Fraude interno: Todo lo que debe saber para evitarlo

26 de Octubre de 2021

Frente a un mercado cada vez más exigente y competitivo, alcanzar el éxito se ha convertido en uno de los grandes retos empresariales. En efecto, para llegar a la cima, las organizaciones deben afrontar una serie de obstáculos, inconvenientes y problemas como es el caso del fraude interno y ejecutar medidas que eviten o, en su defecto, mitiguen su ocurrencia.

Más allá del avance tecnológico y la implementación de mejores prácticas de gobernabilidad, muchas empresas aún padecen en manos de gestores poco aptos y funcionarios sin escrúpulos.

Bajo este panorama, desgraciadamente, cualquier organización con activos corre el riesgo de convertirse en el blanco de individuos malintencionados, inclusive, de personas que trabajan en la misma empresa.

En este artículo, centramos nuestra atención en el fraude interno realizando un estudio profundo acerca de diferentes aspectos como:

• Definición y componentes
• Motivos del fraude
• Ventajas de evitarlo
• Guía para limitar su ocurrencia

Así que, si desea aprender más acerca de este asunto, le recomendamos que lea nuestro artículo hasta el final y aproveche la ocasión para reflexionar acerca de la real protección antifraude de su negocio.

Descubra qué es el fraude interno

Las actividades fraudulentas no tienen una causa exacta y única configurando, de este modo, situaciones que pueden ocurrir en virtud de diferentes circunstancias y motivos. 

No obstante, la falta de códigos morales y de valores consiste en un poderoso catalizador de las posturas maliciosas dentro de las empresas, una vez que el desarrollo de comportamientos negativos refleja la índole y el carácter de su ejecutor.

Por este motivo, es tan importante desarrollar procesos selectivos con extremo cuidado y eficiencia buscando identificar la mayor cantidad posible de características, comportamientos y creencias que puedan efectivamente indicar la inclinación para el fraude interno. Pero, en esencia, ¿de qué se trata?

El fraude interno es un acto ilícito puesto en marcha por funcionarios que manifiestan una intención engañosa cuyo objetivo es dañar y afectar a la empresa bajo diferentes niveles de gravedad.

De hecho, los fraudes ocurren en virtud de la búsqueda de una ventaja que, generalmente, es financiera y aporta diferenciales económicos al ejecutor.

Este delito abarca un entorno bastante complejo tanto en términos de tipos como de resultados y penalidades pudiendo, en su gran mayoría, causar daños muy severos a las víctimas corporativas, inclusive, de modo irreparable.

Teoría del Triángulo del Fraude

En 1953, el autor Donald Cressy publicó una obra cuyo contenido aborda diferentes aspectos sobre el tema, incluso, la presentación de una teoría acerca del tema: El triángulo del Fraude.

Básicamente, este modelo posibilita identificar los motivos que originan o incentivan la puesta en marcha de fraudes mediante la definición de tres factores:

Presión

Por lo general, se relaciona con los problemas financieros del ejecutor como deudas con montos expresivos o situaciones inesperadas, por ejemplo, la pérdida del empleo.

Oportunidad

Frecuentemente, la oportunidad está estrechamente vinculada al control deficitario de los procesos organizacionales y a la fragilidad del sistema. 

Racionalización

Es el conjunto de motivos que justifican el fraude ante la mirada distorsionada del autor.

Componentes

Como hemos visto en el subtítulo anterior, el fraude es una acción planificada que se desarrolla considerando varios puntos críticos con la intención de alcanzar una ventaja u obtener la propiedad de otra persona, ya sea moral o jurídica. 

A continuación, conozca los principales componentes que favorecen la incidencia de fraudes corporativos, también conocidas como laborales:

Motivos/ razones

Básicamente, los fraudes tienen como motivación a la ambición financiera, sin embargo, existen otros factores que inciden en la decisión de cometer un acto malicioso de esta naturaleza como la percepción de falta de reconocimiento laboral o problemas con otros profesionales corporativos.

Oportunidad

Para que efectivamente el fraude ocurra, no basta con tener en mente una práctica dañina, sino que es fundamental aprovechar las oportunidades que la empresa ofrece. 

Esto significa que, más allá de tener una “buena idea de fraude”, el interesado debe verificar si la empresa cuenta con alguna fragilidad, inadecuación o vulnerabilidad que abra espacio para la ejecución de esta suerte de acto ilícito.

 Atracción

Otro punto significativamente importante para el desarrollo de fraudes son los beneficios potenciales. O sea, la toma de decisión de un individuo malicioso también considera la ganancia financiera que alcanzará en el caso de que el fraude ocurra sin inconvenientes.

