Cómo obtener claridad y cumplimiento con cada cambio de política

28 de Septiembre de 2022

Sin duda, su compañía cambió las políticas de gastos a medida que el trabajo desde casa y las interrupciones de los viajes perturbaron los negocios y alteraron los planes comerciales. 

El caos de la cadena de suministro y la inflación han complicado aún más el panorama. Los empleados están superando los límites presupuestarios para satisfacer a los clientes. Muchos empleados tienen problemas para mantenerse al día con las políticas porque, honestamente, los cambios pueden ser confusos. Algunos, además, ven una oportunidad para colar un gasto para la compañía y se aprovechan. 

Nuestra investigación en SAP® Concur® valida lo que muchos directores financieros están viendo. El año pasado, la tasa de infracción en materia de gastos aumentó, lo que significa más infracciones por cada euro o dólar. En general, los gastos personales excesivos aumentaron casi un 22%. Son muchos dólares y violaciones de la política que andan sueltos. 

Es difícil mantener la política, los sistemas y las personas que los utilizan alineados. Pero es posible adelantarse al incumplimiento si pone en marcha los mecanismos adecuados, utilizando la automatización y los controles digitales. Una vez que lo haga, los empleados podrán estar al día con los cambios. Y tendrá la claridad necesaria para cada decisión de gasto. 

Nuestra hoja de consejos, Convertir los cambios de política en claridad, cubre cinco preguntas que le ayudarán a examinar la situación de su compañía en relación a navegar por los cambios de política, junto con los consejos sobre cómo mejorar la gestión de sus procesos de política de T&E. 

¿Sus procesos de auditoría se ejecutan con frecuencia, rapidez y precisión? 

La automatización es el comienzo, porque un proceso digital fluido le permite recopilar datos de gastos y le permite a su equipo de Finanzas enfocarse en excepciones y mitigar riesgos. La incorporación de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático es un segundo paso, ya que le permite analizar los informes de gastos en busca de políticas y otros problemas de cumplimiento, y detectar la diferencia entre errores y fraude absoluto. El resultado son auditorías periódicas y precisas y el reembolso a los empleados es más rápido y cuesta menos. 

¿Cuánta confianza tienen sus empleados en su capacidad para cumplir las normas? 

Los empleados escuchan todo el tiempo que las políticas están cambiando, pero puede que se pregunten cómo se refleja esto en sus informes de gastos. Los flujos de trabajo automatizados le permiten guiar a los empleados hacia opciones que cumplen con las normas, proporcionando asesoramiento dentro de la solución mientras reservan o toman otras decisiones de gastos. Sabrán si un gasto es incorrecto sin tener que conocer la política al pie de la letra, y esto le permite a la compañía crear una cultura de cumplimiento. Tendrá una mejor comprensión del comportamiento de gasto y tendrá la información para ajustar las políticas.  

¿Sus empleados tienen el apoyo para cumplir con los flujos de trabajo y las actualizaciones de la política? 

Para que los empleados sigan las políticas actuales, sus sistemas y procesos internos deben estar sincronizados con esas políticas. Los expertos en negocios y tecnología pueden trabajar con usted para garantizar la alineación y realizar ajustes rápidamente. Pueden asesorar sobre cambios de configuración y cómo gestionar asignaciones de viaje. Además, su compañía puede proporcionar acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, al soporte dedicado. Todos los enfoques tienen como objetivo aprovechar al máximo sus soluciones implementadas e incrementar la adopción y satisfacción de los empleados. 

¿Puede adaptar los procesos de gasto y auditoría al mismo tiempo que cambian las políticas? 

La velocidad, la eficiencia y la competitividad pueden coexistir con el cumplimiento a medida que evolucionan las políticas. Una plataforma basada en la nube que combina experiencia humana, inteligencia artificial y aprendizaje automático puede respaldar esa coexistencia. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden detectar gastos sospechosos o fuera de la política automáticamente, y marcar esos gastos para que los auditores humanos puedan examinarlos más de cerca. En general, la combinación mejora la eficiencia y la precisión de los procesos de auditoría. Y la tecnología le permite capturar la documentación para los requisitos fiscales.  

¿Sus políticas son lo suficientemente efectivas para alcanzar los objetivos y requisitos de sostenibilidad de la empresa?