6 maneras de lograr auditorías eficientes
2 de Noviembre de 2021
En los últimos tiempos, ¿ha realizado auditorías eficientes en su negocio? Esperamos que su respuesta sea afirmativa, una vez que llevar a cabo un minucioso análisis de los diferentes procesos y resultados empresariales es una cuestión de supervivencia en un mercado cada vez más exigente y competitivo.
En efecto, las auditorías tienen como principal finalidad detectar posibles irregularidades en las organizaciones para luego, tomar medidas acordes a la gravedad de cada situación. Pero, en definitiva, ¿cuáles son los motivos que fundamentan la realización de auditorías?
En el artículo de hoy, presentamos una gran cantidad de información relacionada con este tema e, incluso, le brindamos las mejores prácticas para asegurar el desarrollo de auditorías eficientes.
¿Qué es una auditoría?
Independientemente del tamaño del negocio, es imprescindible que los gestores verifiquen periódicamente la calidad de sus procesos, una vez que su descuido puede ocasionar serias consecuencias a la empresa como una caída abrupta en su rendimiento y la reducción de sus beneficios económicos.
Por este motivo, las empresas necesitan desarrollar auditorías eficientes que promuevan la mejora de sus procedimientos y, por consiguiente, de su rentabilidad.
Básicamente, la auditoría es un análisis detallado de todas las actividades y procesos internos cuyo principal objetivo es detectar si las acciones corporativas están de acuerdo con la planificación inicial, con los objetivos empresariales y con las normas que rigen el rubro.
De esta manera, la implementación de auditorías tiene una gran relevancia en la identificación de errores, irregularidades y problemas en los procedimientos principalmente por el hecho de permitir el desarrollo de soluciones a tenor de la naturaleza y emergencia de cada circunstancia.
Por lo tanto, podemos decir que las auditorías son imprescindibles para garantizar la calidad de la toma de decisión y la adopción de medidas de afrontamiento efectivas ante situaciones desagradables que hieren la salud financiera del negocio en diferentes niveles.
¿Por qué debe hacer auditorías eficientes en su empresa?
En términos generales, podemos decir que se comprueba la efectividad de la auditoría luego que el proceso finaliza, una vez que los efectos positivos que genera son nítidos tanto en la productividad y en el desempeño del negocio como en su potencial de ingresos.
Al contrario de lo que muchos gestores creen, este procedimiento no existe únicamente para detectar y señalar defectos, así pues, el desarrollo de auditorías también identifica los puntos fuertes y los potencializa.
Es importante mencionar que la detección de los aspectos positivos y negativos fomenta la optimización de clima organizacional dejándolo más agradable, transparente y adecuado para la creación de un vínculo estrecho entre los diferentes eslabones corporativos.
En cuanto a este último punto, las cálidas relaciones interpersonales incentivan la manifestación de una postura más comprometida con los buenos resultados empresariales, lo que favorece que los funcionarios emprendan acciones emergentes que solucionen los problemas detectados durante las auditorías.
Al adoptar mejores prácticas y fundamentar su comportamiento en la ética, los colaboradores ayudan a disminuir errores, desvíos, desperdicios y transgresiones impactando así, directamente en las proyecciones financieras del negocio.
Asimismo, las auditorías posibilitan que los gestores controlen el panorama general corporativo de forma más acertada y precisa, pues pueden acceder a información valiosa y a datos específicos que posiblemente no obtendrían estando al margen de estos análisis detallados.
Por lo tanto, cuando las auditorías son muy bien planeadas y ejecutadas, permiten realizar ajustes estratégicos y, por ende, llevar a cabo una gestión más eficiente y rentable.
¿Cuáles son los principales tipos de auditorías?
Existen diferentes tipos de auditoría, cada una con sus características específicas y con sus aportes interesantes para una organización. De hecho, la selección y realización de un determinado procedimiento depende de las necesidades circunstanciales.
A continuación, conozca los cinco tipos de auditoría más comunes y compruebe su eficiencia:
1. Contable y fiscal
La auditoría contable es responsable de verificar minuciosamente si el patrimonio corporativo es administrado de forma correcta atendiendo a todas las normas internas y políticas de contabilidad y fiscales.
En esencia, este tipo de auditoría identifica si las acciones que se emprenden en los diferentes sectores respetan los principios contables para reducir los índices de improbidad empresarial.
Asimismo, tiene como funciones:
- Analizar los documentos contables para detectar si las demostraciones son compatibles con la situación financiera, patrimonial y económica de la empresa.
- Verificar si los registros y los controles internos son idóneos.
- Identificar los errores contables fatales.
- Asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales evitando así, delitos y fraudes tributarios.