De hecho, vale la pena señalar que raramente los fraudes son ocasionados por individuos que desean hacerlo por la sensación de poder y fortaleza, no obstante, situaciones excepcionales y aisladas existen. 

Más una vez, necesitamos decir que el proceso selectivo juega un rol importante en la búsqueda por profesionales idóneos, respetuosos y sobre todo, honestos que no se vendan ante las ventajas financieras.

Medio

Este aspecto abarca las habilidades técnicas y el nivel de conocimiento del ejecutor, ya que no adelanta tener un motivo y atracción, si el individuo no tiene capacidad para identificar las fragilidades o inadecuaciones de los controles internos para luego, detectar la oportunidad perfecta para practicar el fraude.

En definitiva, los cuatro componentes son motivadores del fraude, no obstante, su nivel de influencia y de efectividad varían de acuerdo con el tipo de fraude, con la realidad interna del negocio y con la eficiencia del profesional malicioso.

Principales motivos que “inspiran” a sus autores

Además de los aspectos financieros y de la personalidad del autor, otros factores pueden incentivar el desarrollo del fraude interno:

Falta de estructura organizacional

Uno de los aspectos que más inciden en la práctica de fraudes es la vulnerabilidad del negocio, es decir, cuanto más frágil sea la estructura, mayor es la probabilidad de ocurrir situaciones de este tipo.

Entre los factores que debilitan la organización, destacamos:

• Ausencia de políticas y normas antifraudes.
• Control deficiente de las actividades y de los procesos organizacionales.
• Capacitaciones insuficientes.

Ante ese panorama, la probabilidad de ocurrir fraudes tiende a aumentar considerablemente generando, de este modo, un impacto perceptible y muy peligroso no solo en términos financieros, sino también en el clima organizacional —miedo, inseguridad, conflictos.

Satisfacción personal

Puede parecer un poco alejado de la realidad, sin embargo, muchos colaboradores llevan a cabo fraudes con la intención de subsanar demandas emocionales y psicológicas relacionadas con el reconocimiento laboral y profesional.

Es decir, practican el fraude para sentirse poderosos y verificar su potencial para poner en marcha acciones peligrosas y delictivas sin sufrir sanciones, lo que nos lleva al siguiente motivo.

Posibilidad de éxito

De hecho, la perspectiva de tener éxito y no despertar sospechas seduce a las personas que tienen valores y principios muy débiles al margen de la postura corporativa.

Esencialmente, esta creencia del autor se fundamenta en los siguientes puntos:

• Debilidad de las medidas de protección.
• Fragilidad técnica de los responsables por investigar la situación.
• Dificultad en encontrar y analizar pruebas.

Por lo tanto, la expectativa de cometer el delito y tener buenos resultados conlleva a una tercera razón.

Bajo nivel de responsabilización

Sería fantástico si cada individuo que actúa de manera equivocada respondiese por sus actos, ¿no es cierto? 

No obstante, sabemos que, en la práctica, las cosas no funcionan tan bien. De esta manera, las inconsistencias en el caso, el uso de tecnología de punta para fines irregulares y otras circunstancias prácticas limitan el campo de acción de los investigadores impactando, de este modo, en la resolución del fraude.

Por lo tanto, la idea de éxito en conjunto con la perspectiva de una investigación poco eficiente generan un sentimiento de fortaleza e intangibilidad ya sea por la debilidad de las normas y de la legislación vigente o por dificultades operacionales en lo que se refiere a la adopción de acciones que subsanen las pérdidas financieras.

Seis tipos de fraude que afectan a las organizaciones

Al llegar a este punto del artículo, debe haber entendido que los fraudes son procedimientos ilícitos pasibles de sanciones, sin embargo, desde la sospecha hasta llegar a un denominador común penalizando al ejecutor, hay un largo camino que recorrer.

En efecto, el nivel de la sanción está vinculado con diferentes aspectos como la naturaleza del fraude. A continuación, presentamos sus principales tipos aclarando sus características más importantes:

1. Documental

Se califica como fraude documental al archivo fiscal como notas, facturas o tickets que no cumplan las reglas de la empresa. De hecho, para que un comprobante sea válido es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:

• Numeración.
• Datos personales del emisor como número del documento de identificación y dirección.
• Fecha y lugar de emisión.
• Descripción de los artículos adquiridos o servicios contratados.
• Importe de los costos e impuestos detallados.
• Moneda del pago.
• Base impositiva.

Asimismo, la validez e idoneidad del documento depende de su estado de conservación y legibilidad de su contenido. Por eso, es importantísimo que el profesional responsable por revisar y aprobar los gastos verifique a detalle todos los comprobantes y solamente después, autorice el reembolso.

