¿Cómo la facturación digital puede eliminar la frustración en tus procesos de gastos?

La facturación digital es un elemento cada vez más presente en el entorno empresarial. Con sus múltiples beneficios, que van desde reducir costos hasta agilizar gestiones, representa una estrategia capaz de disminuir la frustración y el estrés relacionados con los procesos de gastos.

Tal es su impacto en Chile, que de acuerdo con estadísticas del SII, solo durante el 2023 se inscribieron 103.982 empresas en el sistema de facturación gratuito del Servicio de Impuestos Internos. Otros 10.023 más lo hicieron a través de un software de mercado de facturación electrónica.

A lo largo de este artículo le mostraremos todos los beneficios asociados a la emisión de facturas digitalizadas. También compartiremos las mejores estrategias para hacer una transición exitosa y algunos ejemplos de organizaciones que han mejorado su eficiencia mediante este sistema.

Beneficios clave de la facturación digital en procesos de gastos

Si bien la facturación digital puede ofrecer una multitud de beneficios en todos los departamentos de la empresa, a continuación le mostraremos sus aportes más importantes para la rendición de gastos y control administrativo.

1. Reducción de costos

El uso de facturación electrónica se asocia con la reducción de algunos costos logísticos que, con la facturación tradicional, son inevitables. Por ejemplo:

1. Impresión: Debido a que no hay necesidad de imprimir facturas, ahorra costos asociados con la compra de papel, tinta y mantenimiento de impresoras.
2. Envío postal: Al enviarse de forma instantánea por correo electrónico o por sistemas digitales, se eliminan los costos de mensajería postal.
3. Almacenamiento físico: Al no tener que guardar facturas en archivadores físicos, se excluyen los costos relacionados con el espacio de almacenamiento.
4. Reducción de costos empresariales y administrativos: Gracias a que elimina la necesidad de manipular e ingresar los datos manualmente, minimiza los costos administrativos asociados con la reconciliación y verificación de facturas.

A su vez, la automatización de facturas inherente a este proceso reduce drásticamente la carga de trabajo de los colaboradores.

Con ello, no solo permite que los responsables dediquen su tiempo y esfuerzos a procesos de mayor relevancia y rentabilidad para la empresa, sino que además, puede lograr una disminución de los costos de contratación.

2. Mayor velocidad de procesamiento y cobranza

En lugar de depender de la entrega física y sus procesos implícitos, las facturas digitales se reciben de manera instantánea a través de correos electrónicos o plataformas en línea. De esta manera, las organizaciones pueden iniciar la cobranza de sus facturas cuanto antes y agilizar todo el proceso de pagos.

Desde luego, este beneficio no solo aplica para la empresa emisora, sino también para la receptora. Pues los sistemas de facturas digitales pueden automatizar la recepción y clasificación de estos documentos, e, incluso, gestionar y coordinar los pagos.

3. Mejor visibilidad y control

La digitalización de las facturas proporciona visibilidad en tiempo real de las transacciones financieras. Con ella, las organizaciones pueden:

• Monitorear desde la emisión del documento, hasta el pago y almacenamiento del mismo.
• Mantener un control adecuado sobre los ingresos y egresos.
• Obtener información actualizada sobre el estado de la factura.
• Tomar decisiones fundamentadas.
• Identificar tendencias, analizar patrones de gastos y detectar posibles áreas de mejora.

4. Cumplimiento normativo

Los sistemas de facturación electrónica suelen adaptarse a las necesidades de cumplimiento corporativo de cada país. Con ello garantizan que las empresas cumplan con los requisitos legales en cuanto a emisión, almacenamiento y procesamiento de facturas.

En Chile, por ejemplo, desde 2018 la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas, sin importar su tamaño o sector.

Si bien el uso de un software privado de facturación electrónica no es obligatorio, su implementación es totalmente válida y está avalada por el SII. De hecho, en la mayoría de los casos podrá integrarse con el sistema de facturación electrónica de esta institución.

5. Disminución de errores

Debido a que se trata de un proceso automatizado, la facturación digital reduce al mínimo la posibilidad de cometer errores en el proceso. Al limitar la cantidad de datos que deben ingresarse de forma manual y al disminuir la necesidad de transcribir los detalles de la factura, los errores de tipeo e interpretación desaparecen casi por completo.

6. Seguridad de la información

La mayoría del tiempo, las facturas electrónicas están protegidas por medidas de seguridad avanzadas que reducen significativamente la pérdida o filtración de información asociada con el robo de datos, la manipulación de documentos e, incluso, con el fraude.