2. Operacional
Esta modalidad actúa en el plantel de la administración orientando a los profesionales con la finalidad de garantizar el pleno desempeño de sus atribuciones, así como de asegurar el cumplimiento de la planeación y del programa de trabajo.
De hecho, esta auditoría es esencial, pues detecta si las metas y los objetivos son satisfactorios considerando las actividades, funciones y operaciones de cada departamento y priorizando la obtención de 3E: Economía, Eficiencia y Eficacia.
Para alcanzar ese grado de excelencia, las metas se dividen de la siguiente forma:
- Identificar errores, fallas y/o irregularidades en el ciclo operacional;
- Encontrar compatibilidad entre las acciones operacionales administrativas de planes, políticas internas y directrices;
- Averiguar los motivos de las ineficiencias y de los desperdicios;
- Corroborar el desempeño del sector analizado, así como de su ciclo operacional;
- Entender la adecuación y la eficacia de los controles administrativos internos.
Por lo tanto, la auditoría operacional proporciona a los integrantes de la administración de una empresa suficientes subsidios para optimizar la gestión mediante el desarrollo de prácticas económicas que fomenten la maximización de su eficacia.
3. Interna
Relacionada con la evaluación de la gestión corporativa, sus investigaciones analizan todos los procesos internos con la intención de identificar eventuales fallas o inconsistencias operacionales que mitiguen la competitividad y la productividad empresarial.
Asimismo, esta modalidad de auditoría verifica si las actividades se desarrollan acordes con los manuales y procedimientos internos por lo que constituye un procedimiento indispensable para la gestión adecuada del negocio permitiendo a los gestores tener una visión holística sobre los procesos productivos.
Al mismo tiempo, esta auditoría posibilita desmitificar fraudes y errores que afecten el patrimonio, así como los resultados de la empresa.
4. De compliance
La auditoría de cumplimiento tiene como principal objetivo garantizar que la empresa atienda las buenas prácticas, paradigmas, leyes y normas de órganos que rigen las actividades en el rubro.
Para ello, los administradores deben orientar a todos los niveles jerárquicos de la empresa con la finalidad de asegurar el cumplimiento entre sus funcionarios. En este sentido, es importante recordar que la falta de control o supervisión adecuada puede ocasionar la transgresión de las normas, reglas de conducta e incluso, faltas graves como fraudes.
Así pues, la auditoría de compliance busca establecer procedimientos y actividades cotidianas, acciones y entrenamientos con la finalidad de concientizar al equipo sobre la forma más eficiente de ejecutar las tareas peculiares de cada función.
Como resultado, esta modalidad de auditoría contribuye a:
- Preservar la imagen institucional;
- Auxiliar en el control y en la gestión de riesgos;
- Garantizar la actuación de la empresa de acuerdo con estándares éticos conducta;
- Aumentar la eficiencia de los procesos corporativos;
- Acompañar las políticas de la organización;
- Aportar seguridad y tranquilidad a los clientes y al negocio.
5. Externa
Para poner en marcha este tipo de auditoría, es necesario contratar profesionales externos con elevado conocimiento en el área proporcionando así, un servicio muy específico y técnico.
Por lo general, la auditoría externa tiene como objetivo comprobar la idoneidad de la información y aportar soluciones en términos de finanzas, patrimonio y contabilidad, lo que resulta en un incremento en el capital corporativo.
De esta manera, es indispensable señalar que una auditoría externa consta de una inversión que a la larga tiende a proporcionar un excelente retorno, una vez que ayuda a solucionar problemas indetectables o poco relevantes ante la mirada del público interno corporativo.
Como puede percibir, cada auditoría cuenta con determinadas características y funciones, lo que conlleva que el gestor se detenga y defina sus necesidades antes de llevar a cabo uno de los procedimientos señalados anteriormente.
¿Cuáles son los beneficios proporcionados por las auditorías eficientes?
Ahora que entiende la importancia de implementar un calendario de auditorías, ha llegado el momento de presentarle los principales beneficios de contar con este tipo de procedimiento ya sea poniéndolo en práctica en el ambiente interno o solicitando el apoyo de un equipo de profesionales tercerizados.
Identificación eficiente y acertada de los riesgos
Desde el punto de vista estratégico, la falta de percepción acerca de los riesgos puede colapsar el panorama corporativo.
Por ejemplo, en el caso de que el liderazgo operacional desconozca un problema mecánico en una máquina, este puede interferir en todo el mecanismo productivo afectando el cumplimiento de las tareas y ocasionando múltiples reacciones hasta confluir en un importante impacto financiero.
Al poner en marcha auditorías acordes con las necesidades de la empresa, es posible descubrir riesgos de diferentes niveles promoviendo, de este modo, la adopción de medidas que eviten o, en su defecto, mitiguen su ocurrencia.
