Crecimiento y Optimización
Los viajes y los gastos son solo el comienzo de lo que podemos hacer
Las compañías que utilizan o consideran usar Concur® Travel, Concur® Expense o Concur® Invoice podrían conocer una o dos de las soluciones porque intentaron de forma sensata resolver un problema específico. Pero es posible que no se den cuenta de que, al usarse juntos, forman una plataforma inteligente y aún más potente.
Cada una de las soluciones principales de SAP® Concur® es potente por méritos propios. Concur® Travel gestiona las reservas y lleva sus datos de viaje a un solo lugar para que pueda gestionar mejor su programa. Además, Concur® Expense permite a los empleados capturar fácilmente recibos y enviar reclamaciones rápidamente, mientras que Concur® Invoice automatiza las cuentas por pagar para acelerar el proceso y aumentar la visibilidad de los gastos.
En conjunto, aprovechan el cuarto de siglo que SAP Concur ha dedicado a innovar y anticiparse a las necesidades empresariales. El resultado es una plataforma en la que las compañías se benefician de la integración nativa de principio a fin y pueden tener acceso a una gama de soluciones extendidas y de socios que aumentan las capacidades y las perspectivas.
Al prepararse para el cambio, las compañías han adoptado soluciones como Drive, que hace un seguimiento automático del kilometraje de los empleados. O Budget, que ayuda a evitar gastos excesivos y proporciona información útil. E Intelligence, cuyos tableros e informes proporcionan una imagen completa de los gastos.
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PACCAR, un fabricante mundial de camiones, es uno de nuestros 47.000 clientes en más de 150 países. La compañía había tenido problemas con procesos descentralizados y faltos de uniformidad antes de recurrir a nuestras soluciones para lograr una mayor eficiencia y visibilidad. Al automatizar las reservas y la gestión de gastos, logró no solo el cumplimiento de normas de viajes y gastos, sino que también identificó un ahorro anual de 100,000 USD mediante el uso de tarjetas corporativas.
“Puedo ver el gasto consolidado desde una perspectiva gerencial. Nos permite proporcionar datos útiles en una sola solución integral”, dice Nari Narvani, gerente global de viajes, gastos y tarjetas corporativas de la compañía.
Apoyo al cumplimiento y la elaboración de informes
Aumentar el cumplimiento de normas de gastos y el cumplimiento de políticas significa hacerlo desde varios ángulos.
A partir de las primeras etapas del proceso, Concur® Request gestiona las solicitudes y aprobaciones previas a la compra para garantizar que los gastos satisfagan la política antes de que se produzcan. Al revisar el envío de informes de gastos, Verify ayuda a los auditores a detectar falta de concordancia y evaluar excepciones de gastos. Al igual que ocurre cada vez más con otras soluciones, Concur® Detect by Oversight pone la inteligencia artificial y el Machine Learning a trabajar para identificar automáticamente fraudes y usos indebidos repetitivos mediante el análisis de tendencias y patrones, lo que aumenta la velocidad y la precisión y reduce el trabajo manual.
La elaboración de informes y el cumplimiento de normas van de la mano con herramientas como Intelligence y el servicio Concur Tax Assurance de Blue dot, que ayuda a aumentar la recuperación del IVA en los gastos de los empleados.
VMWare, una infraestructura global, adoptó Concur Expense, Budget y otras soluciones para reemplazar un sistema heredado y obtener simplicidad y perspectiva.
“Concur Detect nos permitió ampliar el número de auditorías de nuestros informes de gastos para analizar cada informe de gastos que se envía para supervisar el cumplimiento, observar las categorías de gastos y ayudar a proporcionar análisis significativos y perspectivas a la compañía”, dice Brian Dela Pena, director sénior de Operaciones de Contabilidad de VMWare.
La tecnología de emparejamiento y el elemento humano
Las personas siguen siendo el centro de las soluciones, ya que la tecnología está diseñada para simplificar tareas pesadas y adoptarse fácilmente.
La aplicación móvil de SAP Concur fortalece la experiencia de los empleados sobre la marcha, lo que permite hacer reservas y tener acceso a herramientas que incluyen ExpenseIt® para fotografiar y enviar recibos y TripIt® Pro para gestionar itinerarios y proporcionar detalles de salud y seguridad. Los gerentes pueden aprobar informes de gastos y realizar otras tareas administrativas desde cualquier lugar.
“Concur es muy fácil de usar y a nuestros empleados les encanta totalmente, especialmente a nuestros vendedores, quienes viajan constantemente”, afirma Sirisha Dasu, vicepresidente de Sistemas y Soluciones Financieras, VMware.
En general, el tiempo y la frustración que se ahorran se pueden medir: Los clientes dedican un 54% menos de tiempo a hacer reservas y hay una reducción del 43% en el tiempo de realización de los informes de gastos1.
“También facilita los trabajos de nuestros jefes de departamento porque pueden aprobar gastos en cualquier momento y lugar a través de su dispositivo móvil o computadora portátil, en lugar de lidiar con una pila de documentos en su escritorio para firmar antes de que los reembolsos puedan proceder al pago”, asegura Alan Sze, gerente general adjunto de proceso de negocios y TI de Ocean Network Express.
Soluciones e historias de éxito
- Lea ¿Cree que conoce SAP Concur? para obtener más información sobre las numerosas soluciones de nuestro ecosistema de viajes y gastos, y cómo trabajan juntos para aumentar las ventajas.
- Descargue las historias de éxito: Cómo SAP Concur ayuda a las compañías a dirigir y hacer crecer su compañía para obtener más información sobre cómo VMWare, PACCAR, Ocean Network Express y otras empresas han adoptado las soluciones de SAP Concur y las ventajas que han logrado.
1. “The Business Value of SAP Concur Solutions for Optimizing Travel and Expense Operations” (El valor comercial de las soluciones de SAP Concur para optimizar las operaciones de viajes y gastos), IDC, 2022.