Esto lo consiguen a través de diferentes elementos de seguridad como la encriptación de datos, el uso de redes seguras y la autenticación de usuarios. Así, evitan inconvenientes que podrían no solo interferir en el proceso de gestión de gastos, sino que también, pondrían en riesgo la integridad de la organización y sus colaboradores.

7. Facilidad de auditoría y seguimiento

El uso de facturas electrónicas permite llevar un registro detallado de todos los documentos emitidos y recibidos. De manera que, cuando sea necesario, sea posible utilizarlos como sustento para la ejecución de auditorías internas o externas.

A su vez, debido a que este registro proporciona detalles sobre las etapas y estados de cada factura, contribuye a identificar cualquier irregularidad o discontinuidad en el proceso.

 Mejores prácticas para una transición exitosa a la facturación digital

Desde luego, pasar de la facturación tradicional a la digital puede ser un proceso extenso. Para ello, le mostramos las mejores prácticas que debe implementar en su organización.

1. Comprensión de los requisitos legales y fiscales

A razón de que los requisitos legales para la emisión de facturas electrónicas y su obligatoriedad pueden variar dependiendo de la municipalidad o país, es esencial comprender con exactitud las regulaciones concernientes a la zona de operaciones de la organización.

En Chile, por ejemplo, el emisor de la factura debe ser contribuyente de primera categoría, estar autorizado por el SII, poseer un certificado digital, entre otros requisitos.

Tener en cuenta estos elementos evitará que la organización incurra en sanciones que podrían convertirse en multas de alto valor.

2. Evaluación de las necesidades 

Para maximizar las ventajas de un sistema de facturación digital hay que comprender las necesidades específicas de la organización. Para ello, se debe considerar el volumen y la frecuencia de facturas emitidas y recibidas, los procesos actuales para gestionarlas y si es necesario integrar esta práctica con otros sistemas empresariales.

Por ejemplo, una empresa que tenga inconvenientes con los flujos de trabajo en este ámbito, puede optar por un sistema de facturación electrónica que revise, gestione y apruebe la recepción y emisión, mientras notifica a los colaboradores involucrados.

3. Selección del proveedor

La elección de un proveedor adecuado será el punto de partida para esta transición. En ese sentido, es de vital importancia optar por un proveedor de servicios que tenga una interfaz comprensible, que ofrezca servicios de soporte técnico y atención al cliente óptimos y que, además, supla las necesidades de la empresa y priorice la seguridad de la organización.

Un proveedor que no cumpla con los requisitos mencionados podría hacer parecer a la facturación digital como un proceso complicado y difícil de manejar que, en poco tiempo, los colaboradores rechazarán.

4. Formación y capacitación del personal

Todo el personal involucrado debe recibir una capacitación que le permita comprender el funcionamiento, manejo y procesamiento de las facturas digitales. A su vez, esta formación debe demostrarles por qué este tipo de facturación es beneficioso y las múltiples maneras en las que puede facilitar su carga de trabajo.

De este modo, no solo aprenderán a utilizar el sistema tal como se los solicita la empresa, sino que adoptarán este tipo de facturación como una herramienta de gran valor. De paso, mostrarán una actitud positiva ante su implementación.

5. Implementación gradual

Una de las mejores formas de abrir paso a la herramienta digital de facturación es comenzar con un grupo piloto que la implemente, pero solo en determinados procesos o áreas. Así, se podrán identificar y abordar los pequeños desafíos que también se podrían presentar a gran escala con una dificultad mayor.

Asimismo, permitirá que el personal se adapte a este nuevo método de trabajo sin generar un cambio brusco en sus actividades diarias.

6. Monitoreo continuo

Establecer un monitoreo constante de la eficacia y eficiencia del sistema de facturación digital ayudará a reconocer áreas de mejora, mucho antes de que se conviertan en un serio impedimento para los colaboradores.

Para lograrlo es esencial establecer métricas que permitan evaluar si existe un avance o mejoría en determinados procesos relacionados con la facturación.

Por ejemplo, si procesar diez facturas de manera manual tomaba una hora, y tras la digitalización de esta actividad sigue tomando el mismo tiempo, es necesario identificar dónde está la deficiencia, por qué está sucediendo, y cómo mejorarla.

7. Comunicación efectiva

Más allá de las capacitaciones y formaciones, los colaboradores deben sentirse plenamente involucrados en el proceso. Para ello, será necesario que los líderes comuniquen de manera efectiva todos los cambios internos y externos relacionados con este tema y que, además, fomenten que el personal exprese sus ideas, inquietudes u observaciones.

Por supuesto, es imprescindible contar con un entorno adecuado que propicie esta comunicación interna. Deben crearse canales de soporte, implementar sesiones informativas, organizar reuniones en las que se aborden inquietudes o soluciones, entre otras estrategias.

