Itinerario de viaje: ¿Cómo hacerlo?

Si quiere garantizar un viaje de negocios exitoso, una de las herramientas más importantes que debe considerar es el itinerario de viaje.

Idear las rutas que se van a seguir, el hotel que se reservará y las medidas de bioseguridad, son solo algunos de los factores que debe tomar en cuenta para mejorar sus experiencias de viaje.

En este artículo detallaremos 7 consejos que puede seguir si quiere garantizar una buena planeación y un itinerario de viaje exitoso.

¡Comencemos!

¿Es imprescindible hacer viajes de negocios?

Con la incorporación de nuevas tecnologías que favorecen la comunicación virtual entre empresas, se cree erróneamente que estas pueden reemplazar las reuniones y viajes de negocio, no obstante, esta afirmación está muy lejos de la realidad.

Dado que no existe una acción más importante para fortalecer lazos de amistad y confianza que un encuentro personal, los viajes corporativos siguen siendo una alternativa muy viable para potenciar la reputación los negocios y sus acuerdos comerciales.

Si bien es cierto que la pandemia del COVID-19 ha reducido la movilización de personas entre una región y otra, progresivamente se están retomando los viajes de negocios con las medidas de bioseguridad apropiadas y bajo un enfoque más sostenible. 

Entonces, si su objetivo es ampliar su repertorio de clientes y generar nuevas alianzas, los viajes corporativos son imprescindibles para su empresa.

Además, existen otras ventajas que se pueden obtener de los viajes de negocios:

• Conocer nuevas maneras de trabajar
• Incrementar la cuota de mercado de la empresa
• Mejorar la imagen de la marca
• Fortalecer lazos con otras compañías

Para tener éxito en esta marcha corporativa es importante elaborar un itinerario de viaje. A continuación le compartiremos los mejores consejos para hacer una buena planificación.

7 recomendaciones para un itinerario de viaje exitoso

Es imposible pensar que se puede materializar un objetivo sin tener una estrategia para ello. De forma similar pasa con los viajes corporativos, es decir, si no hay un itinerario no se podrá concretar un viaje con éxito.

Por consiguiente, preparamos las mejores recomendaciones para que pueda planificar correctamente su viaje.

1. Usar las herramientas tecnológicas adecuadas

En la actualidad, la digitalización es la nueva tendencia en los viajes de negocios. Gracias al uso de softwares de gestión de viajes, aplicaciones de aerolíneas y otras tecnologías, las personas pueden realizar reservaciones de vuelos y alojamientos desde la comodidad de su hogar, así como asegurarse el traslado y conocer los destinos que van a visitar.

Otra herramienta importante es el Big Data, puesto que permite innovar en este sector para hacerle frente a los riesgos que conllevan los viajes corporativos.

Hoy por hoy, la salud es una de las prioridades de los viajeros, por ello es uno de los factores que debe tomar en cuenta en su itinerario de viaje, así como en la tecnología que implemente para el deber de protección.

2. Conocer las restricciones y riesgos de los destinos que se van a visitar

Esto es importante para anticipar cualquier imprevisto en el momento en que se vaya a ingresar al país o a la región que se va a visitar. En su itinerario, reserve un tiempo de sobra en caso de que el proceso de ingreso sea más largo.

Muchas ciudades de Latinoamérica y el mundo han reabierto sus aeropuertos y están dejando entrar a viajeros. Sin embargo, esto no quiere decir que no haya restricciones y requisitos de viaje en cada país.

De acuerdo a estudios de Statista, solo 5 países latinoamericanos han logrado vacunar a más de la mitad de su población contra el COVID-19. Por esta razón, se deben tomar medidas para asegurar la entrada al destino deseado y prevenir contagiarse.

Para ello, compartiremos algunos consejos importantes:

• Conocer los lapsos de confinamiento del país que se va a visitar, las normas de apertura de los límites fronterizos y las regulaciones.
• Trasladar equipamiento de bioseguridad (mascarillas).
• Realizarse las pruebas de salud que demuestren que no es portador de COVID-19.
• Consultar la documentación requerida para ingresar al país de destino (pasaporte sanitario, declaración jurada, etc.).

3. Asesorarse con un gestor de viajes corporativos

Realizar un itinerario de viaje es más sencillo si se tienen en cuenta los consejos de un travel manager o gestor de viajes corporativos.

En el pasado, era descabellado creer que se requeriría un profesional para organizar viajes, pero con los riesgos que enfrentan las personas en la actualidad durante los traslados, dejar esta tarea en manos de un experto es la alternativa más apropiada.

Estas son algunas ventajas de contar con el asesoramiento de estos profesionales:

• Optimizan los costos de los viajes de negocios.
• Elaboran programas de viajes corporativos más eficaces para las empresas y los viajeros de negocios.
• Brindan un manejo adecuado a las crisis si llegan a surgir urgencias en cualquier etapa del viaje (antes, durante y después).

4. Ser proactivo es crucial

Existen detalles que no deben dejarse hasta último momento para asegurar el confort y la tranquilidad del viaje.

• Vuelos: En este aspecto es importante considerar los descuentos promocionales que tienen las aerolíneas para optimizar los costos y asegurarse de que al boleto pueda modificársele la fecha en caso de alguna emergencia.
• Alojamiento: Las variables que hay que tener en cuenta para escoger un hotel son la ubicación y disposición de salas para realizar las reuniones de trabajo. Una buena localización permitirá visitar otros lugares en el tiempo libre.
• Transporte: Es imprescindible contar con alguna alguna clase de traslado antes de arribar al destino.

Todo esto es importante gestionarlo con bastante tiempo de anticipación por si surge algún imprevisto.

5. Darle espacio a cualquier imprevisto

Es común que el itinerario de viaje corporativo sea muy apretado, sin embargo, tener un espacio para cualquier imprevisto es importante para prevenir cualquier tipo de retraso. Además, es necesario conocer los días y horarios laborables del país al que se piensa acudir.

6. Entretenerse para combatir el estrés

Generalmente los viajes de negocios están cargados de mucho estrés, producto de cargas laborables muy pesadas. Por ello, reserve un tiempo para hacer ejercicio en el gimnasio del hotel, acudir al spa, visitar algún lugar memorable o ver una película. Lo ideal es que se sienta bien con usted mismo.

7. Presupuestar el itinerario de viaje

Teniendo en cuenta los sitios que se van a visitar, dónde se va a comer y se dormirá y los medios de transporte que serán utilizados, se debe hacer un presupuesto estimado del viaje de negocios.

Es importante considerar cualquier gasto por muy pequeño que sea, ya que sumados todos pueden resultar una cifra importante.

Recuerda que al igual que la recomendación número cinco, en el presupuesto tiene que estar incluido un importe para cualquier imprevisto.

Esperamos que esta información le haya sido de gran ayuda. Si quiere complementar estos conocimientos, le recomendamos descargar el ebook gratuito: "Siete pasos para un regreso a los viajes exitoso".

¡Deseamos que le sea útil!