7 claves para consolidar la reducción de pérdidas en 2023

Todas aquellas prácticas, técnicas y herramientas empleadas para la reducción de pérdidas en las organizaciones son de mucha utilidad a la hora de mejorar su gestión financiera, pues abren la posibilidad de aumentar los beneficios.

Se conoce por pérdida a la disminución del activo de una empresa, pero también a situaciones en donde se obtienen resultados negativos de los movimientos contables, específicamente cuando los gastos son superiores a los ingresos.

Si bien las empresas pueden atravesar periodos de pérdidas, especialmente en momentos de crecimiento, expansión o de una recesión económica, la realidad es que lograr un estado en donde el negocio sea rentable, es lo que permitirá que se mantenga a lo largo del tiempo.

Para lograr el objetivo de construir una compañía rentable y con proyecciones de escalabilidad, es necesario reducir las pérdidas que se pueden estar generando y que a veces pasan desapercibidas.

A continuación le mostraremos algunas claves que puede implementar en su organización para lograr recortar gastos y reducir pérdidas que puedan afectar la rentabilidad de su negocio.

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¿Qué es la reducción de pérdidas?

Una estrategia para la reducción de pérdidas contempla todas aquellas prácticas que se deben llevar a cabo dentro de una organización para minimizar la fugas de dinero que se puedan generar en los distintos tipos de transacciones que se realicen.

Entre las situaciones que le pueden generar pérdidas a su empresa, se encuentran algunas como:

• Desperdicio de recursos.
• Gestión ineficiente del presupuesto.
• Mala gestión de gastos de viajes corporativos.
• Fraudes de facturación.
• Errores producidos por falta de estandarización de los procesos.
• Espacios físicos, equipos o materiales dañados.
• Robo de datos e información sensible.

Definir un plan para la reducción de pérdidas tendrá como objetivo aplicar mejores métodos y prácticas para ayudar a maximizar los beneficios de su compañía gracias a que se gestiona de una manera más eficiente y se evitan pérdidas.

Principales tipos de pérdidas

Los 5 tipos de pérdidas más comunes en las organizaciones son los siguientes:

1. Pérdidas comerciales

Este tipo de pérdidas ocurren generalmente cuando por la indisponibilidad o insuficiencia de un producto se pierde una venta.

Las causas para que ocurran pueden ser muy variadas, como un proveedor que no entregó la mercancía a tiempo, o cuando el producto se daña estando en stock o en alguna etapa del transporte.

Lo recomendable para evitar estas pérdidas es llevar un buen control del inventario, manteniéndolo organizado y limpio, pues, aunque parezca algo obvio, muchas pérdidas ocurren por errores y falta de control en el inventario.

Las ventas pueden aumentar o disminuir de acuerdo a la estacionalidad del producto, pero muchas veces las expectativas de entrega no coinciden con esta. Los estudios de mercado y los análisis de ventas por periodos son necesarios para prever estas situaciones.

En el caso de los retrasos por parte de los proveedores, lo recomendable es tener contacto con más de uno y garantizar que se tiene más de una fuente de suministro. Así, en el que caso de que algún proveedor experimente problemas y no pueda cumplir con la entrega, no se ve comprometida toda la operación y se evitan estas pérdidas.

2. Pérdidas administrativas

Las pérdidas administrativas ocurren generalmente por fallas en la gestión comercial, errores en tareas o por falta de control en las inspecciones y reajustes según impuestos.

También ocurren cuando la comunicación entre el equipo no es la adecuada, generando problemas de gestión que pueden dificultar la salida de un producto.

3. Pérdidas de productividad

Estas pérdidas están relacionadas con aspectos que aunque no son tangibles, pueden generar pérdidas financieras, por ejemplo, la falta de estándares para controlar los sistemas operativos.

Las situaciones que generan estas pérdidas se deben mayormente a un retraso en el servicio, que se ocasiona por la falta de eficacia en el equipo y genera repetición del trabajo.

En este caso, la estandarización de procesos y la integración que se puede brindar a través de sistemas tecnológicos es clave. También es sumamente importante capacitar a los colaboradores frecuentemente.

4. Pérdidas en la operación

Este es un tipo de pérdidas que se ocasionan a raíz de imprevistos habituales de cualquier operación. Entre estos pueden ser el almacenamiento incorrecto de un producto o por una inadecuada manipulación de un artículo en su producción o distribución.