Más allá de su frecuencia en el control de costos, vale la pena señalar que el fraude documental puede ocurrir en diferentes esferas en el entorno corporativo como en el marketing y en otros procedimientos financieros, no obstante, en su gran mayoría, se relaciona con posibles beneficios económicos para el autor.

2. Cronológico y/o fuera de plazo

El fraude cronológico ocurre cuando la narrativa de un colaborador es incoherente en términos de fechas y tiempos. Por ejemplo, puede darse cuando el ejecutor señala gastos de viaje en períodos incompatibles con su jornada fuera del negocio.

Para no caer en este tipo de situación, es interesante que el gestor responsable de analizar los costos verifique con el sector de recursos humanos información relevante acerca del viaje del colaborador como el lapso de tiempo que no concurrió a la empresa.

De esta manera, contará con los datos necesarios para saber si debe o no aceptar el documento, así como podrá identificar si cumple con la política de reembolso corporativo en cuanto a los plazos de entrega y análisis.

3. Exceso de gasto

Esta naturaleza de fraude es muy recurrente, dado que consta de la presentación de comprobantes con montos que rebasan los límites definidos por la empresa en virtud de su presupuesto.

En el ámbito de los viajes corporativos, ocurren a raíz de gastos excesivos por categoría, período o jornada pudiendo abarcar, inclusive, gastos reembolsados previamente -anticipos- por la compañía.

4. Adquisiciones no compliance

Consta de la compra de artículos o contratación de servicios sin contar con la autorización de la empresa o considerar la política del negocio.

Aunque no es tan habitual como los otros tipos señalados hasta el momento, es importante destacar que el fraude no compliance puede interferir en los resultados corporativos principalmente si consideramos que una compra extra significa costos añadidos y por ende, la caída de la rentabilidad.

En este sentido, independientemente del monto pago, la normalización de este tipo de evento puede perjudicar la caja empresarial e impactar en el margen de beneficio.

Asimismo, el fraude en cuestión puede afectar las relaciones comerciales de la empresa, pues generalmente las compras no compliance son hechas en organizaciones diferentes a las que mantienen un vínculo positivo con el negocio, lo que conlleva a un deterioro de la imagen ante sus partners comerciales.

5. Manipulación del capital social y del patrimonio

A menudo, este fraude es fruto del abuso de poder en las organizaciones mediante la actividad maliciosa de un profesional que se aprovecha de su puesto para utilizar los recursos corporativos para fines irregulares.

Asimismo, este tipo de acción está relacionado con la apropiación de dinero, valores o bienes de forma ilícita como retirando capital y guardándolo en cuentas bancarias en el extranjero.

6. Fuga de información

Ocultar o mentir información acerca de las transacciones, tecnologías, productos/servicios o situación corporativa puede afectar diferentes esferas del negocio y repercutir directamente en sus beneficios.

Por ejemplo, cuando un colaborador miente o limita el acceso a los datos verdaderos acerca de un determinado gasto, ya sea incrementando su valor o incluyendo costos inexistentes, desencadena una serie de consecuencias como el análisis incorrecto de los gastos corporativos y la pérdida de la rentabilidad del negocio.

Además de imponer efectos negativos en el panorama de los costos, la fuga de la información puede generar:

• Inversiones ineficaces;
• Procesos deficientes;
• Toda de decisión inadecuada;
• Estrategias ajenas a la realidad y a los objetivos corporativos.

Por lo tanto, el contexto empresarial puede verse afectado por numerosos tipos de fraudes y padecer sus consecuencias, incluso, en los casos más graves, esas acciones pueden ocasionar la quiebra de un negocio.

Tres ventajas poderosas de evitar el fraude interno

Suprimir el desarrollo de fraudes corporativos es una importante fuente de ventaja competitiva porque:

1. Disminuye los costos

El costo de un fraude puede ser altísimo, en especial, cuando se repite o abarca muchos interesados. Cuando llevamos a cabo las medidas predictivas, es posible reducir la incidencia de fraudes y, por consiguiente, minimizar los costos.

De hecho, la incidencia en los gastos corporativos se basa en que los fraudes pueden no solo impactar de manera directa en el esquema financiero del negocio, sino también afectar su imagen en el mercado a punto de convertirlo en una amenaza para los inversionistas e, incluso, para los clientes.

Por lo que evitarlos significa disminuir los gastos con reembolsos, disminuir la repetición de procedimientos y contar con información verdadera para aportar una atención al cliente más eficaz.

2. Incrementa la calidad de la toma de decisión

El proceso de toma de decisión abarca numerosos datos y el análisis de documentos que, si no cuentan con información verdadera, pueden generar serios problemas a la empresa.

De esta manera, contar con datos distorsionados y poco o nada fiables incide en la calidad de las soluciones, actividades y procesos que se implementan en el negocio.

