¿Cómo mejorar la eficiencia operativa?

En un entorno caracterizado por la competencia feroz, los cambios tecnológicos rápidos y las demandas crecientes de los consumidores, las organizaciones se encuentran constantemente desafiadas a optimizar sus procesos internos para mantenerse ágiles y relevantes. Es así como la eficiencia operativa se ha vuelto esencial. 

Entonces, ¿qué significa exactamente contar con eficiencia operativa? ¿Cómo se evalúa y, sobre todo, cómo se puede mejorar? 

En este post, veremos qué es exactamente la eficiencia operativa, cuáles son sus beneficios, cómo medirla y cómo optimizarla.

Qué es la eficiencia operativa

La eficiencia operativa se define como la capacidad de un equipo u organización para entregar productos o servicios de calidad, empleando la mínima cantidad de recursos. 

En este sentido, no solo se trata de reducir costos, sino de crear un ecosistema empresarial que maximice la productividad, minimice los errores y fomente la innovación continua. 

La eficiencia operativa se evalúa mediante la relación entre la inversión en un proyecto —es decir, los recursos, como dinero, personal y tiempo— y los resultados obtenidos. 

¿Cuáles son los beneficios de la eficiencia operativa? 

Implementar una estrategia de eficiencia operativa puede demandar tiempo y esfuerzo, pero los beneficios resultantes son significativos. Veamos cuáles son los principales: 

1. Reducción de costos de cumplimiento 

La eficiencia operativa contribuye a reducir los costos asociados a errores humanos y de no conformidad. 

Establecer procedimientos, políticas y rutas de migración adecuadas, ayuda a mantener estándares de cumplimiento más altos. 

2. Reducción de costos de procesamiento 

Al eliminar o reducir la intervención manual y delegar tareas a la automatización, se logra una disminución significativa de los costos de procesamiento. 

Esto libera al equipo asesor, o de ventas, de esfuerzos laborales intensivos, mejorando la eficiencia operativa.

3. Retención de clientes 

La automatización desempeña un papel crucial en la retención de clientes al agilizar los procesos sin depender exclusivamente de los recursos tecnológicos. 

Además, la implementación de reglas automatizadas puede mejorar el procesamiento de clientes, contribuyendo a la satisfacción y fidelización.

4. Aumento de la agilidad empresarial 

La creación de sistemas adaptables, procedimientos flexibles, regulaciones de cumplimiento y políticas actualizadas de manera regular impulsa la agilidad del negocio. 

En este sentido, mantener estándares operativos actualizados garantiza una adaptabilidad efectiva a los cambios en el entorno empresarial. 

5. Expansión de servicios 

La eficiencia operativa posibilita la reducción de costos en diversas áreas, como la optimización de procesos operativos. 

Este ahorro puede ser redirigido hacia la expansión de servicios, permitiendo que la organización diversifique su oferta mientras mantiene una base de costos eficiente.

6. Resiliencia 

La eficiencia operativa contribuye no solo a la optimización de procesos, sino también a la resiliencia de los colaboradores y la organización frente a cambios inesperados. 

7. Estrategia de crecimiento

Uno de los beneficios clave de la eficiencia operativa es liberar recursos para reinvertir en la empresa. 

Esta inversión puede ser canalizada hacia una estrategia de crecimiento sólida, permitiendo la expansión de servicios y la diversificación de la oferta.

Cómo medir la eficiencia operativa

La eficiencia operativa se puede medir efectivamente siguiendo estos pasos: 

1. Identificación de objetivos empresariales 

El primer paso que se debe dar es establecer objetivos claros y medibles, como incrementar la producción o disminuir costos. 

Por ejemplo, los objetivos pueden ser disminuir los costos de producción en un 7%. 

2. Definir los indicadores clave de rendimiento o KPIs 

Los KPI son métricas que miden el desempeño empresarial, como el tiempo de fabricación y el tiempo que toma producirlos.

Algunos ejemplos son los KPIs pueden ser el coste de producción por unidad, el tiempo de producción y cantidad de productos fabricados diariamente. 

3. Recolección precisa de datos 

Es clave recopilar datos de manera constante sobre los KPIs que se han definido. 

En este sentido, por ejemplo, es recomendable llevar un registro diario de todas las unidades de productos fabricadas, el tiempo, mano de obra y coste de cada una. 

4. Analizar los datos 

Luego de lo anterior, se deben analizar los datos recopilados para evaluar si la empresa ha alcanzado los objetivos planteados al principio. 

Se puede comparar el costo de producción y el tiempo promedio de fabricar una unidad de producto de un día específico con otros.

5. Identificar los cuellos de botella 

Los datos recopilados a partir de los KPIs pueden revelar sectores problemáticos, como producción menos eficiente o gastos elevados

Por ejemplo, si el tiempo de producción supera las expectativas, se podría explorar y encontrar que un proceso específico se retrasó debido a problemas con maquinaria o disputas con empleados.

6. Implementar medidas correctivas 

Una vez identificados los obstáculos, es crucial tomar medidas para mejorar la eficiencia operativa, ya sea mediante la automatización de procesos, optimización de la gestión de inventario o capacitación del personal.

Si la causa es una falla en la maquinaria, se pueden realizar reparaciones o sustituciones; si involucra conflictos con empleados, lo mejor es proporcionar capacitación adicional para elevar la eficiencia.

Cómo mejorar la eficiencia operativa

Mejorar la eficiencia operativa es un proceso continuo que implica la implementación de estrategias específicas que proporcionen a la empresa un enfoque más inteligente y eficiente

En ese sentido, veamos algunos puntos clave para optimizar la eficiencia en su empresa: 

• Automatizar procesos: implemente tecnologías como el BPA, inteligencia artificial y robótica para automatizar tareas, reducir errores y aumentar la velocidad en procesos clave.
• Capacitar a los empleados: identifique áreas de capacitación, diseñe programas efectivos, proporcione retroalimentación y reconocimiento para una fuerza laboral más productiva. 
• Mejorar la planificación: evalúe y comprenda la demanda, establezca objetivos realistas, desarrolle planes detallados y monitoree el progreso para una operación fluida y rentable. 
• Optimizar la gestión de inventarios: esto mediante sistemas de seguimiento, niveles mínimo y máximo, uso de software de gestión, pronósticos de demanda y prácticas eficientes de reabastecimiento para reducir costos asociados con inventarios.
• Utilizar tecnología adecuada: identifique áreas para aplicar tecnología, seleccione herramientas adecuadas, capacite al personal y monitoree su impacto para mejorar la competitividad.

Desde SAP Concur, sabemos muy bien que la eficiencia operativa no solo es fundamental, sino también un diferenciador crucial para el éxito empresarial. 

La implementación de prácticas como la automatización de procesos y la optimización de la gestión de gastos a través de soluciones innovadoras puede marcar la diferencia en la eficiencia y agilidad de una organización. 

En este caso, la suite de soluciones de SAP Concur ofrece herramientas especializadas que van más allá de la eficiencia operativa tradicional, ya que no solo buscamos aumentar la productividad y reducir costos, sino también proporcionar una visión integral de los gastos empresariales a fin de permitir una toma de decisiones más informada. 

Para obtener más información, le invitamos a solicitar una reunión con uno de nuestros expertos. ¡Estamos siempre listos para apoyarlo!