Estrategias de viajes corporativos: 5 consejos para lidiar con los boletos no utilizados

24 de Mayo 2021

La pandemia de COVID-19 ha alterado los planes de muchas personas y organizaciones alrededor del mundo: frente a esta situación, aquellos procesos que ya se encontraban medianamente sistematizados pasan por una "prueba de fuego" que está midiendo su efectividad y eficiencia.

Lógicamente, las estrategias de viajes corporativos no han sido la excepción. En la actualidad, muchas empresas han tenido que sobrellevar el dolor de cabeza que representan los boletos aéreos no utilizados en las fechas planificadas.

Por ello, a continuación le mostramos algunos consejos para lidiar con los boletos no utilizados.

1. Optimice sus recursos humanos y presupuestarios

Las empresas no se enfrentan a una tarea sencilla: frente a este reto, lo principal es optimizar los recursos humanos y presupuestarios a fin de rastrear los boletos no utilizados de manera más eficiente y mejorar así sus estrategias de viajes corporativos.

Todas las organizaciones —desde pequeñas hasta grandes empresas— han tenido que asumir esta actividad con recursos reducidos y nuevas restricciones presupuestarias, por lo cual el tiempo y el esfuerzo necesarios para buscar y recuperar los tickets ha significado un desafío.

El personal ha tenido que lidiar con una mayor carga de tiempo y dedicación y, por consiguiente, el desembolso económico de las compañías que deciden compensar a sus colaboradores ha sido considerable.

Por ello, es aconsejable disponer de personal entrenado para trabajar rápido y bajo presión, además de contar con los recursos para recompensar su esfuerzo.

2. Afine sus procedimientos para lidiar con las TMC

Las empresas de gestión de viajes—Travel Management Companies (TMC)—son una excelente opción para las organizaciones, ya que brindan servicios integrales que ayudan al control de gastos y ofrecen un programa completo de apoyo, haciendo las estrategias de viajes corporativos mucho más sencillas.

Afinar los procedimientos administrativos relacionados con las empresas de gestión de viajes es indispensable para el rastreo, reutilización o reembolso de los boletos no utilizados.

Dentro de este consejo, tome nota de los siguientes puntos clave:

Identifique las compras sin TMC

La identificación de cada una de las compras puede representar un gran desafío si no se cuenta con el uso de una TMC.

Ahora bien, si se posee un programa de tarjetas corporativas, esto puede alivianar un poco la carga de trabajo y de tiempo, ya que le permitirá rastrear los boletos comprados con esas tarjetas.

Sin embargo, si no tiene una TMC o un programa de tarjetas corporativas, el seguimiento e identificación de los tickets es un proceso manual que debe ser minucioso y que, por lo tanto, implicará tiempo y esfuerzo.

No se complique al lidiar con múltiples TMC

Interactuar con múltiples TMC es un verdadero dolor de cabeza, pues es difícil aligerar los procesos de rescate de los boletos no utilizados: esto se debe a que su personal a cargo de los gastos por viajes corporativos está en la obligación de identificar cuál persona compró cada boleto y trabajar con cada empresa para recuperar los fondos o realizar un seguimiento de los créditos.

En pocas palabras, cuantas más TMC usen sus empleados, más complejos serán los procesos de cambio o reembolso de boletos.

Determine la asignación de fondos

Al abordar esta cuestión es importante que se plantee las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo se deben realizar los cargos cruzados y gestionar las transferencias presupuestarias entre departamentos?
2. ¿Deben los reembolsos o créditos ir a departamentos específicos o a un fondo general?
3. ¿Qué pasa si el empleado ya ha sido reembolsado por el boleto?

Debe comprender que sin visibilidad de las compras de viajes de toda la organización, recaudar la información para tomar decisiones puede llevarle un tiempo porque debe hacerlo manualmente.

3. Contrate servicios aéreos con aerolíneas de uso común

Una estrategia para evitar enfrentarse al rastreo de boletos no utilizados es contratar servicios aéreos con empresas de uso común.

Las razones son básicas y las presentamos de inmediato:

• Además de beneficios como descuentos, esto le dará algunas exenciones de acceso a asientos y cambios de nombre.
• Trabajar con una aerolínea contratada ofrece una mayor flexibilidad para clasificar los boletos no utilizados.
• Las aerolíneas pueden consolidar los boletos no utilizados en una tarjeta UATP —Universal Air Travel Plan— que luego puede ser usada por cualquier persona de su organización en el futuro.

4. Priorice el uso de TMC

El uso de empresas de gestión de viajes es indispensable para resolver el tema de los boletos no utilizados y garantizar sus estrategias de viajes corporativos. Por ello, es importante que se plantee su uso como una inversión a largo plazo. Estas son las principales razones:

• El valor de las TMC va mucho más allá de reservar vuelos, ya que al usar este servicio puede identificar los boletos no utilizados y facilitar reembolsos o créditos que posteriormente servirán para reiniciar viajes pendientes.
• Podrá valerse de los informes disponibles en su TMC para ver cuántos boletos no se utilizaron y qué porcentaje de esos costos se recuperó.

5. Utilice la tecnología como ventaja

Actualmente existen soluciones tecnológicas que ofrecen herramientas digitales para resolver todo en un solo lugar, en lugar de recurrir a distintas opciones para solventar cada proceso por separado.

Estas soluciones permiten gestionar los gastos de un viaje de principio a fin. Y, si se presenta el caso, te pueden ayudar a identificar boletos pendientes y utilizarlos nuevamente. Todo a través de una herramienta integral, de manera fácil y rápida.

Algunos beneficios de aprovechar estas tecnologías son los siguientes:

1. Automatiza los procedimientos que antes eran manuales.
2. Muchas empresas de gestión de viajes las utilizan.
3.  Brinda soluciones integradas para viajeros de negocios.
4. Permite la reserva de viajes, cumpliendo con la política de gastos de la empresa.

¡Llegamos al final! Ahora, ya conoce los consejos para lidiar con los boletos de viajes no utilizados en las fechas planificadas. De esta manera, podrá hacer más eficientes las estrategias de viajes corporativos de su empresa.

Si le interesa conocer más sobre cómo construir e implementar programas de viajes corporativos, lo invitamos a leer nuestro artículo: 4 buenas prácticas para desarrollar las políticas de viajes corporativos