¿Qué es la política de compliance y cómo fortalecerla?

Es muy probable que alguna vez haya escuchado el término política de compliance, pero, ¿sabe exactamente qué significa y por qué es tan importante en el mundo empresarial actual? 

Gracias a la política de compliance es posible garantizar el cumplimiento normativo, la prevención de riesgos, una política de gastos inteligente, una cultura ética, la competitividad y la protección de la reputación.

Siga leyendo para saber qué es esta política, su importancia y cómo fortalecerla.

¿Qué es compliance?

El compliance se trata de un esquema de administración, organización, supervisión y regulación empresarial, que tiene como fin garantizar el cumplimiento de ciertas normativas, sin que haya necesidad de que la empresa sea auditada por terceros. 

Los objetivos principales de este esquema son la detección, prevención, reporte y resolución de cualquier tipo de conflicto, los cuales pueden ser ocasionados por negligencia, malas conductas, incumplimiento de leyes, o la actividad financiera de la empresa.

¿Qué es la política de compliance?

La política de compliance, también conocido como cumplimiento normativo o conformidad, se refiere al conjunto de prácticas, políticas y procedimientos adoptados por una empresa u organización para asegurar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y normativas aplicables a su actividad.

Su objetivo principal es prevenir y detectar posibles incumplimientos legales, así como promover una conducta ética y transparente en todas las operaciones de la empresa. 

Esto implica establecer controles internos, políticas de conducta, mecanismos de supervisión y programas de capacitación para garantizar el cumplimiento de las normas y evitar sanciones legales o daños a la reputación.

Una política de compliance efectiva se basa en los siguientes elementos:

• Compromiso de la alta dirección: el apoyo y compromiso de los directivos de la empresa son fundamentales para establecer una cultura de compliance.
• Análisis de riesgos: identificar los riesgos asociados a la actividad de la empresa y establecer controles para mitigarlos.
• Políticas y procedimientos: desarrollar políticas y procedimientos claros que establezcan los estándares de conducta y las medidas de control necesarias.
• Comunicación y capacitación: se debe comunicar a todos los empleados y proveedores, y brindarles la capacitación necesaria para comprenderla y aplicarla.
• Monitoreo y auditoría: establecer mecanismos de monitoreo, seguimiento y auditoría para asegurar el cumplimiento y detectar posibles desviaciones.

Importancia de fortalecer su política de compliance

La política de compliance es de vital importancia en el entorno empresarial por varias razones:

• Cumplimiento normativo: garantiza que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables a su industria. Esto evita sanciones legales, multas y repercusiones negativas para la empresa. 
• Aumenta la eficiencia operativa: al establecer controles internos y procedimientos claros, mejora la eficiencia operativa y reduce el riesgo de errores o fraudes.
• Prevención de riesgos: al adoptar una política de compliance, la empresa identifica y mitiga los posibles riesgos asociados a su actividad. Esto incluye riesgos legales, financieros, reputacionales y operativos.
• Cultura ética: promueve una cultura empresarial basada en la ética y la responsabilidad. Establece estándares de conducta y comportamiento ético para los empleados y directivos de la empresa.
• Protección de la reputación: cumplir con las leyes y regulaciones fortalece la reputación de la empresa frente a clientes, proveedores, empleados y otros stakeholders. Genera confianza y credibilidad en el mercado.
• Competitividad: una empresa que opera con compliance, así como con otras tendencias como la digitalización avanzada y la inteligencia de negocios, tiene una ventaja competitiva, ya que transmite confianza y seguridad a sus clientes. Además, puede acceder a oportunidades de negocio que requieren cumplimiento normativo.

¿Cómo fortalecerla?

Debido a su gran importancia, puede que se esté preguntando cómo fortalecer la política de compliance. A continuación, le presentamos una serie de pasos para lograrlo:

1. Compromiso de la alta dirección

El compromiso y liderazgo de la alta dirección son fundamentales para fortalecer la política de compliance. Deben respaldar y comunicar claramente la importancia del cumplimiento normativo.

2. Análisis de riesgos

Realice una evaluación exhaustiva de los riesgos legales y éticos asociados a las actividades de su empresa. Es necesario identificar los posibles puntos vulnerables y desarrollar medidas de mitigación.

3. Actualización de políticas y procedimientos

Revisar y actualizar regularmente las políticas y procedimientos de compliance es vital para reflejar los cambios en las leyes y regulaciones. Asegúrese de que sean claros, accesibles y comprensibles para todos los empleados.

4. Comunicación y capacitación

Comunique de manera clara y efectiva la política a todos los miembros de la empresa. Es muy importante proporcionar capacitación regular sobre aspectos clave de cumplimiento normativo y ético.

5. Supervisión y monitoreo

Es fundamental establecer mecanismos de supervisión y monitoreo para asegurar el cumplimiento. Esto puede incluir auditorías internas, revisiones periódicas y la designación de un responsable de compliance.

6. Canal de denuncias 

Implemente un canal de denuncias confidencial y seguro para que los empleados puedan reportar posibles incumplimientos o irregularidades sin temor a represalias, y asegúrese de que se investiguen adecuadamente todas las denuncias recibidas.

7. Auditorías externas 

Considere la realización de auditorías externas periódicas para evaluar la efectividad de la política de compliance y asegurar su alineación con los estándares internacionales y las mejores prácticas de la industria.

8. Incentivos y reconocimientos 

Establezca incentivos y programas de reconocimiento para aquellos empleados que demuestren un compromiso destacado con la política de compliance y promuevan una cultura ética en la organización.

9. Mejora continua 

Adopte en su empresa un ciclo de mejora continua y sea proactivo para enfrentar los desafíos de cumplimiento, como la gestión de clientes vulnerables, la cultura corporativa, riesgos de trabajar con terceros, salud y bienestar de los empleados, ciberseguridad, entre otros. 

Al estar alerta y tomar medidas, es posible abordar nuevos riesgos antes de que sea demasiado tarde.

¡Llegamos al final! Ahora ya sabe qué es la política de compliance y por qué es fundamental para garantizar la transparencia, ética y el cumplimiento normativo a nivel empresarial. 

Al seguir los pasos mencionados anteriormente y aprovechar las herramientas y tecnologías disponibles, estará en el camino correcto para establecer una cultura de cumplimiento sólida y fortalecer la integridad de su organización.

Recuerde que la política de compliance debe ser una parte integral de la estrategia empresarial y ser constantemente revisada y actualizada. 

Manténgase al tanto de los cambios en las leyes y regulaciones, y adapte su política en consecuencia. Al hacerlo, estará construyendo una organización con ética, confiable y preparada para enfrentar los desafíos del entorno empresarial actual.

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