Como en otro tipo de pérdidas, los colaboradores tienen un rol clave para minimizarlas, ya que se deben seguir métodos y procedimientos institucionalizados que garanticen un flujo de trabajo eficiente aun cuando las situaciones no sean las óptimas.

5. Pérdidas financieras

Estas pérdidas pueden tener lugar cuando no se lleva a cabo una correcta conciliación de las facturas, lo cual da lugar a los fraudes de facturación.

Para evitarlas es recomendable el uso de métodos efectivos para la el cotejo de facturas, como la coincidencia de tres vías.

También tienen lugar cuando no se dispone de sistemas antirrobos o no se capacita lo suficiente a los trabajadores sobre cómo actuar ante fallas en los sistemas de cobro o situaciones de fraude.

7 claves para la reducción de pérdidas

Un plan efectivo para la reducción de pérdidas debe incluir estrategias para disminuir costos y aumentar la capacidad productiva de la organización. Estas 7 claves que te presentamos a continuación son de vital importancia para lograr dichos objetivos.

1. Digitalización de procesos

Las herramientas digitales de las que disponemos actualmente han logrado transformar la productividad y la eficiencia operativa de las empresas. En este sentido, se deben aprovechar para lograr la digitalización avanzada de su organización, lo cual será de gran ayuda en la reducción de pérdidas.

Hacer uso de la tecnología para reducir las tareas manuales puede ayudar a:

• Evitar la sobrecarga de los colaboradores.
• Hacer un uso más eficiente del tiempo.
• Mejorar la gestión de recursos.
• Disminuir las inconsistencias, fallas y errores.

La innovación tecnológica surge como aliada para ayudar a las compañías a evitar los errores humanos que naturalmente llevan a la repetición del trabajo, generan diferencias en cuanto a la productividad y rendimiento y hacen un uso desproporcionado del capital corporativo.

La digitalización de procesos puede aportar los siguientes beneficios a su organización:

Mayor integración entre los departamentos

La mejora en la comunicación que ofrecen las herramientas tecnológicas produce un intercambio de información más fluido y eficiente, lo cual facilita la integración de todas las áreas empresariales, minimizando así los costos operativos.

Como resultado del uso de la tecnología, las empresas pueden alinear las actividades de todas las áreas, tomando en cuenta los datos de cada departamento para verificar que todos avanzan en la dirección correcta de acuerdo a los objetivos del negocio.

Esto le permite a las compañías recortar gastos que se deriven de medidas ineficientes, así como reducir pérdidas que se puedan estar generando por este tipo de situaciones.

Aumento de la eficiencia

Gracias a la adopción de la tecnología, las empresas pueden reducir el tiempo de ejecución de tareas y procesos en áreas como gestión, pagos y logística. Esto tiene un impacto directo en la productividad de los trabajadores, ya que les evita la realización de tareas manuales, tales como elaborar reportes, hacer cálculos o completar plantillas.

Al liberar su tiempo, los trabajadores pueden mejorar su desempeño centrando su atención en actividades en las que de verdad puedan aportar a nivel cognitivo y producir mejores resultados.

Esto genera una reducción en la pérdida de productividad y permite aumentar los beneficios.

Mayor precisión en el análisis de datos

Las herramientas tecnológicas y de inteligencia de negocios (BI), permiten la obtención de datos más seguros y confiables, gracias a que con ellas se hacen cálculos, análisis de resultados y elaboración de reportes mucho más precisos.

Esto da como resultado una toma de decisiones más informada y basada en datos que permiten mejorar los resultados del negocio y hacer los cambios que hagan falta para lograr una mayor reducción de pérdidas.

2. Emplear herramientas para la reducción pérdidas

Ahora que ya conoce la importancia de la digitalización de procesos y el impacto que esto tiene en todos lo niveles de su organización, es importante que conozca algunas herramientas tecnológicas que lo ayudarán a controlar los gastos y reducir pérdidas.

Solución contable

Las actividades de contabilidad relacionadas con la emisión de comprobantes de pago, notas fiscales e incluso la declaración de impuestos, son procesos que se pueden automatizar, gracias a las soluciones tecnológicas existentes.

En este sentido, emplear un sistema de contabilidad en su organización le ayudará a agilizar el procesamiento de los datos, al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento del compliance y evita así sanciones por incumplimiento, como recargos, procesos judiciales o multas.