Ejemplos de empresas que han mejorado su eficiencia con la facturación digital

Los beneficios de la facturación digital no se limitan a la teoría. Con SAP Concur, por ejemplo, empresas de todos los tamaños y sectores han logrado mejorar su eficiencia operativa y administrativa con esta práctica innovadora.

A continuación, le mostramos algunas de ellas:

Promat

Promat es una empresa dedicada a la protección pasiva contra incendios. Se encarga de ofrecer soluciones pasivas y sostenibles que priorizan la integridad de las vidas y activos, minimizan el gasto de energía y reducen las emisiones de dióxido de carbono.

Su compromiso con la sostenibilidad y su necesidad de agilizar sus procesos manuales de facturación, los llevó a optar por SAP Concur como su mejor alternativa. Con ello, consiguieron escalar sus operaciones mientras reducían costos y aumentaban sus ganancias.

A su vez, le dieron a su equipo la oportunidad de centrarse más en tareas realmente relevantes para la innovación y menos en actividades tediosas de administración y contabilidad.

Tech Interactive

Tech Interactive, siendo un centro científico sin ánimos de lucro, debía asegurarse de que todas las donaciones que recibían se utilizaran de forma correcta y justificable. Esto generaba un sinfín de facturas ancladas a un proceso manual de aprobación que, además, podía llegar a ser largo y tedioso.

Con la adopción de los sistemas de SAP Concur lograron automatizar varios procesos y mejorar la efectividad en cada uno. Pasaron de necesitar horas y días enteros con colaboradores dentro de las oficinas, a solo encargarse de aprobar cada etapa de manera remota y en pocos minutos.

Lo anterior, sumado a que cada colaborador puede ingresar a su cuenta dentro de la plataforma y registrar sus propios gastos y facturas para solicitar un reembolso de gastos corporativos o justificarlos, les ha otorgado la mejor experiencia de este tipo de facturación.

Bishop-Wisecarver 

Siendo una empresa familiar con más de 70 años en el mercado y más de 75 empleados, Bishop-Wisecarver enfrentó múltiples desafíos que dependían de la aprobación manual de facturas y a la elaboración de reportes.

No obstante, desde 2016 vieron en Concur Invoice una oportunidad para agilizar sus procesos y automatizar todo lo concerniente a sus documentos tributarios.

Así, a través de la factura electrónica, han ahorrado hasta 80 horas mensuales solo en el departamento de cuentas por pagar. Mientras que, gracias al aumento de la visibilidad de los gastos, han logrado reducir hasta en un 25% las cuentas de sus tarjetas de crédito.

Tal ha sido el impacto que el proceso de cierre de mes que antes podría demorar hasta 15 días, en la actualidad, tras la implementación de la plataforma SAP, les toma apenas tres días.

AgriBank

Como mencionamos anteriormente, la facturación digital no se limita al tamaño o sector de las empresas. Así lo evidencia AgriBank: un banco agrícola con más de 13,000 empleados que ofrece financiamiento y servicios comerciales a asociaciones de crédito para agricultores.

Sin duda, una empresa de tal tamaño requiere de un sistema electrónico capaz de optimizar el papeleo. Por esa razón, pasaron de los cálculos manuales y recibos en papel, a la implementación de facturas electrónicas a través de las soluciones de SAP Concur.

Con este sistema pueden almacenar las facturas sin necesidad de un entorno físico o papeles; buscarlas rápidamente cuando así lo necesitan, e, incluso, permitir que la plataforma rellene estos documentos de forma automática. Al final, ahorran una gran cantidad de tiempo y simplifican los procesos de gastos.

Cloudera

Cloudera es un proveedor de software de análisis de datos que, antes de la factura electrónica y diversos sistemas de SAP Concur, debía auditar cada línea de sus facturas. De esta manera, podían asegurarse de que no existieran errores en el proceso que pudieran interferir en sus operaciones y cuentas.

Es evidente que realizar este procedimiento con cientos de facturas de manera manual, generaba lentitud en las gestiones y cobranzas.

Con la digitalización de la dinámica de pagos y cobros han optimizado su tiempo de forma drástica. De necesitar semanas enteras para llevarlo a cabo con un grupo de colaboradores dedicados a ello, transfirieron todo el proceso a la plataforma que lo hace de forma automática, en menos de la mitad del tiempo.

Gracias a esto sus operaciones aumentaron a tal escala, que en dos años y medio pasaron de tener 500 trabajadores a contar con más de 1500. Y de 5 países, lograron tener presencia en 29 naciones.

Aunque todos estos ejemplos son casos de éxito de empresas que implementaron el sistema de facturación de SAP Concur, es necesario recordar que los beneficios y demás ventajas son productos de la facturación digital en sí misma.