Por lo tanto, la integración de mecanismos preventivos a la realidad de la empresa promueve la integridad y confiabilidad de la información, lo que se refleja en la efectividad de las decisiones empresariales.

3. Optimiza el clima laboral

La ocurrencia de fraudes puede ocasionar discusiones y problemas entre los colaboradores impactando así, en el ambiente de trabajo. 

En virtud de ello, evitarlos es esencial para promover la armonía, ya que poner en marcha acciones de prevención minimiza la ocurrencia de situaciones incómodas, la desconfianza y la tensión en todos los sectores corporativos.

Paso a paso para evitar el fraude interno

En lo que concierne a los fraudes internos, eliminar los riesgos relacionados con la actividad ilícita de los colaboradores es un reto complejo, sin embargo, es posible minimizar las pérdidas generadas por este tipo de situación a través de la adopción de una serie de medidas preventivas.

De hecho, estas acciones involucran políticas, procedimientos, capacitaciones y comunicación con la finalidad de identificar, acompañar, prevenir y sensibilizar los funcionarios a respecto de esas prácticas maliciosas, así como definir medios para lidiar con posibles desvíos.

Es importante señalar que no existe un conjunto de medidas exacto e ideal para mitigar el fraude interno dela forma más completa posible, por lo que cada empresa necesita alinear sus acciones de acuerdo con su modelo de negocio, los riesgos detectados, su realidad y la perspectiva de futuro.

No obstante, bajo un contexto general, es posible implementar ciertas estrategias y obtener buenos resultados como:

Realizar auditorías

Los principales responsables de identificar fraudes son los gestores internos, una vez que tienen acceso a abundantes datos acerca de diferentes procesos.

Sin embargo, es posible que estos profesionales no detecten determinadas situaciones principalmente en virtud de su vínculo estrecho con la empresa, es decir, por la relación subjetiva entre el colaborador y la marca.

De esta manera, es interesante considerar la contratación de un servicio de auditoría externa, puesto que actúa de forma imparcial, objetiva y se limita al análisis racional de los datos y de los registros como el flujo de caja, balance patrimonial y las demostraciones, lo que posibilita detectar actividades maliciosas de forma altamente eficaz.

Monitorear los procesos

Otra forma interesante de evitar la ocurrencia de fraude es creando reportes, informes y documentos sobre todos los aspectos que involucran una operación. 

Para eso, es imprescindible contar con recursos tecnológicos como plataformas, softwares de gestión, aplicaciones y otras herramientas que aporten una visión integral del panorama corporativo.

Identificar los errores

Las dos estrategias señaladas anteriormente son fundamentales para identificar la mejor forma de lidiar con cada una de las amenazas. 

En lo que se refiere a este último punto, no siempre la empresa logra poner en marcha las soluciones más eficaces, ya sea por limitaciones técnicas o por cuestiones tecnológicas. Ante este tipo de evento, la alternativa más interesante es recurrir a una consultoría o alianza comercial especializada.

Corregir las dimensiones deficientes

Luego de detectar las posibles fuentes de problemas y asegurarse que la empresa es capaz de implementar medidas eficaces, es hora de corregir los puntos donde se encontraron fraudes evitando, de este modo, que situaciones análogas interfieran en la salud financiera y mercadológica del negocio.

Capacitar el equipo de trabajo

Los entrenamientos antifraudes tienen como objetivo concientizar a los equipos acerca de las políticas, herramientas y medidas más eficientes para eliminar o, en su defecto, minimizar la ocurrencia de acciones malintencionadas.

De igual forma, la realización de seminarios, charlas informativas, reuniones y oficinas promueve cambios en el comportamiento de los funcionarios estimulando así, su compromiso con la empresa para eliminar las oportunidades de fraude.

Es importante mencionar que la prevención se fundamenta en la calidad de la gobernanza de una empresa. Bajo esta perspectiva, los gestores y líderes corporativos tienen el deber de incentivar prácticas sostenibles, soluciones creativas y acciones afirmativas que fomenten las buenas prácticas y la mentalidad colectiva.

¡Anímese a mitigar el fraude interno en su negocio poniendo en práctica nuestro paso a paso!

En suma, los fraudes son eventos que demandan atención principalmente a raíz de su gran capacidad de afectar diferentes esferas del ambiente corporativo.

Esperamos que este contenido haya sido útil y que ahora cuente con el conocimiento necesario para implementar acciones en su negocio que efectivamente mitiguen la ocurrencia o contribuyan a afrontar el fraude interno.

Como señalamos anteriormente, la realización de auditorías tiene efecto disuasorio y puede ayudar a combatir el fraude interno. Obtenga más información sobre las soluciones que ofrece SAP Concur, visitando el sitio de Audit Service.