Importancia del control de efectivo en los procesos empresariales

Llevar un riguroso control de efectivo es clave para asegurar la salud financiera de un negocio, en especial, durante los períodos económicos críticos. Básicamente, este proceso consiste en la examinación criteriosa y detallada de las entradas y salidas de dinero corporativo.

Controlar adecuadamente las cantidades económicas que circulan en la empresa no solo contribuye para la mejora del entorno financiero, sino que también favorece su expansión. Esto se debe a que la organización puede optimizar la utilidad del dinero inyectándolo en proyectos de inversión que efectivamente tienden a añadir valor al negocio.

Además de ser extremadamente necesario, este tema es fascinante ya que mediante buenas prácticas de control de gastos e ingresos es posible cambiar el porvenir de una empresa. 

¡Descubra más sobre el asunto leyendo el post con atención!

¿Qué es el control de efectivo?

El control de efectivo configura un proceso fundamental para los negocios, pues monitorea y gestiona a detalle las entradas y salidas que se registran, investigan y analizan fomentando así, una toma de decisiones estratégica.

Dicho de otro modo, el control de efectivo de una organización consta de un conjunto de medidas y buenas prácticas administrativas enfocadas en administrar correctamente el dinero que ingresa y que sale de la empresa. Este control minucioso y permanente posibilita controlar los resultados en tiempo real.

A pesar de la irrupción de nuevos métodos de pago modernos derivados de la transformación digital —código QR, operaciones en línea, etc—, el pago en efectivo sigue siendo una forma relevante de costear la compra de un producto o la contratación de un servicio.

Por esta razón, es fundamental que las organizaciones administren este método de ingreso de forma constante e independiente.

Características de un efectivo

En contabilidad, clasificamos el efectivo como un activo circulante que permite a la organización afrontar sus obligaciones a corto plazo. A su vez, en el área financiera, el efectivo es el elemento líquido de los negocios, o sea, el dinero que entra y sale.

Basándonos en la definición general y en el enfoque de cada área, vemos que el efectivo consiste en un flujo de dinero que puede presentarse bajo 3 formas: cheques, cuentas corrientes o de ahorro y papel moneda en curso legal.

A continuación, presentamos un breve resumen con las principales características del dinero:

• Presenta valor universal;
• es un medio de pago a nivel mundial;
• su valor depende de la relación entre oferta y demanda;
• su valor es opuesto al precio de los bienes —por ejemplo, si existe mucho efectivo circulante, es más fácil acceder a los recursos, por ende, el precio de un producto tiende a subir;
• la demanda de dinero oscila acorde con los movimientos de la economía;
• la oferta de efectivo depende del gobierno y de las políticas de control;
• no tiene límite de uso;
• se vincula a la inflación —mucha oferta y poca demanda genera altos índices de inflación.

Por lo tanto, el dinero es un activo financiero líquido cuyo poder de compra se ejecuta en el momento que el portador lo utiliza como medio de intercambio y de pago para acceder a un bien de consumo.

Importancia del control de efectivo

Llevar cuenta del efectivo es indispensable para optimizar la gestión financiera y estratégica de una organización.

Para ayudarle a ratificar la importancia de este proceso, en las siguiente líneas le contamos cuáles son los principales beneficios de poner en marcha un rígido control de efectivo:

Obtener una visión holística de la salud financiera

Manejar correctamente el capital empresarial monitoreando de forma constante los montos que ingresan y que salen del negocio permite hacer proyecciones más acertadas acerca de su liquidez y solvencia a corto plazo.

Esto quiere decir que, el control de efectivo permite conocer a profundidad los flujos económicos e identificar la capacidad de la empresa de hacerse cargo de sus compromisos financieros (pasivos como deudas, financiamientos y gastos) en tiempo y forma.

Asegurar la continuidad del negocio

Mapear y controlar el flujo de dinero también es clave para hacer proyecciones a mediano y a largo plazo, pues permite detectar movimientos financieros, evaluar oportunidades de inversión, así como salidas innecesarias de efectivo que puedan poner en riesgo la supervivencia de la organización a largo plazo.

Disminuir la ocurrencia de fraudes

La correcta administración y el rígido control de efectivo tiende a disminuir inconvenientes como fraudes internos y desvíos, ya que los profesionales entienden que la robusta política limita las acciones delictivas y permite descubrir el origen de la mala práctica.

Así pues, los colaboradores tienden a manipular el dinero de manera responsable y de acuerdo con las directrices éticas y morales.

¿Cómo se mejora la gestión del flujo de efectivo y la gestión de riesgos?

Si desea mejorar la gestión del flujo de efectivo y de riesgos, le invitamos a tener en cuenta los siguientes consejos:

1. Identifique el ciclo de su negocio

Antes de controlar el flujo de efectivo y calcular los riesgos, es esencial conocer y adoptar referencias que permitan comparar las cifras y los porcentajes esperados con los reales.

Además de ofrecer un panorama sobre la situación financiera y estratégica de la empresa, esta medida ayuda a establecer metas para las diferentes etapas, reestructurar procesos y, sobre todo, entender el impacto del efectivo en cada ciclo del negocio.

2. Mejore su dinámica de cobranza

Una de las formas más eficientes de obtener el flujo de efectivo positivo es optimizar su sistema de cobro, ya sea revisando los procesos, capacitando a los talentos o incorporando tecnología.

Es importante mencionar que la mejora en el proceso de cobro minimiza los riesgos financieros derivados del incumplimiento como sanciones, multas y otros efectos negativos en las finanzas, así como los generados por una mala reputación en el mercado.

3. Apueste en la tecnología

La tecnología cumple un rol muy expresivo no solo en la dinámica de cobranza, sino que también en la gestión del flujo de efectivo y de riesgos financieros. 

Una de las mejores tecnologías para promover un adecuado flujo de efectivo es el sistema de facturación. Mediante el uso de este software, los profesionales del área contable y de finanzas pueden obtener una visión clara de los ingresos considerando diferentes modalidades de pago, como el efectivo.

La inteligencia de negocios también contribuye en gran medida para una adecuada gestión del efectivo, ya que orienta la toma de decisiones estrategias, permite cruzar datos, hacer comparaciones con datos históricos y, por consiguiente, definir el nivel de efectivo necesario para garantizar las operaciones del negocio evitando así, su quiebra.

¡Esto ha sido todo!

El control de efectivo es un proceso clave para apoyar el buen funcionamiento, el desempeño, así como los objetivos financieros de un negocio a corto, mediano y largo plazo.

Entre los factores que fomentan el éxito, destacamos el hecho de contar con el efectivo necesario para afrontar las obligaciones y así, evitar pérdidas financieras y una imagen negativa a causa del incumplimiento.

Algunas acciones muy útiles para eficientar la gestión de efectivo y de riesgos es conocer el ciclo de vida de su negocio, mejorar el sistema de cobro e incorporar tecnologías que faciliten estas dinámicas.

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