Software de gestión de clientes o (CRM)

Un Customer Relationship Management (CRM), o sistema para la gestión de clientes, puede ayudarle a optimizar las comunicaciones, a identificar sus estadíos dentro del recorrido del comprador y a conocer las necesidades específicas de cada uno.

Esta herramienta puede mejorar significativamente el trabajo de sus representantes comerciales al tener unificada toda la información de los clientes en un solo lugar y reducir la introducción manual de datos.

Además, brinda la posibilidad de ofrecer una atención al cliente más cercana y personalizada, lo que sin duda ayuda a reducir la pérdida de clientes y aumentar el valor de vida de cada uno, ya que le sugiere ofertas relacionadas con sus gustos e intereses.

Un software ERP

Un Enterprise Resource Planning (ERP), es un software para la planificación de recursos empresariales que integra toda la información corporativa de forma automática, lo cual reduce significativamente el tiempo invertido en la recolección y análisis de datos.

La utilización de un Software ERP mitiga los costos empresariales al minimizar los gastos derivados de acceso a la información importante para la toma de decisiones, así como por la reducción de la incidencia de errores y la repetición de tareas.

Estas son algunas de las áreas en las que un ERP puede optimizar los procesos de su empresa:

• gestión de activos;
• finanzas;
• fabricación;
• servicio al cliente;
• ventas;
• cadena de suministros;
• abastecimiento y compra.

La solución SAP ERP por ejemplo, es un software desarrollado por SAP Concur que permite ejecutar procesos en un único sistema para distintos departamentos de su organización, posibilitando la evaluación de distintos escenarios de negocios y guardando toda su información en una base de datos digital.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de documentos físicos requiere inversión por parte de las empresas para contar con la infraestructura necesaria, al mismo tiempo que requiere la designación de un espacio físico con esta finalidad, lo que lo hace una opción de almacenamiento más costosa.

Las soluciones de almacenamiento basadas en la nube se presentan como la opción ideal para evitar todo tipo de inconvenientes relacionados con el almacenamiento de información, debido a que son más seguras y económicas.

Para contratar este tipo de servicios solo requiere ponerse en contacto con un proveedor y abonar una cuota de forma periódica Esto hará que la organización disminuya costos innecesarios relacionados con el almacenamiento y logre reducir pérdidas.

Usar la tecnología para la digitalización de procesos puede ayudar a su organización a cubrir de manera sencilla y eficiente las necesidades operativas del día a día de su empresa, permitiendo que sus productos y/o servicios generen un mejor rendimiento económico y otorgue una ventaja competitiva al mercado.

3. Emplear una plataforma para la gestión de gastos

Una solución para la gestión de gastos permite la generación de reportes mucho más precisos, lo que le facilita a los líderes de la organización, y a los profesionales del área financiera y contable, observar el panorama de la compañía desde un punto de vista mucho más abarcativo.

Una solución de este estilo promueve una mejor toma de decisiones, puesto que se podrá identificar de una manera más efectiva todos los egresos que tiene la empresa, clasificarlos y poder reducir o eliminar aquellos que no sean necesarios y que estén generando pérdidas.

Además, gracias al conocimiento de los costos, esta herramienta facilita la fijación de precios a los productos comercializados por la organización, permitiendo así que se haga de una forma más acertada y que incremente la rentabilidad.

Concur Expense es una solución de las más completas para esta finalidad, puesto que permite automatizar los informes de gastos. Además, con ella podrá:

• Gestionar los gastos de manera simplificada.
• Categorizar los gastos con recibos.
• Cumplir con las políticas corporativas.
• Hacer un reembolso más rápido a los colaboradores.

4. Definir políticas y procedimientos

Para crear un entorno que disminuya la realización de actividades que pueden provocar pérdidas, es necesario establecer políticas comerciales y procedimientos operativos estandarizados.

Entre las políticas que se pueden establecer para la reducción de pérdidas están los manuales de los colaboradores, los cuales describen el comportamiento aceptable dentro de la organización y las posibles sanciones en caso de incumplimiento.

5. Capacitar correctamente a los colaboradores

Entre más alineados estén los trabajadores con las estrategias de reducción de pérdidas, mayor será la eficacia de sus sistemas y procesos para evitar pérdidas innecesarias, con lo cual, brindarles capacitación en este tipo de prácticas, tiene un nivel de importancia alto.

6. Establecer una política de gastos

Una política de gastos es un documento que le explica claramente a los ejecutivos las responsabilidades y reglas a la hora de incurrir en gastos.