Asimismo, es importante recordar que la realización de análisis bajo una sistemática efectiva se relaciona con el uso de recursos tecnológicos que permitan conocer datos confiables, desarrollar actividades repetitivas y/o extremadamente complejas de forma automática, así como enfocar recursos hacia la detección de riesgos emergentes.
Por lo tanto, la ejecución de auditorías eficientes permite detectar irregularidades con antelación y, en consecuencia, implementar acciones correctivas tan pronto como sean detectadas.
Estructuración de planes de acción mucho más eficaces
Es un hecho que la capacidad de estructurar planes de acción efectivos está estrechamente vinculada a la calidad del trabajo de gestión de riesgos y al potencial de mantener los mecanismos de control activos.
Al conocer el contexto general de un sector o de un determinado proceso, el gestor accede a datos valiosos sobre las actividades pudiendo, de esta manera, desarrollar no solo soluciones correctivas, sino también medidas consultivas.
Así pues, el análisis minucioso de la realidad del negocio permite que tanto los gestores como los funcionarios logren adoptar una mirada más extensa sobre los puntos estudiados y, por consiguiente, se dispongan a elaborar planes mucho más efectivos ante una situación específica.
Optimización del proceso de toma de decisión
Evidentemente, considerar los riesgos y el panorama actual de la empresa aportan información muy relevante acerca de los procesos y resultados corporativos, lo que incide de forma directa en la calidad de la toma de decisión.
De hecho, cuanto más investigamos y obtenemos más datos acerca de un determinado asunto, la toma de decisión tiende a ser mucho más precisa, consciente y acertada permitiendo, incluso, corroborar opiniones o desconsiderarlas.
En lo que se refiere al flujo informacional, su relevancia ha incentivado que cada vez más organizaciones incorporen la tecnología del Big Data principalmente por el hecho de aportar y relacionar una gran cantidad de datos teniendo como meta promover una toma de decisión más efectiva y, por ende, auditorías exitosas.
Estructura corporativa más transparente
Como señalamos anteriormente, las auditorías posibilitan que los equipos organizacionales profundicen sus conocimientos acerca de los sectores, procedimientos y actividades.
Esto potencializa la transparencia posibilitando así, que las personas se concienticen y conozcan más detalles sobre el cotidiano, la realidad y las perspectivas del negocio, así como desarrollen una actitud proactiva y comprometida con la mejora paulatina de sus resultados.
Incrementa la imagen corporativa ante su público
Finalmente, podemos ver el impacto de las auditorías en la perspectiva del público ante la marca de una forma muy práctica ya sea en virtud de su fidelización o del aumento de los ingresos.
En efecto, los análisis tanto internos como internos mejoran la calidad de diferentes procesos, inclusive, de la atención al cliente y de la disponibilidad de soluciones que contribuyan a una percepción más positiva del público.
De esta manera, el resultado y las medidas implementadas a raíz de los resultados de las auditorías logran definir procedimientos más eficientes que, en definitiva, posibilitan incrementar la imagen del negocio en el mercado.
6 formas de lograr auditorías eficientes
A tenor de lo dicho en los párrafos anteriores, auditar es una acción imperativa en todas las organizaciones que desean mantenerse activas y crecer en el mercado, sin embargo, ¿cómo hacerlo de manera eficiente?
Para ayudarle a quitarse esa duda, seleccionamos seis consejos muy valiosos para emprender auditorías eficientes y así, incrementar los procesos y los resultados de su negocio:
1. Entienda el costo de auditar
Luego de entender el concepto y conocer la relevancia de la auditoría, es posible que crea en que se debe auditar todo proceso, independiente de su origen, importancia y relación con el core de negocio de la empresa.
No obstante, desarrollar auditorías es un procedimiento que demanda una gran variedad de cuidados, por ejemplo:
- Averiguar si vale la pena la inversión de tiempo, recursos humanos y dinero en el proceso de auditoría.
- Analizar si es interesante descubrir fraudes y buscar soluciones inteligentes.
Para ello, considera la realización de un cálculo que informe el costo de la mano de obra para auditar manualmente el 10%, 25%, 50% y/o 100% de los informes de gastos.
Asimismo, es importante que considere el costo de la pérdida de oportunidad para los colaboradores que deben desarrollar actividades de auditoría en lugar de centrarse en actividades que aporten un mayor valor añadido al negocio.
Por lo tanto, tener en mente el monto que deberá invertir para llevar a cabo la auditoría es un ejercicio que colabora en la determinación del retorno de la inversión —ROI— de la subcontratación y automatización.
Básicamente, el cálculo del costo de una auditoría consta de:
Minutos dedicados al reporte de auditoría x N° de reportes de gastos por año / Minutos por hora = N° total de horas invertidas en auditorías.
