automation o RPA;
• Optimización del análisis de la banca, así como de los servicios financieros para impulsar su competitividad, crecimiento y rentabilidad.
• Incremento del control de la gestión de gastos, asegurando así que la empresa alcance un nivel más elevado de rentabilidad.
• ¡Y mucho más!

¿En qué se basa la inteligencia de procesos?

La base de la process intelligence son las estrategias modernas de recopilación y tratamiento de datos, como el data mining y otras herramientas que fomenten la digitalización.

A través de este combo tecnológico e innovador, las organizaciones pueden conocer cómo funcionan sus procesos y en qué partes interactúan las personas, las herramientas y los datos. 

Asimismo, esta estrategia permite acompañar los cambios requeridos por el mercado y adaptar los procesos de acuerdo con las tendencias, evitando así la introducción y ejecución de procesos obsoletos, ineficaces y redundantes. 

Por lo tanto, la inteligencia de procesos abre espacio para la automatización adecuada de los procesos corporativos, la mejora en términos de desempeño y rendimiento y el avance en la transformación digital, aportando un flujo de datos confiables en tiempo real.

Todo esto permite detectar los cuellos de botella, acelerar los procesos y fomentar el uso de la tecnología en pro de la reducción de las actividades manuales.

¿Cuáles son los beneficios de la inteligencia de procesos?

Al llegar hasta aquí, es probable que haya entendido que la inteligencia de procesos puede cambiar por completo el panorama y los resultados de su negocio. Pero, en definitiva, ¿cuáles son los principales beneficios de esta estrategia?

Ahorro de tiempo

Uno de los principales puntos positivos de introducir la inteligencia de procesos en el escenario corporativo es la posibilidad de automatizar muchas actividades y, de este modo, reducir la carga de trabajo y el esfuerzo manual inherente a la evaluación de procesos.

En consecuencia, las personas pueden ocuparse de realizar tareas que efectivamente demandan su atención y componente cognitivo.

Fomento al cumplimiento normativo

Un buen software orientado a la process intelligence envía alertas cuando el usuario infringe reglas, a fin de avisar sobre la fecha de presentación de documentos ante los órganos públicos y para recordar la necesidad de hacer una entrega antes de su plazo final.

Por lo tanto, la práctica que conecta la ciencia de datos con la data mining es un recurso valioso para promover el compliance empresarial.

Reducción de costos

Contar con un conjunto de técnicas y tecnologías que permitan evaluar los procesos de forma automática, ayuda a reducir los costos derivados de procesos ineficientes, redundantes y obsoletos ante las necesidades actuales del negocio.

Asimismo, la disminución de costos deriva de la detección de oportunidades de mejora y de la reestructuración de procesos que presentan ciertas inconsistencias.

¡Ahora lo sabe todo sobre la inteligencia de procesos!

Como pudo notar, la process intelligence consiste en una práctica innovadora crucial para reforzar la eficiencia operativa del negocio y, en consecuencia, su rentabilidad.

Al introducirla al entorno empresarial, no solo logramos mejorar la calidad y la celeridad de los procesos, sino que también incrementamos los resultados y obtenemos una perspectiva general acerca del desempeño del negocio.

¿Quiere fomentar la inteligencia de procesos en su empresa?

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