¿Cómo ahorrar en viajes corporativos?: 7 consejos prácticos
30 de Septiembre de 2021
La mayoría de las empresas sufren a diario distintos tipos de pérdidas que afectan a su economía y cumplimiento organizacional. Por eso, saber cómo ahorrar en viajes corporativos es una buena manera de garantizar resultados óptimos y así evitar cualquier riesgo de alto impacto.
Para ello, es conveniente realizar un checklist de viajes corporativos y tomar en cuenta todas las etapas del viaje: las reservaciones, los viáticos, las reuniones con clientes y demás gastos. Así la empresa podrá ahorrar, evitará riesgos y garantizará una experiencia segura y satisfactoria para todos sus colaboradores.
Si le interesa saber cómo ahorrar en viajes corporativos sin comprometer la seguridad de sus colaboradores, en este artículo descubrirá 7 consejos muy útiles para lograrlo.
¡Comencemos!
1. Haga las reservas con antelación
Si las condiciones lo permiten, es decir, si el viaje de negocios de la compañía fue estipulado con el tiempo necesario, es conveniente hacer todo tipo de reservas con antelación, tanto para vuelos como hospedajes.
Y es que al hacerlo de esta manera se podrán reducir los costos de las tarifas. En cambio, si la reserva se hace con urgencia, las tarifas serán más elevadas y difícilmente podrá solicitarse un ajuste o rebaja.
2. Trabaje con compañías que permitan hacer reembolsos
Ser precavidos es una buena forma de ahorrar en viajes corporativos.
Para este punto, es recomendable trabajar con proveedores —líneas aéreas, hoteles, restaurantes, empresas de transporte—que permitan el reembolso en caso de cancelación o modificación de la fecha prevista del viaje. De no ser así, su compañía se verá afectada por perder el valor total o la seña por el servicio reservado.
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3. Solicite descuentos para empresas
Muchas aerolíneas y hoteles ofrecen descuentos al convertirte en socio y viajar regularmente con ellos, por eso es importante investigar cuáles organizaciones se adecuan a su presupuesto y cuentan con las características que necesita. Tome en cuenta: reservas de último momento, política de cancelaciones, beneficios que ofrecen, entre otros.
4. Revise las ofertas de las empresas donde se hicieron las reservas
Cuando se contratan servicios—vuelos, hoteles, automóviles, etc.— con antelación, existe la posibilidad de que, cuando nos acercamos más a la fecha, las empresas publiquen ofertas o descuentos que quizás no se incluían antes.
Por eso, es importante revisar regularmente la web de cada uno de estos servicios, para estar al tanto de esos posibles descuentos y exigir que los apliquen a tus contrataciones.
Por otro lado, es necesaria una buena gestión en lo que respecta a las políticas de cancelaciones, pues, si rechazan ese descuento solicitado, será conveniente cancelar la reserva y contratar una nueva.
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5. Mitige posibles riesgos
Siempre que nos referimos a los viajes corporativos hacemos alusión a la importancia de ser precavidos en todas las facetas que comprenden este campo. De esta manera, se podrán evitar riesgos que pongan en peligro a sus empleados y las finanzas de su empresa.
Para ello, el área encargada de planificar los viajes de su compañía, deberá trabajar de manera exhaustiva en todo lo referente a la gestión de riesgo, pues, así podrá prever posibles escenarios negativos y accionar de manera adecuada ante los peligros o amenazas.
Para este tipo de casos, es aconsejable garantizar una política corporativa que determine las correctas conductas, protocolos, medidas, maneras de accionar o corregir adecuadamente, si se llegara a presentar un factor de riesgo en cualquier etapa del viaje.
6. Impulse el cumplimiento de sus políticas corporativas
Su empresa puede optimizar el cumplimiento mediante campañas de comunicación que incentiven a sus colaboradores a cumplir con el seguimiento de sus políticas corporativas de viajes y gastos.
De esta manera, sus empleados podrán brindarle la ayuda necesaria para alcanzar el objetivo de transparencia empresarial. Para ello, es importante transmitir un mensaje claro que comprometa a las personas a respetar las políticas de la compañía y a conocerlas con mucha claridad.
7. Utilice la tecnología para evitar fraudes
Los fraudes son una práctica muy común que si no se detecta a tiempo, a largo plazo representan un gasto importante para las empresas.
De hecho, la Asociación de Auditores Certificados de Fraudes considera que una empresa pierde anualmente el 5% de sus ingresos por maniobras fraudulentas.
El fraude más común consiste en la falsificación o manipulación de algunos valores de las facturas o recibos de viajes por parte de los colaboradores para utilizar la diferencia de dinero en su beneficio.
El principal motivo para que esto no se detecte es la falta de herramientas de control por parte de las compañías. Sin embargo, con las soluciones tecnológicas adecuadas, es posible detectar y evitar estas malas prácticas desde su origen.
En la actualidad, existen muchas soluciones para prevenir y corregir estos tipos de problemas. Un ejemplo son las herramientas de gestión de viajes y gastos, que permiten enviar y aprobar gastos desde cualquier lugar, capturar viajes sin importar dónde se reserven y automatizar e integrar sus procesos de cuentas por pagar.
Estas soluciones lo ayudarán a obtener una visibilidad total y un mayor control para así reducir el riesgo de fraudes.
¡Eso es todo!
Esperamos que esto 7 consejos para ahorrar en viajes corporativos, le brinden una dimensión global acerca del uso de los recursos de su compañía y las razones por las cuales es beneficioso llevar un excelente control de gastos.
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