Nuestra plataforma maximiza y potencia todos estos resultados positivos a través de una gestión adecuada y la optimización de los procesos contables y de administración.

Facturación digital y experiencia del cliente

Aunque la facturación es un proceso interno de la empresa, esto no la exime de generar un impacto en la experiencia del cliente que la recibe. Incluso, puede ayudar a disminuir la frustración no solo del vendedor, sino también la del comprador.

A continuación, le mostramos cómo la digitalización de este documento, en comparación con manejar el proceso de manera tradicional, es capaz de ofrecerle una experiencia agradable a su comprador.

1. Acceso rápido a la información

La facturación digital permite que los clientes puedan acceder fácilmente a sus facturas, sin tener que estar en determinado espacio físico ni en un horario de trabajo específico. Pueden hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

A diferencia de los métodos tradicionales, no deben esperar la llegada de la factura física por correo postal. Tampoco tienen que ponerse en contacto con el departamento asignado para obtener una copia de este documento. 

Con ello, no solo obtienen un mayor control sobre sus transacciones financieras. Además, pueden percibir a la organización como una empresa innovadora que facilita sus procesos y contribuye a su gestión administrativa.

2. Mayor transparencia y claridad

Las facturas digitales suelen contener información muy específica, lo que facilita su comprensión y visualización. En Chile, por ejemplo, el SII indica que deben contener:

• Fecha de emisión.
• Datos identificativos del comprador. 
• Descripción de la mercancía o del servicio, incluyendo precio unitario y monto total. 
• Impuestos. 
• Condiciones de venta y métodos de pago.

Todos estos datos de gran valor, distribuidos en un formato bastante legible, permiten que los clientes analicen con claridad el monto de las operaciones, los precios correspondientes a cada producto y servicio, y que conozcan cualquier cargo adicional que podría afectar el monto que deben pagar.

Esta transparencia en la empresa ayuda a construir confianza y reduce la posibilidad de malentendidos o disputas.

3. Facilidad para realizar pagos

Dependiendo del sistema de facturación, este documento puede incluir opciones de pago integradas. De este modo, los clientes pueden hacer sus pagos de manera rápida, segura y cómoda. Bastará con que la empresa proveedora defina los términos y métodos de pago, y que la empresa receptora seleccione el de mayor conveniencia. No será necesario elaborar cheques o realizar el pago personalmente

No obstante, el comprador, que puede saldar sus deudas rápidamente y sin protocolos, no es el único que se beneficia. La empresa emisora también, ya que consigue agilizar sus cobranzas con menos recursos y esfuerzos.

4. Efectividad en la comunicación

Debido a que es posible añadir mensajes u observaciones relevantes en las facturas electrónicas, ambas partes de la operación pueden comunicarse de manera efectiva; sin tener que realizar llamadas o agendar reuniones para discutir puntos que pueden plantearse en un texto breve dentro de la factura.

Esta comunicación directa, práctica y personalizada ayuda a aumentar el compromiso del cliente y fortalecer su relación con la marca.

5. Disminución del impacto ambiental

Considerando que la huella ambiental es una creciente preocupación, tanto en proveedores como en compradores, reemplazar las facturas tradicionales en papel por una facturación electrónica puede generar una muy buena impresión en el cliente. De esta manera, puede sentir que se involucra con una empresa que practica la economía verde.

6. Sensación de seguridad

Las facturas digitales suelen estar vinculadas con mecanismos de encriptación de datos y con diversos protocolos de seguridad informática. Esta ventaja tecnológica puede darle al comprador:

• una sensación de seguridad mucho mayor;
• y llevarlo a identificar a su proveedor como una empresa que cuida de su información y vela por su privacidad.

Reducción de la frustración en la gestión de gastos mediante facturación digital

Sin lugar a dudas, la facturación digital ofrece una solución eficiente para reducir la frustración en los procesos de gestión de gastos. Al erradicar la necesidad de lidiar con facturas físicas y procesos manuales, las empresas pueden simplificar enormemente sus operaciones financieras.

Con esta práctica, los colaboradores disminuyen drásticamente la posibilidad de perder las facturas, rastrean los pagos rápidamente y eliminan por completo los errores que pueden cometerse al ingresar los datos de forma manual.

Lo anterior, aunado a todo el tiempo que ahorran y todas las tareas repetitivas que evitan, se presenta como una herramienta altamente eficaz para reducir la frustración en los empleados.

Si quiere saber más sobre cómo en SAP Concur podemos ayudarle a implementar un sistema adecuado para la facturación digital y qué estrategias le permitirán optimizar sus operaciones, le invitamos a agendar una cita con nosotros.

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