Luego, divida:
N° total de horas invertidas en auditorías / Horas totales para un colaborador de tiempo completo en el período de un año = Costo en FTE
El total de la inversión en auditorías por empleado consiste en:
Costo en FTE * Horas totales para un colaborador de tiempo completo en el período de un año = Total de la remuneración inherente a las auditorías para un empleado de tiempo completo.
2. Reconozca las oportunidades de mejora
La idea de que una empresa tiene procesos que deben mejorarse ocasiona cierta inseguridad, en especial, porque se refleja en la necesidad de cambiar o ajustar procesos y actividades que, a menudo, no presentan buenos resultados o pueden rendir más.
Cuando ponemos en marcha auditorías con el afán de identificar los gastos que generan inconsistencias con mayor frecuencia, logramos optimizar los procedimientos empresariales deficientes de manera sistemática, obtener mejores desempeños y dirigirnos hacia el alcance de resultados más consistentes.
Asimismo, investigar oportunidades de mejora posibilita que la empresa detecte si ocurre confusión entre los colaboradores acerca de las políticas, reglas de auditoría, clasificaciones inadecuadas o cualquier otro problema que incida en los resultados corporativos
En este sentido, al finalizar el análisis y encontrar buenas soluciones para las excepciones más lentas y difíciles es posible incrementar la eficiencia de la auditoría y liberar tiempo para mejorar el panorama de las excepciones menos frecuentes y menores.
3. Mitigue el número de excepciones
Es importante tener en mente que, a medida en que aumenta el número de excepciones por informe, se incrementa el tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría.
Cuando digitalizamos los procesos de gasto de un funcionario, podemos acceder a las tendencias de excepciones a las normas de auditoría a lo largo del tiempo, lo que conlleva a una mejor percepción sobre el vínculo entre los dos factores en una empresa.
De esta manera, es posible priorizar esfuerzos, comparar el éxito con la optimización de la productividad y del desempeño de los colaboradores, aumentar el cumplimiento y reducir los costos con los recursos de auditoría.
4. Optimice la relación de primer paso
Básicamente, el mejor documento es que no demanda la realización de una auditoría y el siguiente es el reporte que ha necesitado auditarse una única vez. Así pues, como gestor, su principal objetivo en términos de auditoría es asegurar que sus documentos se auditen apenas una vez para obtener así, una relación 1:1 de primer paso.
Dicho en pocas palabras, cuanto menos tiempo demore el reporte en pasar entre los diferentes involucrados como remitente, procesador, aprobador y auditor, menor serán los costos de la auditoría.
5. Priorice la adopción de canales de pago que favorezcan la realización de auditorías
Al hablar de gestión de gastos y auditorías, es imprescindible abordar el mecanismo de pago utilizado por la empresa.
Por ejemplo, cuando los costos de un viaje corporativo se pagan en efectivo, esto implica una gran cantidad de recibos en papel, comprobantes más expuestos al fraude y propensos a errores de registro.
Por otro lado, cuando la empresa prioriza el pago de los gastos con una tarjeta de crédito corporativa puede automatizar todo el proceso de recopilación, categorización y procesamiento —o al menos la mayor parte de estas actividades.
En definitiva, la digitalización de las actividades mediante la integración de una serie de tecnologías optimiza la eficiencia de la auditoría principalmente por el hecho de automatizar el flujo de información entre los diferentes eslabones corporativos—.
6. Cuente con la tecnología a tu favor
La tecnología cumple un rol muy importante en las organizaciones modernas, tanto es así que, en diferentes puntos de nuestro artículo hemos señalado la importancia de contar con herramientas que favorezcan la rápida ejecución de los procesos relacionados con la auditoría.
Con este tipo de solución, podemos combinar la capacidad cognitiva de los profesionales con la eficiencia aportada por la inteligencia artificial con la finalidad de detectar posibles fraudes y abusos de manera mucho más ágil y efectiva.
Por lo tanto, poner en marcha auditorías eficientes contando con tecnologías de primera línea permiten alcanzar:
- Mayor nivel de control y compliance;
- Optimización de la gobernanza corporativa;
- Incremento de la experiencia del colaborador;
- Aumento de las oportunidades de crecimiento.
¡Hemos finalizado!
En definitiva, llevar a cabo auditorías eficientes es un reto que cualquier empresa puede alcanzar contando con los procedimientos, conocimientos y herramientas necesarias para desarrollar un excelente trabajo.
En este post, le enseñamos dinámicas efectivas para poner en marcha auditorías eficientes, no obstante, si desea profundizar su conocimiento acerca del tema, lo invitamos a descargar nuestro ebook sobre la importancia de la auditoría en el proceso de transformación digital.