La elaboración de una política de gastos ayudará a su organización a comunicar:

• Quién debe seguir la política.
• Cómo se envían, revisan y aprueban los informes de gastos.
• Qué categorías de gastos están permitidas.
• Cómo es el proceso de reembolso y el tiempo que toma.
• Cómo mantenerse en cumplimiento y qué sucede si un colaborador no cumple.
• Las políticas de la empresa en cuanto a soborno, corrupción y fraude, establecidas en el Corporate Compliance.

Esta política servirá también para definir los gastos que son permitidos y aquellos que no.

Entre los gastos permitidos se pueden establecer:

• Implementos necesarios para el trabajo remoto.
• Viajes corporativos.
• Transporte.
• Conectividad y comunicación.

Entre los que no están permitidos podría definir algunos como:

• Pago de tarjetas de crédito personales.
• Multas de tránsito.
• Artículos personales no relacionados con el trabajo.

Establecer una política de gastos con la que deben cumplir los trabajadores es crucial para estar al tanto del flujo de efectivo de su organización y lograr reducir las pérdidas provocadas a partir de gastos innecesarios.

7. Administrar correctamente los viajes corporativos

La administración de viajes corporativos se refiere a los procesos y actividades que se involucran en un viaje corporativo, las cuales pueden ser llevadas a cabo por un departamento interno de la organización, por un servicio externo especializado o en conjunto por varias áreas de la compañía.

El objetivo principal de la administración de viajes corporativos es la gestión de todos los elementos necesarios para la planificación, ejecución y el reporte final de un viaje corporativo, la cual tiene que ser de acuerdo a las políticas de viajes y gastos alineadas a los objetivos de la organización.

Entre las actividades que le competen a la administración de viajes corporativos se encuentran:

• Gestionar el hospedaje de los viajeros.
• Crear un itinerario de viaje.
• Buscar las mejores opciones y convenios de precios.
• Gestionar los medios de transporte y traslados internos de los viajeros.
• Asignar presupuestos y controlar gastos.
• Organizar los registros financieros y los reportes de gastos.
• Elaborar informes de rendimiento sobre los viajes corporativos.

En este sentido, la administración de viajes corporativos es fundamental a la hora de reducir pérdidas que se puedan generar por una mala gestión de los mismos. Las prácticas que definiremos a continuación lo ayudarán en la administración de los viajes corporativos de su empresa:

Definir el propósito del viaje

Es indispensable que el viaje tenga un propósito definido incluso antes de su planificación, para así poder establecer en qué categoría de viajes corporativos se encuentra, lo cuales suelen ser agrupados dentro de estas categorías principales:

• comerciales;
• ejecutivos;
• reuniones internas;
• congresos, ferias o eventos;
• viajes de formación;
• viajes técnicos;
• viajes de incentivo.

Definir políticas para viajes y gastos

Las políticas establecidas para la gestión de viajes y gastos servirán como guía en el proceso de administración de viajes, ya que establecen las normas en cuanto a límites de gastos, reservas, medios de transporte, selección de proveedores y responsabilidades propias en cada caso.

Automatizar la administración de viajes corporativos

Si los ejecutivos de su organización viajan con frecuencia, la automatización de la administración de viajes corporativos es una necesidad, puesto que no solo le facilitará el trabajo de finanzas, sino que le permitirá también:

• Disponer de aplicaciones para la búsqueda, selección y reserva de servicios.
• Emitir recibos de gastos.
• Controlar el presupuesto.
• Integrar servicios de terceros para facilitar las actividades a los viajeros.
• Presentar solicitudes para su aprobación.

Una solución como Concur TripLink le ofrece todas estas ventajas para la administración de sus viajes corporativos, pues, una vez que configure las opciones de acuerdo a sus políticas de viajes y gastos, los usuarios podrán seleccionar los proveedores de su preferencia, al mismo tiempo que cumplen con las normas establecidas.

Consideraciones finales

Como vimos a lo largo de este artículo, la reducción de pérdidas juega un papel fundamental para lograr que una organización pueda crecer y mantenerse en el tiempo, con lo cual se hace necesario estar al tanto de todas las situaciones que pueden generar pérdidas.

Asimismo, el uso de la tecnología puede ser su mejor aliado en este proceso, ya que le permitirá lograr una mayor eficiencia en su compañía y consolidar la reducción de pérdidas, logrando construir una compañía más rentable.

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